Про письмовому спілкуванні і про книгу
Я щодня пишу і відповідаю на безліч листів, за допомогою яких намагаюся домогтися різноманітних цілей: переконати, відмовити, попередити, пригрозити, попросити, вибачитися або просто поінформувати.
Моє ставлення до письмового слова дуже схоже на ставлення Джейсона Фріда:
«Я витрачаю багато часу на кожне речення: беру його і переробляю, поки воно не стане ідеальним. Обожнюю сам процес редагування. »І я люблю електронну пошту з тих же причин, за якими її любить Девід Карп:
"... за те, що вона нікого не відволікає від роботи. Чим менше відволікаючих чинників, тим краще."
Незважаючи на все це, я ніколи не вчився ремеслу ділового листа.
По-перше, здавалося, що непогано виходить і саме по собі, з натхнення.
По-друге, не знав, що таке ремесло і навчання йому Існують в принципі.
Але недавно я натрапив на книгу Сашка Карепіной "Мистецтво ділового листа. Закони, хитрості, інструменти". Трохи погуглити відгуки, я відразу зрозумів, що це саме та книга, яка дозволить мені серйозно прокачати цей найважливіший навик.
«Мистецтво ділового листа» підійде не тільки тим, хто пов'язаний з електронною поштою службовими обов'язками. Мені здається вона буде корисна взагалі будь-якого сучасній людині. Адже все частіше ми спілкуємося саме письмово: email, повідомлення в Фейсбук і вконтакте, пости в блозі, повідомлення на форумах і т.д.
Книга виявилася дуже крутий.
По-перше, видавництво - «Манн Іванов і Фербер», що само по собі завжди сексі.
Конспект книги «Мистецтво ділового листа. Закони, хитрості, інструменти »
З чого починати вибудовувати структуру письма? Залежить від того, зібрали ви вже всі факти, які збираєтеся викласти.
Якщо немає, то варто йти від загального до конкретного - спочатку зрозуміти, що є найголовнішим, і від цього переходити до деталей.
Якщо ж факти вже систематизовані, то навпаки - від часткового до загального. Беремо перший факт з набору і задаємо собі питання: «Про що говорить цей факт? Чи є в списку ще факти, які говорять про те ж? Як все їх можна узагальнити? »
Знайдений козир слід помістити прямо в заголовну фразу листа.
Будуємо грамотні пропозиції
Пропозиції в листі повинні починатися з самого головного - конкретних і інформативних підмета і присудка, а не з деталей.
Потрібно намагатися уникати складових присудків. Наприклад, в складеному присудок «здійснюють перевезення» до дієслова «здійснюють» додається додаток «перевезення», який забирає весь сенс, залишаючи дієслово порожнім.
Вибираємо потрібний стиль
Особистий стиль має на увазі вислів людського ставлення, розмова на рівних а також ідеально підходить для похвали.
Формальний - для тиску з позиції сили і закону, повідомлення сухих фактів (без нашого до них ставлення) і критики.
Бібліотека прикладів з книги
Саша пропонує 7 хитрощів для того, щоб пом'якшити гнів читача в листах-відмовах.
Після цього рекомендується послатися на обставини. бажано не залежать від нас. Потім потрібно допомогти одержувачу зберегти обличчя після відмови ( «нехай не дуже вам це і потрібно, повірте.»), Запропонувати альтернативу і показати, що ми все ж залишаємо двері відкритими. У книзі кожен прийом розбирається на прикладах з реальних листів.
Для листів-претензій теж існує свій набір прийомів, що дозволяють критикувати, не ображаючи.
І в кінці непогано б зайнятися спільним пошуком виходу з ситуації, що склалася, запропонувати взаємовигідне рішення і висловити надію на краще.
Далі в книзі розглянуті секрети складання листів-зізнань і листів-виправдань. Різниця між цими ними в тому, що визнання ми пишемо до того, як прокол в нашій роботі виявлено, а виправдання - після того, як нам на нього вказали.
При визнання своєї провини важливо дати зрозуміти, що ми розуміємо весь масштаб лиха і не сидимо склавши руки, а робимо все можливе для вирішення проблеми.
Ми можемо запропонувати свою допомогу в расхлебиваніі ситуації, що склалася і показати, що стали на шлях виправлення (взяли конкретні заходи для того, щоб в майбутньому таке не повторилося).
Підвищуємо ефективність укладення
Суть листа бажано розмістити і в ув'язненні, так як саме висновок запам'ятовується найсильніше. На запам'ятовування впливають два параметри: стислість і яскравість.
Для підвищення яскравості укладення Саша рекомендує три основних прийому: використання метафор: «наші пропозиції скорочує терміни проекту» vs. «Наші пропозиції дозволяє« виграти час »» використання емоційних слів: перемога, поразка, підтримка, боротьба, біда, обман ... і переосмислення кліше: «Якщо підприємство буде протягувати руку допомоги всім нужденним, вона сама незабаром піде по світу з простягнутою рукою.»
вибираємо шрифт
Вибір шрифту може впливати на сприйняття всього тексту. Шрифти діляться на шрифти «із зарубками» і шрифти «без зарубок».
Шрифт із зарубками говорить про респектабельність, консерватизмі і краще сприймається на папері.
Шрифт без зарубок - молодіжний, сучасний, більше підходить для читання з екрану. Допускається використання шрифту без зарубок для заголовків, навіть якщо для основного тексту використовується шрифт із зарубками.