- Бурова Олена | к.і.н. доцент, завідувач кафедри архівознавства, член вченої ради Російського державного гуманітарного університету, член вченої ради Історико-архівного інституту
Куди: [email protected]
Тема: Безкоштовні консультації для передплатників
Є передплатником журналу вже більше 5 років, використовую в роботі поради та рекомендації з діловодства. Працюю на промисловому підприємстві начальником служби ДОУ. Дуже потребую консультації фахівців з наступного питання.
«Книга обліку надходження та вибуття документів» є основним (обов'язковим) обліковим документом архіву організації. Як правильно вести Книгу, якщо наш архів в основному зберігає документи з терміном зберігання до 10 років (так надійніше). Виходить, що такі документи щодо терміну зберігання не можуть бути враховані в Книзі. А якщо можуть, то як в такому випадку правильно заповнювати графи?
Та й термін зберігання «постійно» для документів в організаціях, які не є джерелами комплектування архівів, умовний, тобто не може бути менше 10 років. Дуже потрібна професійна консультація. Сподіваюся на розгорнуту статтю. Дякуємо!
Книга обліку надходження та вибуття справ, документів
Якщо архів (архівосховище) організації зберігає документи тільки з терміном зберігання до 10 років, то можна в графах 8, 9 і відповідно 11, 12 замість документів постійного зберігання і тимчасового (понад 10 років) вказувати потрібні вам терміни зберігання документів або просто додати в ці розділи по одній графі з найменуванням «тимчасового (до 10 років включно)» (див. графи 9.1 і 12.1 в Книзі з Прикладу 2). Модифіковану форму потрібно узгодити на засіданні експертної комісії організації, її можна затвердити і наказом керівника.
6.4.2. Книга обліку надходження та вибуття документів
6.4.2.2. Кожне надходження або вибуття отримує самостійний порядковий номер.
Якщо надходження складається з документів декількох фондів, то дані по кожному фонду (назва фонду, його номер і т.д.) записуються з нового рядка за тим самим порядковим номером. Облік надходження та вибуття документів в архіві, що зберігає один фонд, ведеться по листу фонду.
Архів організації зі складною структурою може враховувати в книзі обліку надходження і вибуття документів самостійно надходження або вибуття документів кожного структурного підрозділу.
6.4.2.3. Якщо документи фонду надходять до архіву вперше, то номер фонду проставляється в книзі обліку надходження і вибуття документів після присвоєння йому номера за списком фондів. Якщо надійшли документи є частиною фонду, вже наявного в архіві, то у відповідній графі книги вказується номер, присвоєний цьому фонду раніше. Якщо надійшли або вибули неописані документи, то в графі 6 робиться відмітка: «не описані», а відомості про обсяг даються в 13 і 14 графах.
6.4.2.4. Щорічно в книзі обліку надходження і вибуття документів підводиться підсумок кількості надійшли і вибули за рік документів (справ).
Зразок заповнення модифікованої табличній частині «Книги обліку надходження і вибуття справ, документів» в ситуації, коли в архіві зберігаються документи з терміном зберігання до 10 років
Однак твердження, що зберігання документів в основному з термінами зберігання до 10 років в архіві організації є найбільш надійним, наштовхує на наступні питання. А як справи з документами, у яких термін зберігання понад 10 років, і, головне, з документами з особового складу (термін зберігання до 75 років)?
Особливості встановлення термінів зберігання в організаціях, які не є джерелами комплектування
Промислове підприємство, яке в даний момент не віднесено до джерел комплектування державного або муніципального архіву, може дійсно таким не бути. Але є підприємства, які за своїм рангом могли б бути віднесені до джерел комплектування, а будучи недержавними, такими поки не є. Професійною мовою їх називають потенційними джерелами комплектування. У зв'язку з цим треба проявляти певну обережність при встановленні термінів зберігання документів на таких підприємствах.
І стверджувати, що термін зберігання «постійно» для документів організацій, які не є джерелами комплектування, є умовним, не можна.
2.4.2 Організації, які не є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, зберігають документи постійного терміну за Переліком (графа № 3) у такий спосіб. Державні, муніципальні організації - 10 років. Недержавні організації - не менше 10 років, подальший термін зберігання документів визначає організація відповідно до чинного законодавства та / або необхідністю практичного використання документів.
Певні документи (нормативно-правового, майново-господарського характеру, про підсумки діяльності та перспективи розвитку організації) постійного терміну зберігання по справжньому Переліку (ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19 , 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а , 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193А, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в , 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509) необхідно зберігати в організаціях усіх форм власності, документи яких не надходять в державні, муніципальні архіви, до ліквідації даних ор ганізацій. що обумовлено чинним законодавством і / або тривалим практичним значенням зазначених документів.
У цій ситуації будь-яка організація, на наш погляд, повинна задуматися не про те, надійдуть або не надійдуть документи в державний чи муніципальний архів, а про те, чи буде збережена документальна доказова база в разі виникнення суперечок, претензій, надходження запитів тощо .
При цьому принцип вибірки організацій (груповий) або документів (повідовой) визначає державний чи муніципальний архів.