Готуємо відпускні документи
Настає пора відпусток, тому саме час розібратися, як правильно оформити надання працівникові відпустки і уникнути при цьому ризиків порушення трудового законодавства.
Правильне оформлення документів при наданні працівникові того чи іншого виду відпустки допоможе організації уникнути як суперечок з працівниками, які при несприятливому розвитку подій можуть закінчитися і судовим розглядом, так і претензій перевіряючих органів, в тому числі державних інспекцій праці.
Регламентація надання відпустки
внутрішніми документами організації
Відпусток присвячена гл. 19 ТК РФ (ст. Ст. 114 - 128). Але умови надання відпусток регламентуються не тільки трудовим законодавством. Більш докладні положення про відпустки можуть бути закріплені в колективному договорі, локальних нормативних актах організації, в тому числі в правилах внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР), Положенні про персонал і т.д.. Наведемо лише деякі з питань, які можна закріпити в колективному договорі та / або в інших внутрішніх документах організації:
- встановлення видів додаткових відпусток крім тих, що вже передбачені федеральними законами. При цьому необхідно прописати умови, тривалість і порядок надання таких відпусток;
- випадки продовження або перенесення відпустки, крім прямо передбачених в ст. 124 ТК РФ;
- порядок складання проекту і узгодження графіка відпусток;
- інші питання, обумовлені специфікою праці в конкретній організації.
- всі основні правила та умови надання відпусток закріпіть в Правилах внутрішнього трудового розпорядку, а
- процедурні питання оформлення документів (порядок складання графіка відпусток, оформлення заяви про надання кожного конкретного виду відпустки, необхідність отримання віз узгодження на даній заяві, порядок повідомлення працівника про майбутнє згідно з графіком відпусток щорічній відпустці і т.п.) закріпіть в окремому документі, наприклад в положенні про персонал. В дане Положення можна включити і регулювання інших процедурних питань, які не зачіпають суті трудових відносин.
Якщо ж фірма невелика, ускладнювати документообіг немає необхідності - достатньо включення окремого розділу щодо білоруського режиму відпочинку, в тому числі про надання відпусток, в ПВТР.
Оформлення щорічної основної оплачуваної відпустки
За перший рік роботи
Підставою надання відпустки за перший робочий рік є письмова заява працівника (зразок оформлення див. У прикладі 1). Як ми вже говорили, в цілях організації документообігу форму такої заяви доцільно встановити локальним нормативним актом, в ньому ж може бути прописано, візи узгодження з якими посадовими особами організації необхідні (в нашому випадку на заяві стоять візи безпосереднього керівника працівника і заступника директора, який курирує цей напрямок, а також резолюція генерального директора С.С. Іванова).
Євсєєвої О.М. Генеральному директору ТОВ "Еврика"
До виконання С.С. Іванову
Петрової Марії Миколаївни
Начальник фінансового відділу
Миколаїв М.М. Миколаїв
Заступник фінансового директора
Захаров А.М. Захаров
Зверніть увагу: якщо працівник у письмовій формі зажадав надати йому щорічну основну оплачувану відпустку в повному розмірі, оформляти йому відпустку меншої тривалості, наприклад, пропорційно відпрацьованому часу, не можна, оскільки це буде порушенням трудового законодавства. З цієї ж причини не слід фіксувати у внутрішніх документах організації, що відпустка надається виключно пропорційно до відпрацьованого часу.
Таким чином, щорічна оплачувана відпустка у перший рік надається авансом. Якщо ж працівник звільниться до закінчення свого першого робочого року, то роботодавець має право провести утримання із заробітної плати працівника за невідпрацьовані дні відпустки. Але таке утримання практично нездійсненно, коли у працівника при звільненні бракує належних до виплати сум. В цьому випадку подальше стягнення чинним законодавством не передбачено.
Згідно ч. 2 ст. 122 ТК РФ за угодою сторін оплачувану відпустку працівникові може бути наданий і до закінчення 6 місяців. Тому, якщо працівник напише заяву про надання йому відпустки до закінчення зазначеного терміну, роботодавець має право:
- погодитися - і тоді безпосередній керівник працівника і / або інші уповноважені особи погоджують дану заяву, а остаточне рішення про надання відпустки оформляється у вигляді резолюції (в прикладі 1 генеральний директор своєю резолюцією дає доручення Євсєєвої О.М. оформити відпустку на період, запитуваний працівником в своїй заяві, без будь-яких змін).
- N Т-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику" (зразок оформлення такого документа наведено в прикладі 4) і
- N Т-6а "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам", який можна використовувати для оформлення відпустки відразу декільком працівникам, замість того щоб для кожного з них складати наказ за формою N Т-6 (див. Приклад 5).
