Чи припустимо в особистих картках робити проколи для підшивки (2 проколу дироколу)?
Особисті картки відносяться до уніфікованих форм документів первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Термін зберігання особистих карток звільнених співробітників складає 75 років. У зв'язку з тим, що в особових картках містяться персональні дані співробітників, то вільний доступ персоналу до цих документів повинен бути виключений.
Що стосується порядку зберігання в процесі використання особистих карток співробітників. На жаль, законодавство з цього приводу не містить чітких вказівок. Отже, зберігати використовувані в роботі особисті картки можна у зручний для Вас способом (наприклад, кожну особову картку можна зберігати в окремому файлі, що допоможе без праці підшивати їх в папку-річ, не пошкодивши саму картку; також законодавство не забороняє пробивати діркопробивачем дірки зліва на полях картки, при цьому пробивати сторінки необхідно на половину вільного поля, для того щоб зберегти читаність текстів документа при гортанні картки).
Подробиці в матеріалах Системи:
Відповідь: Як оформити особисту картку співробітника за формою № Т-2
Зберігання особистих карток
Ніна Ковязіна
заступник директора департаменту освіти і кадрових ресурсів охорони здоров'я Росії
Відповідь: Як зберігати документи в кадровій службі
Документи обов'язкові для зберігання
Умови зберігання документів
Ніна Ковязіна
заступник директора департаменту освіти і кадрових ресурсів охорони здоров'я Росії
Відповідь: Як систематизувати документи кадрової служби і оформляти справи
Етапи формування справ
Робота по формуванню справ складається з наступних операцій:
Період формування справ
Період формування справ - календарний рік. Однак є справи, які потрібно вести протягом декількох років. Це, наприклад, справи, в яких містяться документи з питань, не вирішених в межах року, а також особисті справи співробітників (одне особиста справа ведеться протягом усіх років роботи співробітника).
Оформлення папки для майбутнього справи
В кінці календарного року потрібно завести стільки папок на звітний рік, скільки справ числиться в структурному підрозділі по номенклатурі справ. На обкладинки папок з номенклатури перенесіть заголовки справ і індекси, а на корінцях проставте тільки індекси. Після цього в папки можна поміщати документи майбутніх справ. Справа вважається заведеним з моменту появи в ньому першого виконаного документа. Про це йдеться в пункті 3.2.6 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33.
Підшивка документа в справу
При розподілі документів по папках (справах) потрібно керуватися наступними правилами:
підшиваються в справи лише ті документи, які передбачені номенклатурою. Якщо протягом року з'являться які-небудь невстановлені документи, сформуйте їх в окремі справи. Для цього в номенклатурі передбачте резервні номери;
Підшивайте документи в справи тільки після їх виконання. Невиконаний документ може знадобитися для роботи, а вилучити його з підшивки буде складно;
Підшивайте документи в справи в день їх виконання, інакше документи можуть загубитися;
Підшивайте документи в справи тільки в одному екземплярі. Виняток можуть скласти екземпляри зі службовими позначками, візами і т. П .;
в справі має бути не більше 250 аркушів. Якщо в справі дуже багато документів, ділите його на томи (частини).
Ситуація: Як оформити справу перед здачею його в архів
Перед здачею на архівне зберігання справу потрібно оформити остаточно, а саме:
Організація може використовувати будь-який з них.
Ніна Ковязіна
заступник директора департаменту освіти і кадрових ресурсів охорони здоров'я Росії
Нормативно-правова база: Наказ Головархіву СРСР від 25.05.1988 р № 33
НАКАЗ
від 25 травня 1988 року N 33
ДЕРЖАВНА СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ
Основні положення
Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення
3.4.2. оформлення справ
3.4.2.1. Справи організації підлягають оформленню при їх закладі і по завершенні року. Оформлення справ включає комплекс робіт по їх технічної обробки і проводиться співробітниками відповідних структурних підрозділів за методичною допомогою та під контролем відомчого архіву.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Справи постійного або довготривалого зберігання та з особового складу підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивку чи палітурку справи, нумерацію аркушів у справах, складання листа-завірителя справи, складання, в необхідних випадках, внутрішнього опису документів, оформлення реквізитів обкладинки справи.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) зберігання не підшиваються, аркуші в них не нумеруються, документи в них зберігаються в скоросшивателях.
3.4.2.2. Обкладинка справ постійного і довготривалого зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 11).
Після закінчення року в написі на справ постійного і довготривалого зберігання вносяться уточнення:
перевіряється відповідність заголовка справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках в заголовок справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи, у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою вноситься запис: "є документи за. Роки".
На обкладинках справ, що складаються з декількох томів (частин), проставляються крайні дати документів кожного тому (частини). При позначенні точної календарної дати вказується число, місяць і рік, або рік, місяць, число. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
При позначенні календарної дати допускається скорочена цифрове написання, в тому випадку якщо це не буде приводити до неоднозначності тлумачення дати.
На обкладинці може проставлятися олівцем за погодженням з відомчим архівом номер справи за описом, номер опису і фонду.
При зміні назви організації (його структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або при передачі справи в іншу організацію (структурний підрозділ) на обкладинці дописується нова назва цієї організації (структурного підрозділу).
Написи на обкладинках справ постійного і довготривалого зберігання треба провести чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
3.4.3. Складання описів справ.
3.4.3.1. На завірені справи постійного, довготривалого зберігання і по особовому складу, що пройшли експертизу цінності, оформлені відповідно до цих вимог, щорічно складаються описи. На справи тимчасового зберігання описи не складаються. Описи справ структурних підрозділів складаються працівниками, відповідальними за документацію, під безпосереднім методичним керівництвом відомчого архіву.
Описи складаються окремо на:
справи постійного зберігання,
справи довготривалого зберігання,
справи з особового складу та інші однотипні справи (наукові звіти по темах, судові та слідчі справи, раціоналізаторські пропозиції і т.п.).
3.4.3.2. В організаціях, що мають великий обсяг документів по кожному структурному підрозділу, опису на справи постійного зберігання складаються щорічно кожним підрозділом під безпосереднім методичним керівництвом відомчого архіву. По цих описах документи здаються в відомчий архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису організації, яку готує відомчий архів, і по якій він здає справи на державне зберігання.
Допускається включати до опису справи за кілька років а організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюються справ.
Описи на справи з особового складу (особисті справи) можуть складатися за кілька років з валовою нумерацією справ.
Описи справ складаються за встановленою формою у 2-х прим. (3 прим.). При передачі справ з структурного підрозділу до відомчого архіву на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказується цифрами і прописом кількість фактично переданих (прийнятих) в архів справ, номери відсутніх справ, проставляються підписи співробітників, які здійснюють прийом-передачу справ, вказується дата.
При передачі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах
3.4.3.4. Разом зі справами зі структурних підрозділів до відомчого архіву передаються реєстраційно-контрольні картки на документи, реєстраційні журнали та інші реєстраційні форми, які включаються в опис як окремі одиниці зберігання.
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
Анонси майбутніх номерів