Всі організації незалежно від їх організаційно-правової форми та застосовуваної системи оподаткування зобов'язані дотримуватися порядку ведення касових операцій (п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ). У спрощеному порядку касові операції можуть вести:
Спрощений порядок полягає в наступному. Організації, які належать до малих підприємств, і підприємці мають право не встановлювати ліміт залишку каси. До всього іншого підприємці можуть не вести:
Порада: індивідуальним підприємцям краще не відмовлятися від ведення касової книги і касових документів. Адже забезпечити збереження і контролювати рух готівки в інтересах самого предпрінімателя.Напрімер, в спірній ситуації підтвердити видачу грошей під звіт або зарплати можна буде касовими документами.
Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення податкових та юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Ведення касових операцій та робота з готівкою включає в себе:
- прийом та видача готівки (з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів);
- зберігання готівки в касі;
- дотримання ліміту розрахунків готівкою;
- ведення касової книги;
- здачу готівки в банк.
Витрачання готівкової виручки
Надходить в касу готівкову виручку від реалізації можна витрачати на наступне:
На ці цілі можна витрачати тільки виручку від реалізації власних товарів (виконання робіт, надання послуг). Готівкові гроші, прийняті від громадян в якості платежів на користь інших осіб (наприклад, при посередницьких договорах, оплаті послуг мобільних операторів, комісійної торгівлі), повинні бути в повному обсязі здані в банк.
Увага: відповідальність за нецільове витрачання готівки законодавством не встановлена. Разом з тим, штрафні санкції можуть бути передбачені в договорі на розрахунково-касове обслуговування (п. 4 ст. 421 ЦК України). Тому щоб уникнути санкцій з боку банку дотримуйтеся цільового витрачання грошей за узгодженими з ним напрямками.
- розрахунки готівкою з іншими організаціями понад встановлені ліміти;
- неоприбуткування (неповне оприбуткування) в касу готівки;
- недотримання порядку зберігання вільних грошових коштів;
- накопичення в касі грошей понад встановлені ліміти.
Ситуація: чи можна витрачати готівкову виручку на надання позик?
Разом з тим, будь-яка відповідальність за дане порушення Кодексом про адміністративні правопорушення не встановлена.
Ситуація: чи можна витрачати готівку грошові кошти, прийняті від засновника у вигляді безпроцентної позики, на виплату зарплати, не вносячи їх на розрахунковий рахунок?
Таким чином, якщо організація отримала позику від засновника готівкою, то їх не можна використовувати на виплату зарплати відразу. Спочатку організація зобов'язана здати ці гроші в банк.
Разом з тим, будь-яка відповідальність за дане порушення Кодексом про адміністративні правопорушення не встановлена.
Ситуація: чи можна в разі повернення товару видати покупцеві готівкову виручку з каси? Громадянин-покупець оплатив товар банківською картою.
Однак відповідальність за виплату готівки в разі повернення сплаченого банківською картою товару не встановлена.
Збереження готівки
За збереження грошей в касі відповідає касир або співробітник, виконуючий його обов'язки. Тому при прийомі касира на роботу, крім оформлення звичайних документів, потрібно:
- укласти договір про повну матеріальну відповідальність;
- взяти з касира розписку про те, що він ознайомлений зі своїми посадовими правами та обов'язками.
Аналогічно слід чинити і в тому випадку, якщо обов'язки касира виконує інший співробітник за внутрішнім сумісництвом (наприклад, бухгалтер).
Ситуація: чи можна відокремленим підрозділам передавати один одному готівку, минаючи касу головної організації?
У вказівках про порядок ведення касових операцій прямо не прописано, що уповноважений представник одного відокремленого підрозділу має право вносити готівку в касу іншого. Там лише сказано, що організація самостійно визначає порядок ведення касових операцій зі своїми відокремленими підрозділами. І при цьому уповноважені представники відокремленого підрозділу можуть тільки:
- вносити готівку в головний касу організації або в банк для зарахування на розрахунковий рахунок організації;
- отримувати з головної каси готівку для здійснення касових операцій.
Виходить, що відокремленим підрозділам передавати один одному готівку, минаючи касу головної організації, не можна.
Порада: можна розробити внутрішній порядок руху грошей між підрозділами без участі головного каси. Але в цьому випадку будьте готові до суперечок з перевіряючими.
Передавати готівку між підрозділами можна в такому порядку. Видавши гроші з каси одного відокремленого підрозділу в касу іншого, оформіть видатковий касовий ордер.
Аналітичний облік за рахунком 50 ведіть по кожному відокремленому підрозділу окремо. До субрахунка «Каса організації» рахунки 50 «Каса» відкрийте субрахунку другого порядку, наприклад:
- «Головна каса організації»;
- «Каса відокремленого підрозділу № 1»;
- «Каса відокремленого підрозділу № 2».
Передаючи гроші між касами відокремлених підрозділів, зробіть проводки:
Дебет 57 «Переклади їсти дорогою» Кредит 50 субрахунок другого порядку «Каса відокремленого підрозділу № 1»
- видані гроші касою відокремленого підрозділу № 1 представнику відокремленого підрозділу № 2;
Дебет 50 субрахунок другого порядку «Каса відокремленого підрозділу № 2» Кредит 57 «Переклади в шляху»
- надійшли гроші в касу відокремленого підрозділу № 2.
Такий порядок встановлений в Інструкції до плану рахунків (рахунки 50 і 57).