Трудове законодавство не передбачає будь-якого терміну мінімальної тривалості роботи в організації для надання відпустки за згодою працівника і роботодавця. Це означає, що якщо працівник хоче піти у відпустку і роботодавець на це згоден, то їм "немає перешкод";
- не погодитися, що фіксується проставленням на заяві відповідного думки візують його осіб і в кінцевому рахунку в резолюції (зразок наведено в прикладі 3).
У цьому випадку наказ про надання відпустки не оформляється. Природно, факт відмови в наданні працівникові відпустки повинен бути доведений до його відома, наприклад, шляхом надання копії його заяви з зафіксованим рішенням керівництва.
Тепер окремо розглянемо питання про те, як відобразити незгоду надати відпустку.
Це можна зробити як на окремому аркуші паперу, так і включити його в текст візи узгодження (див. Приклад 3).
Щодо резолюції зазначимо таке. За загальним правилом своє доручення керівник будує за формулою "кому, що зробити і коли", далі проставляє власноручний підпис і дату. Саме такий варіант представлений в прикладі 3. Але можливо і більш короткий виклад розпорядження керівника, наприклад:
Миколаєву М.М. Генеральному директору ТОВ "Еврика"
Визначити можливий період С.С. Іванову
надання відпустки з урахуванням
обсягу робіт за проектами "Тріанон" фахівця фінансового відділу
У зв'язку з коригуванням бюджету
за проектом "Тріанон" необхідно перенести відпустку
Петрової М.М. на 1 місяць пізніше
Начальник фінансового відділу
Миколаїв М.М. Миколаїв
Не згоден з наданням відпустки
Заступник фінансового директора
Захаров А.М. Захаров
Уніфікована форма N Т-6
Генеральний директор Іванов С.С. Іванов
посаду особиста розшифровка підпису
Друкувати із зворотом. Підпис друкувати на звороті.
За другий і наступні роки роботи
Щорічна оплачувана відпустка за другий і наступні роки роботи надається в будь-який час робочого року, в тому числі і авансом. Для цього черговість надання відпусток встановлюється графіком відпусток, який затверджується в обов'язковому порядку в кожній організації не пізніше ніж за 2 тижні до настання кожного календарного року (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Розглянемо докладніше порядок оформлення цього документа.
При складанні графіка відпусток необхідно брати до уваги:
- правила обчислення тривалості щорічних оплачуваних відпусток і стажу роботи, що дає право на щорічні оплачувані відпустки (ст. ст. 120 - 121 ТК РФ);
- особливості виробничого процесу. Порядок врахування особливостей виробничого процесу (включаючи взаємозамінність працівників, циклічність виробництва і т.п.) пропонуємо оформлювати на заявах працівників у вигляді віз узгодження їх безпосереднього і вищого керівництва. Якщо ви вирішите працювати з планами графіків відпусток, які складаються окремо по структурним підрозділам, то підпис керівників цих підрозділів буде висловлювати їх згоду, а інші посадові особи можуть погоджувати або затверджувати ці плани.
Щоб на великому підприємстві зі складним виробничим процесом не виникало плутанини щодо того, яким чином буде визначатися черговість надання відпусток, цей процес краще продумати заздалегідь і зафіксувати його в локальному нормативному акті організації.
Генеральному директору ТОВ "Еврика"
інженера проектного відділу
Ушакова Дмитра Вікторовича
Начальник проектного відділу
Горський М.М. Горський
Якщо в організації функціонує первинна профспілкова організація, то графік відпусток приймається з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації в порядку, встановленому ст. 372 ТК РФ.
В силу ч. 3 ст. 123 ТК РФ роботодавець зобов'язаний сповістити працівника під підпис про дату початку відпустки не пізніше, ніж за 2 тижні. Форми і способи оповіщення вибираються роботодавцем на свій розсуд.
Ви можете скористатися і запропонованим нами в прикладі 9 зразком такого сповіщення. Його можна спростити, вилучивши два нижніх розділу, відокремлених горизонтальною пунктирною лінією. Якщо ж ви залишите його в запропонованому нами варіанті, то даний документ дозволить вам безпосередньо перед наданням відпустки уточнення та узгодження його період як з самим працівником, так і з роботодавцем. У працівника можуть з'явитися причини особистого характеру для перенесення відпустки, в т.ч. і поважні. А керівництву підприємства така форма сповіщення нагадає про те, що йому належить позбутися свого цінного співробітника на певний період часу. Якщо працівник або його керівник мають заперечення щодо надання відпустки в запланований період, то вони можуть вписати їх в цю ж форму і одночасно постаратися отримати згоду іншого боку (працівник - у свого безпосереднього керівника або начальник - у підлеглого, в залежності від того, хто є ініціатором перенесення відпустки).
Закрите акціонерне товариство "ЕТАЛОН"
(Найменування структурного підрозділу)
│Дата составленія│На год│