Класифікація документів-це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.
Уніфікація і стандартизація форм управлінської документації.
Уніфікація- скорочення різноманіття документів, приведення до різноманіття їх форм структури мовних конструкцій і операцію по обробці обліку і зберігання.
Робота по уніфікації включає:
1) Розробка уніфікованих систем документів (УСД)
2) Введення міжгалузевих і міжвідомчих УСД
3) Введенню УСД з метою підтримки достовірності інформації та її подальшого розвитку.
Стандартизація- зведення в норму обов'язкову для застосування, оптимальних правил і вимог по розробках і оформлення документів. Прийнятих в установленому порядку, для загального і багаторазового застосування в діловодстві.
Склад нормативно-методічсекой бази документаційного забезпечення.
Державні стандарти на документацію.
• ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення".
• ГОСТ Р 50922-96 «Захист інформації. Основні терміни та визначення ».
• ГОСТ 6.10.4-84 «Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення".
• ГОСТ 6.10.5-87 «Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка ».
• ГОСТ 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, розміри і технічні вимоги ».
Уніфіковані системи документації
УСД, згідно стандартизованого визначення, це «система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності» »
Загальні норми і правила оформлення документів
Всі види документів оформляються на папері певних розмірів - форматів, відповідної якості (щільності та білизни).
ГОСТ 9327 встановлює три ряди споживчих форматів: А, В, С. Ряд А є основним; ряди В і С - додатковими. Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і без нього, повинен мати поля не менше:
У відповідності зі сформованою практикою встановився наступний порядок нумерації сторінок для багатосторінкових документів. Всі сторінки, крім першої, нумеруються. Якщо текст документа друкується з обох сторін аркуша, то лицьові сторони нумеруються непарними цифрами, а оборотні - парними.
Номер сторінки наноситься на верхньому полі аркуша посередині, на відстані не менше 10 мм від верхнього обрізу. Номер сторінки пишеться арабськими цифрами без розділових знаків (точки), без вказівки слова "сторінка", його скорочених варіантів "стор." або "с." і знаків тире ( "рисок").
У документах допускаються загальноприйняті скорочення слів, а також скорочення, обумовлені нормативними документами.
Наведемо приклади для найбільш поширених випадків.
Слова при географічних назвах: місто - м село- с. поселок- п. селище міського типу-смт. Перед зазначенням міст Москва і Санкт-Петербург буква "р" не ставиться. Буква "м" також не ставиться перед містами, в назвах яких є слово "місто" (Новгород, Волгоград і ін.).
Допускаються скорочення словосполучень: і так далі - і т. Д. І т.п. - і т. П. І інші - і ін.
Можна використовувати скорочення, прийняті в даному документі. При цьому в дужках вказується прийнятий варіант скорочення або абревіатури безпосередньо після першого згадування повного написання скороченого слова або словосполучення. Однак скорочувати одне і те ж слово або словосполучення по-різному або писати їх в одному місці повністю, а в іншому скорочено не допускається.
9 Види організаційно-розпорядчих документів
· Інструкція, доручення та ін.
Державним стандартом на систему організаційно-розпорядчої документації встановлено набір реквізитів, властивих цим документам.
Остом встановлені наступні реквізити документів:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - найменування організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва структурного підрозділу;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
14 - місце складання або видання документа;
16 - гриф обмеження доступу до документа;
18 - заголовок до тексту;
19 - відмітка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про контроль;
23 - гриф узгодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - відмітка про засвідчення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа в електронній формі
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
Бланк документа-стандартний аркуш паперу на якому відтворюється постійна інформація документів і відводиться місце для змінної інформації.
До складу інформаційно-довідкових документів, як правило, включають:
• Доповідна записка;
• Службова записка;
• Пояснювальна записка;
• Пропозиція;
• Подання;
• Заява;
• Протокол;
• Акт;
• Довідка;
• Висновок;
• Відгук;
• Перелік;
• Перелік;
• Переписка.
На відміну від розпорядчих документів ці документи можуть не вимагати виконання.
Такі інформаційно-довідкові документи, як доповідні (службові) і пояснювальні записки, зведення, довідки, акти є основним засобом внутрішніх комунікативних связейорганізаціі. Вони можуть бути підготовлені на комп'ютері або складені від руки і підписані їх упорядником.