Якщо вибрати для користувачів налаштування управління документами Exchange Server і налаштування зберігання і архівації Outlook, слід врахувати, що настройки Exchange можуть вплинути на процеси зберігання і автоархівації Outlook. Див. Розділ Робота з архівацією Outlook і управління документами Exchange нижче.
Налаштування можна заблокувати, і вибрати для користувача настройки зберігання за допомогою шаблону групової політики Outlook (Outlk12.adm). Замість цього можна вибрати налаштування за замовчуванням за допомогою програми настройки Office (OCT). У такому випадку користувачі зможуть змінювати налаштування. Налаштування OCT знаходяться в відповідних місцях сторінки Редагування особистих параметрів OCT.
Щоб вибрати установки для зберігання з використанням групової політики виконайте таку послідовність дій.
Вибір налаштувань зберігання з використанням групової політикиКлацніть Enabled і налаштуйте параметри. Наприклад, включіть настройки зберігання, вибравши параметр Turn Retention Policies On.
Налаштування, які можна вибрати в цьому розділі, перераховані в наступній таблиці. Зверніть увагу, що налаштування зберігання анулюють всі налаштування архівації папок.
Налаштування можна заблокувати, і вибрати для користувача настройки автоархівації за допомогою шаблону групової політики Outlook (Outlk12.adm). Замість цього можна вибрати налаштування за замовчуванням за допомогою програми настройки Office (OCT). У такому випадку користувачі зможуть змінювати налаштування. Налаштування OCT знаходяться в відповідних місцях сторінки Редагування особистих параметрів OCT.
Щоб вибрати установки автоархівації з використанням групової політики виконайте таку послідовність дій.
Вибір налаштувань автоархівації з використанням групової політикиКлацніть Enabled і налаштуйте параметри автоархівації. Наприклад, включіть автоархівації, вибравши параметр Turn on AutoArchive і вказавши в полі Run AutoArchive every
Налаштування, які можна вибрати в цьому розділі, перераховані в наступній таблиці.
У міру створення і отримання елементів поштові скриньки Outlook розростаються. Для збереження керованості ящиків користувачам потрібно інше місце збереження або архівації старіших елементів, які хоча і важливі, але використовуються рідко. Зазвичай їх найзручніше автоматично переміщати в папки архіву і видаляти елементи, чий вміст застаріло і втратило значення. Функція автоархівації виконує цю процедуру автоматично.
За замовчуванням функція автоархівації включена і запускається автоматично, із запланованими інтервалами, видаляючи старі або застарілі елементи з папок. Старими називаються елементи, які досягли обраного користувачем віку архівації (вбрання за замовчуванням значення залежить від типу елемента Outlook). Застарілими називаються елементи повідомлень і зборів, чий вміст через певний час втрачає актуальність. Наприклад, це елемент повідомлення, який відповідно до настройки втратив актуальність два місяці тому і все ще знаходиться в папці вхідних.
Користувачі можуть вказати дату втрати актуальності елемента в Outlook при створенні або відправці елемента, або пізніше. Застарілий елемент стає недоступним і відображається в в списку папки у вигляді перекресленого значка.
Після запуску автоархівації елементи видаляються або переміщуються в папку архіву, в залежності від обраної налаштування.
Файл архіву - це файл даних Outlook (файл PST), який відображається з ім'ям Архівні папки в списку файлів Outlook. При першому запуску автоархівації архівний файл автоматично створюється в наступному місці розташування:
% UserProfile% \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst