При списанні з судна курсант повинен мати при собі такі документи оформлені належним чином:
1. «Послужна книжка моряка»
Правила внесення записів в послужному книжку моряка.
• Записи про стаж плавання в Послужний книжці моряка здійснюються курсантом англійською або українською мовою.
• Записи здійснюються друкованими літерами синім або чорним чорнилом, без помилок.
• Якщо при заповненні на якій-небудь сторінці була зроблена помилка, ця сторінка вважається недійсною, новий запис робиться на наступній сторінці.
• Назва судновласника, назва і тип судна пишуться повністю.
• Посада вноситься така, яка вказана в судновій ролі.
• До стажу плавання включається час фактичного плавання з урахуванням міжрейсової стоянки і ремонту строком не більше одного місяця.
• Кожен запис підтверджується підписом капітана судна, судновий печаткою та печаткою компанії.
• Датою заповнення вважається дата затвердження запису капітаном.
• Відповідальність за достовірність інформації, яка внесена в послужному книжку, несе моряк, а також особа, яка підтверджує запис. Зразок заповнення послужний книжки моряка наведено в Примітці 6.
2.Кніга реєстрації практичної підготовки курсантів
Рекомендації щодо заповнення «RECORD TRAINING BOOK»
В книгу реєстрації практичної підготовки курсантів (далі Книга підготовки) вносяться записи щодо всіх практик, на яких курсант перебував протягом навчання в Академії.
Книга підготовки повинна перевірятися і підтверджуватися офіційно капітаном і особою командного складу судна, відповідального за підготовку, на початку, протягом і в кінці кожного рейсу. Книга підготовки між рейсами повинна також перевірятися і затверджуватися особою командного складу судновласника, відповідальним за підготовку, і керівником плавальної практики курсанта, який призначається керівником вищого морського навчального закладу.
Виконання майбутніми особами командного складу кожного із завдань та обов'язків, перерахованих в Книзі підготовки, має зазначатися кваліфікованим особою командного складу, коли, на його думку, майбутнє обличчя командного складу досягне задовільного стандарту професіоналізму. Важливо зрозуміти, що майбутньому особі командного складу може знадобитися продемонструвати вміння кілька разів поспіль, перш ніж кваліфіковану особу командного складу упевниться в тому, що задовільний стандарт був досягнутий. Всі записи щодо плавальних практик в Книзі підготовки повинні відповідати записам в послужний книжці моряка і паспорті моряка (в паспорт моряка можуть не вносити записи щодо каботажного плавання, наприклад - акваторія морського порту).
• З моменту реєстрації і до завершення останньої практики книга є залікової книжкою практичної підготовки курсанта.
• Після прибуття на судно курсант повинен надати книгу практичної підготовки капітану судна, а також судового офіцеру, призначеним капітаном для керівництва практикою.
• Курсант повинен в найкоротші терміни ознайомитися з судном, пройти інструктаж з техніки безпеки і здати залік з розділу «Ознайомлення з судном» офіцеру - керівнику практики, який зробить позначку в кожній графі цього розділу.
• У міру ознайомлення в процесі практичної підготовки з пунктами, які йдуть після розділу «Ознайомлення з судном» курсант здає заліки судновому офіцеру - керівнику практики, який в наступному робить позначки у відповідних графах.
• Курсант відповідає за своєчасне внесення відповідних записів до Книги підготовки як підтвердження виконання програми підготовки згідно з планом-графіком і забезпечення того, щоб Книга підготовки була доступна для перевірки в будь-який час.
• Капітан і судновий офіцер - керівник практики систематично перевіряють виконання практики курсантом, про що свідчать відмітки в розділах Книги підготовки.
• В кінці практики капітан запевняє графи «Облік часу проходження практики» і «Облік несення вахти на містку». У розділі «Перевірка капітаном Книги підготовки підпис капітана завіряється судової печаткою.
• Після прибуття в судноплавну компанію, курсант надає книгу для звіту по практиці представнику компанії відповідального за підготовку практикантів.
• Книгу підготовки курсант повинен зберігати в період усього часу навчання.
Послідовність перевірки Книги підготовки керівником плавальної практики:
1. Перевірка реєстрації Книги підготовки (фото курсанта, друк академії, реєстраційний номер);
2. Перевірка записів щодо роботи курсанта на судні:
- дати проходження практики;
- стаж роботи на судні (загальний плавальний ценз всіх практик для судноводіїв - не менше 12 місяців, для судномехаників і електромеханіків - не менше 6 місяців);
- несення вахти (для судноводіїв не менше 6 місяців на ходовому містку, для механіків і електромеханіків стаж несення вахти повинен збігатися із загальним стажем плавальної практики); Приклад таблиці:
Time spent on bridge / час, проведений на містку Watchkeeping duties / Несення вахти
- прізвище ім'я капітана, його підпис і дата заповнення;
5. Перевірка журналу підготовки компанією;
- П.І.Б. і підпис керівника практики від академії;
6. Перевірка зведеної таблиці виконаних завдань;
8. Перевірка обов'язкових питань, які стосуються безпеки і ознайомлення з судном (Цей розділ повинен бути заповнений курсантом відразу після прибуття на судно);
9. Перевірка заповнення даних по судну (У таблиці повинна бути повна інформація щодо судна і суднового устаткування);
10. Перевірка наявності відміток (підпис керівника практики на судні і дата) про виконання навчальних завдань, які курсанти виконують для придбання необхідних умінь.
3. Звіт по практиці.
Правила оформлення звіту.
• Звіт по практиці оформляється згідно робочої програми з практики та індивідуальної програми.
• У звіті повинно бути:
- Заповнене титульний лист з підписами керівника практики, капітана, і печатками: крюїнгу і судновий печаткою;
- Технічні дані суду;
- Відомості про виконану роботу, згідно програми практики та завдань, отриманих від керівника практики;
- питання охорони праці;
- доповнення: матеріали щодо виконання індивідуального завдання, схеми, ескізи, креслення основного обладнання.
• По прибуттю в академію звіт по практики здається керівнику практики від академії на перевірку разом з іншою звітною документацією.
• Звіт по практиці захищається (з диференційованою оцінкою) курсантом в комісії, призначеної проректором навчальної роботи і деканом факультету.
• Результати здачі заліку по практиці переносяться в залікову книжку курсанта і в заліково-екзаменаційну відомість відповідного семестру.
Для судноводіїв загальний стаж плавання повинен становити не менше ніж 12 місяців на морських самохідних суднах, з них не менше як 6 місяців або проходження виробничої практики в майстернях відповідно до плану навчального закладу. Для судномехаників і електриків загальний стаж плавання повинен становити не менше 6 місяців на морських самохідних суднах з виконанням обов'язків і несення вахти в машинному відділенні в складі машинної команди під контролем вахтового механіка, а також стаж роботи пов'язаний з ремонтом суднового механічного обладнання, не менше 6 місяців або проходження виробничої практики в майстернях відповідно до планів навчального закладу.