З ДОКУМЕНТАМИ В СУЧАСНОМУ ОФІСІ
ТЕМА №7 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ
1 Інформаційні зв'язку підприємства
2 Структура сучасного комерційного підприємства
3 Офісна техніка та інформаційні потоки сучасного офісу
4 Технологія перекладів паперових документів в електронні
5 Загальна структура документаційного забезпечення управління
Типова структура підприємства
Під час обговорення загальних питань діловодства під терміном "підприємство" зазвичай мають на увазі досить широкий спектр різних організацій.
Тобто не тільки підприємства, що виробляють матеріальний продукт (заводи і фабрики), а й організації, результатом діяльності яких є нематеріальний продукт або послуга (школа, інститут, банк, хімчистка і т.п.).
Будь-яке підприємство складається з підрозділів, тобто має деяку організаційну структуру.
У найбільш загальному вигляді вона показана на малюнку 10.
Р і з у н о к 7.1 - Типова схема підприємства
Виробничими умовно називають підрозділи, які виконують основну функцію підприємства, як в разі виробництва матеріальних продуктів, так і при наданні профільних послуг. На заводі це можуть бути цехи та конструкторські бюро, в наукових центрах - лабораторії і т.д.
Велика частина інформації, яка використовується для управління, фіксується в різних документах. На підприємстві існує цілий ряд спеціалізованих служб, що займаються роботою з документами.
Розглянемо докладніше функції деяких з цих відділів.
Канцелярія - це відділ організації, що відає службової листуванням і оформленням поточної документації.
Відділ кадрів вирішує питання, пов'язані з підбором співробітників, прийомом їх на роботу, звільненням, навчанням, виходом на пенсію. Відділ кадрів веде документацію справ з особового складу (особисті справи, трудові книжки, посадові інструкції тощо).
Бухгалтерія здійснює збір і обробку фінансової інформації про підприємство, а також надання звітності про діяльність організації в державні органи. Зокрема, бухгалтерія займається розрахунком заробітної плати співробітників, сплатою податків і т.п.
Архів - відділ, де зберігаються документи, що утворилися в результаті діяльності підприємства. Архівні працівники забезпечують облік, збереження документів протягом визначеного законом періоду, а також їх знищення після закінчення терміну зберігання.
Служби забезпечення займаються питаннями постачання підприємства обладнанням і комплектуючими.
Відділ маркетингу займається підготовкою маркетингових планів, які використовуються при підготовці загального бізнес-плану підприємства, розробкою маркетингових програм і т.п.
Підприємство має внутрішні інформаційні зв'язки (взаємодія керівництва з виконавцями) і зовнішні інформаційні зв'язки (взаємодія з контролюючими суміжними підприємствами, споживачами, клієнтами і т.п.). Від вищих органів на підприємство надходить керівна інформація у вигляді законів, нормативів, рекомендацій, розпоряджень. У вищі органи надходять звіти і плани.
У ролі контролюючих органів для підприємства можуть виступати такі організації, як податкова служба або пожежна інспекція, що надають інструкції та контролюючі їх виконання. Співпрацювати з підприємством можуть підприємства-партнери, замовники продукції і т.п.