Службовий транспорт використовується підприємством для забезпечення допоміжних по відношенню до основної діяльності перевезень. Керування транспортним засобом здійснює працівник підприємства, керівник або індивідуальний підприємець. Розповімо в статті про витрати на службовий автомобіль, як вони враховуються і оплачуються.
Призначенням перевезень служать переміщення працівників, некомерційна транспортування вантажів, що належать на організації або ІП на законних підставах. Транспортні засоби службового призначення знаходяться у власності або оренді у організації або ІП. В обліку використовуються норми і документи, обов'язкові для спеціалізованих автотранспортних підприємств.
Облік власної техніки організації
Підприємства мають право придбавати транспортні засоби для службових потреб за відсутності ведення діяльності вантажоперевезень або пасажироперевезень. Виняток з оформлення власності є у організаційної форми ІП, при якій майно фізичної особи та індивідуального підприємця нероздільні.
Після придбання техніки юридичною особою проводиться:
Бухгалтерський облік транспорту ведеться всіма підприємствами незалежно від системи оподаткування. Дані про залишок, амортизації, дообладнання можуть при зміні режиму оподаткування або продажу основного засобу. Організація враховує у витратах вартість придбання шляхом списання суми щомісячних амортизаційних відрахувань.
Проведення в обліку надходження транспортного засобу
Дата постановки не залежить від реєстрації в ГИБДД. Для включення до первісної вартості при прийомі на облік транспортного засобу з урахуванням сум майбутніх платежів в організації створюється резерв у вигляді оцінного активу.
Приклад проводок під час вступу на облік транспорту
Підприємство придбало автомобіль для службових потреб вартістю 350 000 рублів. Після постановки на облік планується реєстрація. На суму держмита в розмірі 2 850 рублів створюється резерв.
Витрати по експлуатації власного транспорту несе організація або ІП. В обліку приймаються економічно виправдані і документально підтверджені витрати.
Витрати організації на ПММ
Списання ПММ проводиться за нормами витрат в залежності від типу і параметрів транспорту. При визначенні витрати необхідно:
Витрати на паливо враховуються після їх здійснення. На підприємстві встановлюється звітний період для обліку показників лічильника спідометра і списання витрат.
Оптимальною звітною датою служить останній день місяця. Придбання ПММ здійснюється у спеціалізованих постачальників палива після укладення договору або безпосередньо водіями (підзвітними особами) при заправці на АЗС.
Порядок списання витрат на паливо з урахуванням показників спідометра заснований на тому, що факт заправки або оплати не є підтвердженням витрат.
Облік витрат на запчастини і ремонт
Транспортні засоби мають потребу в проведенні поточного, середнього і капітального видів ремонту. Заміна запчастини не збільшує вартість автомобіля. Витрати враховуються в складі поточних витрат в періоді їх фактичного здійснення як в бухгалтерському, так і в податковому обліку при відсутності резерву на ремонт основного засобу.
Заміну запчастин і проведення ремонту здійснюють спеціалізовані підприємства (сервіси) або самостійно водії, в чиї обов'язки входить технічне обслуговування транспорту. Для списання запчастин потрібно акт установки, наданий сервісом або внутрішньої комісією.
Приклад проведення ремонту власними силами
Підприємство ТОВ «Житловик» має на балансі службовий автомобіль, який використовується для внутрішніх перевезень. З каси підприємства видано сума 2 000 рублів для покупки запчастин з метою проведення поточного ремонту. У роздрібній мережі придбано запчастини на суму 3 200 рублів. Записи в обліку підприємства:
- проведена видача грошових коштів підзвітній особі: Дт 71 Кт 50 - 2 000 рублів;
- оприбутковані запчастини, придбані в роздрібній торгівлі: Дт 10 Кт 71 - 3 200 рублів;
- видана сума перевитрати за авансовим звітом: Дт 71 Кт 50 - 1 200 рублів;
- проведена установка запчастин на основний засіб: Дт 26 Кт 10 - 3 200 рублів.
