FAQ
ПРАВИЛА
Пошук по форуму
Реєстрація
профіль
Увійти, щоб переглянути приватні повідомлення
чат (зараз в чаті 1)
Архівація особистих справ
Доброго дня колеги. Я новачок в вашому форумі. Хочу звернутися за допомогою до більш досвідченим! У мене така проблема. Готую до здачі в архів особисті справи. Чи є певний строгий порядок розміщення документів в особовій справі - тобто, перш за все, припустимо, копія паспорта, потім копія трудової і т. Д. В архіві мені сказали, що є така інформація в книгах Андрєєвої - я знайти не можу, перечитала вже кілька видань. Допоможіть.
annaip. копію паспорта та військового квитка в особовій справі зберігати не можна - це загрожує. Документи в особовій справі зберігаються в хронологічному порядку, в міру поступленія.Первим повинна бути опис документів, потім особистий листок і пішло поїхало, як заповнювали по-порядку.Медіцінскіе довідки в особовій справі не зберігається (термін зберігання).
У швидкозшивач підколюєте, починаючи з перших листів "обличчям вниз", тоді у міру надходження нових документів вони виявляться останніми, а старі - першими.
Особиста справа - це сукупність документів персонального обліку, в яких відображені найбільш повні відомості про працівника і його діяльності.
Особиста справа включає в себе наступні розділи:
1. анкетні-біографічні і характеризують документи:
- кадрова довідка;
- анкета;
- автобіографія;
- копії (ксерокопії) документів про освіту;
- особиста заява про прийом на роботу або про звільнення;
- виписки з наказів про прийом на роботу або про звільнення (копії таких наказів);
- трудовий договір (контракт);
- заяви працівника про переклади;
- уявлення керівництва на переклади, висунення, зарахування в резерв;
- виписки з наказів про переміщення (копії таких наказів);
- атестаційні листи;
- характеристики і рекомендаційні листи;
- відгуки посадових осіб про працівника;
- виписки (копії) з документів про присвоєння почесних звань, наукового ступеня, нагородження державними нагородами;
- копії нагородних листів;
- інші документи.
2. Додаткові документи, до яких відносяться:
- старі атестаційні листи, кадрові довідки, анкети;
- картки обліку (листи) заохочень та стягнень;
- характеристики з колишнього місця роботи;
- довідки про стан здоров'я;
- фотографії;
- інші документи, перебування яких в особовій справі буде визнано доцільним.
Всі документи особової справи <1> підшиваються в обкладинку (папку). На ній вказуються прізвище, ім'я, по батькові, дата прийняття на роботу (дата закладу особової справи), номер особової справи.
У кожному розділі особової справи ведеться внутрішній опис, в яку записують найменування всіх підшитих документів, дату включення документа до особової справи, кількість аркушів, дату вилучення документа і ким вилучено, з якої причини. Внутрішній опис підписується її упорядником із зазначенням дати складання. Під час тимчасового вилучення замість документа вкладається лист-замінник <2>.
<1> У цій рубриці наводяться не всі документи, що входять до складу особової справи. Окремі з них наводяться в інших рубриках книги. Це обумовлено принципами структурування книги.
<2> Форми внутрішнього опису, листів-замінників та інших документів щодо зберігання наводяться в розділі VII цього довідника.
Листи документів, підшитих до особової справи, нумеруються. Документи в особовій справі рекомендується розташовувати в послідовності, зазначеної в кожній частині особистих справ. Всі документи, що надходять до особової справи, повинні розташовуватися в хронологічному порядку.
В особисті справи, як правило, не входять документи другорядного значення (наприклад, довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров'я і т.д.).
Особиста справа оформляється після видання наказу про зарахування на роботу. Спочатку до особової справи групуються документи, що відображають процес прийому на роботу:
- заява про прийом на роботу;
- анкета;
- автобіографія;
- характеристика-рекомендація;
- копії документів про освіту;
- виписка з наказу про прийом на роботу;
- додаток до особової справи;
- картка (лист) заохочень та стягнень;
- внутрішній опис;
- особова картка (форма Т-2).
Надалі до особової справи підшиваються документи, що виникають в процесі діяльності працівника:
- атестаційні листи;
- уявлення до переміщення працівника;
- інші характеризують і додаткові матеріали, зазначені вище.
Особиста справа ведеться протягом всієї роботи працівника на підприємстві. Зміни, що вносяться до нього, повинні підтверджуватися відповідними документами (дипломами, свідоцтвами про шлюб та ін.).
Особові справи враховуються як документи «Для службового користування», реєструються в «Книзі (журналі) обліку особистих справ», яка передбачає такі графи: порядковий номер справи, прізвище, ім'я, по батькові працівника, дата постановки справи на облік і дата зняття з обліку. Після звільнення співробітника його особиста справа вилучають із папки і оформляється для передачі на зберігання, а звільнилася обкладинка використовується для приміщення особової справи нового працівника.
Особові справи можуть видаватися для ознайомлення тільки працівникам, які займають певні посади, і працівникові, на якого заведено особову справу. При роботі з особистою справою, виданими для ознайомлення, забороняється проводити будь-які виправлення в раніше зроблених записах, вносити в нього нові записи, витягувати з особової справи наявні там документи або поміщати в нього нові і розголошувати містяться в ньому конфіденційні відомості.
Під час вилучення будь-яких документів з особової справи, за вказівкою керівника підприємства, у внутрішній опису робиться відповідний запис. У відділі кадрів зберігаються особисті справи тільки на працюючих. Особові справи звільнених зберігаються в архіві.
Терміни зберігання особистих справ наступні:
картка
1 Термін зберігання на підприємстві, документи якого надходять до держархівів:
на осіб, які мають вчені звання і ступені постійно
на членів творчих організацій 75 років
робітників, службовців, інженерно - технічних працівників, науковців, які не мають наукових ступенів і звань, звільнених та виборних працівників масових громадських організацій 75 л. - "В" ЕПК
2 Термін зберігання на підприємстві, документи якого не надходять до держархівів:
на осіб, які мають вчені звання і ступені -
на членів творчих організацій -
робітників, службовців, інженерно - технічних працівників, науковців, які не мають наукових ступенів і звань, звільнених та виборних працівників масових громадських організацій 75 л. - "В"