Оподаткування та документальне оформлення витрат на оренду автомобіля і компенсації за використання автомобіля в службових цілях
Способи оформлення використання транспорту (в тому числі особистого) в службових цілях
- Оренда автомобіля (в тому числі особистого)
• Оренда з екіпажем
За таким договором орендодавець повинен не тільки надати орендареві автомобіль, але і надати йому послуги по його управлінню і технічної експлуатації (ст. 632 ЦК РФ).
• Оренда без екіпажу
Уклавши такий договір, організація просто отримує автомобіль співробітника в тимчасове володіння і користування (ст. 642 ЦК України).
Укладаючи договір, особливу увагу приділіть опису орендованого транспорту. В угоді потрібно прописати такі технічні характеристики, щоб можна було точно визначити, який саме автомобіль узятий в оренду. Тільки в цьому випадку договір оренди вважається укладеним. Про це сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. У договорі оренди транспортного засобу можна передбачити його викуп.
У бухобліку вартість орендованого автомобіля відбивається на позабалансовому рахунку в оцінці, прийнятої в договорі. Амортизація на автомобіль, який не значиться на балансі, не нараховується.
оподаткування
При розрахунку податку на прибуток витрати, пов'язані з орендою автомобіля (в тому числі співробітника), можна врахувати в сумі фактичних витрат (пп. 10 п.1 ст.264, п.1 ст.252 НК РФ). При цьому організація також має право врахувати у складі витрат:
- наказ керівника організації про закріплення орендованих автомобілів за співробітниками;
- заявки на використання орендованих автомобілів;
- копії подорожніх листів, що дозволяють визначити регулярність використання, а також маршрут руху орендованих автомобілів і час їх використання.
Транспортний податок і податок на майно за орендоване транспортний засіб не сплачується (платить власник майна). Якщо організація орендує особистий автомобіль співробітника, то ПДВ дана операція не обкладається. Сума орендної плати включається до доходу працівника для цілей сплати ПДФО, але не обкладається страховими внесками.
Облік витрат по експлуатації орендованого автомобіля і їх розподіл між сторонами
* У договорі оренди може бути передбачено інший порядок розподілу зазначених витрат.
Виплата компенсацій за використання особистого автомобіля співробітника
Підставою для виплати компенсації за використання особистого автомобіля співробітника є наказ керівника або трудової (колективний) договір, в якому передбачаються розміри такої компенсації. Для отримання грошей співробітник повинен подати до бухгалтерії копію технічного паспорта особистого автомобіля, завірену в установленому порядку.
Згідно з постановою норми на виплату компенсації складають:
Таким чином, незалежно від фактично компенсованій організацією працівникові суми його витрат, пов'язаних з використанням їм протягом місяця особистого автомобіля для службових поїздок, для цілей оподаткування прибутку зазначені витрати визнаються тільки в межах норм, встановлених Постановою №92.
При цьому представники податкових органів вважають, що співробітнику необхідно оформляти шляхові листи для підтвердження фактичного використання особистого автомобіля для службових поїздок та обгрунтованості понесених витрат. Таке підтвердження необхідно для того, щоб організація могла:
- не утримувати ПДФО і страхові внески з суми компенсації;
- врахувати суму компенсації при розрахунку податку на прибуток.
Витрати на ПММ
Безпосередніми покупцями ПММ на АЗС зазвичай є співробітники організації (водії). Кошти на придбання бензину організація видає таким співробітникам під звіт по РКО.
Якщо АЗС видала співробітнику рахунок-фактуру, оформлений в організацію, або сума ПДВ позначена в окремому рядку касового чека, що підтверджує купівлю ПММ, то ПДВ можна прийняти до відрахування.
Якщо рахунки-фактури немає, то ПММ оприбутковується за ціною, яка вказана в касовому чеку з урахуванням ПДВ (п.6 ПБО 5/01).
Кількість витрачених ПММ повинно бути підтверджено документально, для цього необхідно оформляти шляхові листи. Подорожні листи можуть бути оформлені за уніфікованою або самостійно розробленою формою.
Шляховий лист
Подорожній лист оформляється в одному екземплярі на кожний транспортний засіб. Заповнювати бланк повинен уповноважений співробітник організації (наприклад, диспетчер або секретар). Всі подорожні листи повинні бути пронумеровані та завірені печаткою (штампом).
При виїзді автомобіля і після його повернення в гараж шляховий лист повинен запевнити механік або співробітник, відповідальний за експлуатацію автотранспорту, своїм підписом (із зазначенням П.І.Б.) або відповідним штампом.
Дати і час передрейсового та післярейсового медогляду водія проставляє медпрацівник, який проводив огляд. Ці дані також повинні бути завірені його підписом (із зазначенням П.І.Б.) або відповідним штампом.
Подорожній лист оформляйте на кожен день або інший термін не більше одного місяця. Якщо транспортний засіб використовують позмінно кілька водіїв, то можна на одну машину оформити відразу декількох подорожніх листів - для кожного водія.
Багато суди підтверджують: витрати на ПММ не зменшують базу по податку на прибуток, якщо в дорожніх листах немає інформації про маршрут, пробігу, дані спідометра, якщо дорожні листи підписані не уповноваженими особами, відсутні розшифровки підписів і т.п. Помилки та неточності при заповненні подорожніх листів також є підставою для виключення цих витрат зі складу зменшують базу по податку на прибуток.
Використання службового автомобіля без шляхових листів розглядається податковими органами як використання автомобіля в особистих цілях. Такий дохід, отриманий в натуральній формі, включається в базу для нарахування ПДФО.