Для проведення ремонту різного рівня складності на підприємстві створюються резерви. Сума визначається на підставі висновку технічного персоналу або спеціалізованих організацій. У разі створення резерву сума витрат може бути списана рівними частками.
Витрати на поточні витрати - миття транспорту
Якщо послуги оплачуються готівкою, надається чек ККМ, БСО або інший документ, що володіє необхідними реквізитами.
У документі повинні бути вказані реквізити, обов'язкові для первинної документації, дані про транспортний засіб і послуги в інтернеті. При вказівці в складі послуг додаткових видів обслуговування автомийок їх включення до складу витрат небажано і може викликати питання перевіряючих.
Витрати на стоянку транспорту
Зберігання транспортних засобів здійснюється на території підприємства в гаражах або на платних стоянках. Використання платних стоянок має бути обгрунтоване. В обліку для списання витрат по оренді гаражів використовуються документи:
- Договір оренди гаража із зазначенням даних власника і транспортного засобу. Довгострокові договори оренди терміном понад рік повинні мати державну реєстрацію.
- Акт приймання-передачі майна.
- Акт наданих послуг оренди гаража.
- Документ, що підтверджує оплату за надані послуги.
При використанні платного паркування передбачається постійне зберігання транспорту за договором оренди паркувального місця або разовий варіант з оплатою готівкою. У бухгалтерію надаються документи, що дозволяють ідентифікувати послугу і транспортний засіб - договір, акт, БСО, квитанція. Місце зберігання повинно відповідати даним подорожнього листа.
Облік техніки в оренді
Для оренди транспортних засобів переважно використовуються особиста техніка співробітників або керівника підприємства. В обліку використовується кілька варіантів оформлення оренди:
Страхування службового транспорту
Службовий транспорт підлягає обов'язковому страхуванню за програмою ОСАГО і добровільному страхуванню в рамках КАСКО. Витрати за полісами ОСАЦВ і КАСКО враховується в бухгалтерському обліку як витрати від звичайних видів діяльності. У податковому обліку суми ОСАГО приймаються в розмірі встановлених норм, витрати на добровільне страхування враховуються в повному обсязі.
Особливість списання витрат складається в рівномірному обліку в міру споживання послуг протягом всього періоду дії договору. Страхувальник транспорту в залежності від законних прав власності або оренди:
Відповіді на актуальні питання по темі обліку службового транспорту
Питання №1. Яка сума компенсації за використання власного автомобіля в службових цілях?
Сума залежить від об'єму двигуна легкового транспорту. При розмірі двигуна до 2 тис. Куб. см виплачується сума в розмірі 1 200 рублів, понад - 1 500 рублів на місяць.
Питання №2. Як проводиться облік заміни шин транспортного засобу?
Зміна шин здійснюється після їх фізичного зносу. Документальним підтвердженням операції служить акт на списання. При заміні шин відповідно до сезону сума придбання враховується в складі поточних витрат. При установці потрібно скласти акт.
Питання №3. Чи враховується сигналізація в вартості автомобіля?
Сигналізація, що включається в комплектацію транспорту при покупці, включається до первісної вартості основного засобу. Якщо охоронний комплект купується пізніше, облік залежить від вартості. При вартості нижче 40 тисяч рублів підприємство може списати вартість в складі поточних витрат або врахувати, як самостійний об'єкт. Сигналізація не є невід'ємною частиною транспортного засобу.
Питання №4. Чи виплачується компенсація за використання особистого транспорту при частковій відсутності працівника протягом місяця через хворобу?
Компенсація виплачується з розрахунку днів фактичного використання транспорту, виключаючи періоди відсутності.
Питання №5. Як проводиться списання обов'язкових предметів транспортного засобу - аптечки, вогнегасника, аварійного знака та інших предметів?
Облік у витратах аптечки та інших предметів проводиться в момент списання і включається до складу поточних витрат з утримання транспорту.