На першому кроці можна визначити тип документа - листи. Потім натиснути посилання Далі.
На другому етапі необхідно взяти за основу для створення листа поточний документ.
На третьому етапі треба натиснути кнопку Огляд. відкрити файл Excel з потрібними таблицями, вибрати робочий лист Замовлення та відсіяти ті рядки, в яких є слово «Так» в шостому стовпці, клацнувши по кнопці в назві стовпця і вибравши пункт (Порожні).
Завдання для виконання на комп'ютері
1. Створити описані вище об'єкти і програми. Перевірити і налагодити роботу всіх програм.
2. На бланку Платіж сформувати в шостому рядку номер замовлення, збільшуючи його на одиницю при надходженні замовлення. Внести для цього відповідні зміни в програму кнопки «Прийняти замовлення».
3. Сформувати документ для друку з використанням Майстра злиття.
База даних (БД) - це сукупність взаємопов'язаних даних за такої мінімальної надмірності, яка допускає їх використання оптимальним чином в певній предметній області.
Система управління базами даних (СКБД) - це програмне забезпечення, призначене для створення, ведення і сумісного використання БД багатьма користувачами.
Для зберігання БД може використовуватися як один комп'ютер (локальна БД), так і безліч взаємопов'язаних комп'ютерів (розподілена БД).
При створенні бази даних повинна бути забезпечена цілісність даних. Цілісність даних - це набір правил, які призначені для захисту інформації від її спотворення при введенні, видаленні, зміні або обробці.
Інформація в БД представляється у вигляді однакових за своєю структурою записів. Запис включає в себе групу взамосвязанних полів даних.
Розрізняють ієрархічні, мережеві і реляційні моделі даних. В ієрархічній базі дані мають деревоподібну структуру, де кожен елемент може бути пов'язаний з одним або декількома елементами на більш низькому рівні. В мережевій структурі будь-який елемент може бути пов'язаний з будь-яким іншим елементом. В основі реляційної моделі лежить поняття відносини, яке представляється у вигляді двовимірної таблиці (т. Е. Це набір взаємопов'язаних таблиць).
10.1. Access - реляційна база даних
ПріложеніеMicrosoft Access входить в комплект Microsoft Office і являє собою потужний засіб для роботи з базами даних.
Дані в пріложенііAccess зберігаються в таблицях.
Таблиці (відносини) використовуються для представлення об'єктів, а також для подання зв'язків між об'єктами. Вони мають унікальні імена і складаються з рядків і стовпців. Рядки відповідають записам, стовпці - полями.
Те поле (атрибут), яке однозначно ідентифікує об'єкт, називається ключем, ілііндексом. Зазвичай ключі розташовуються в першому стовпчику таблиці. При великому обсязі файлу вони утворюють окремий індексний файл з первинними ключами для швидкого пошуку даних.
На дані в реляційних базах даних накладаються наступні обмеження:
- не може бути однакових первинних ключів;
- всі рядки таблиці повинні мати одну і ту ж структуру;
- імена стовпців повинні бути різні;
- порядок проходження рядків є несуттєвим.
Етапи проектування БД. В процесі проектування бази даних необхідно сформулювати постановку задачі, розробити структури таблиць, використовуваних форм, звітів, запитів, визначити вміст полів, встановити зв'язки між таблицями, які можна буде використовувати для пошуку пов'язаної інформації в різних таблицях.
Важливим етапом є нормалізаціятабліц. Нормалізація - це процедура, в процесі виконання якої атрибути даних групуються в таблиці, а таблиці - в свою чергу, в бази даних. Головними цілями нормалізації є виключення дублювання інформації, її надмірності, забезпечення можливості проведення несуперечливих і коректних змін даних в таблицях, спрощення і прискорення пошуку інформації.
Процес нормалізації полягає у приведенні таблиць до нормальних форм. Всього існує п'ять нормальних форм, які задовольняють відповідним правилам нормалізації.
Щоб таблиця відповідала 1-й нормальній формі. необхідно, щоб всі значення її полів були неподільними і невичісляемимі, при цьому не повинно бути повністю збігаються рядків. Щоб таблиця відповідала 2-й нормальній формі. потрібно, щоб все не ключові поля повністю залежали від ключового. Для задоволення цього правила нормалізації іноді необхідно розбити вихідну таблицю на дві або більше. Таке перетворення називається розкладанням. Щоб перейти до 3-й нормальній формі. потрібно, щоб таблиці знаходилися в 2-й нормальній формі і все неключових поля в таблицях залежали тільки від ключа таблиці і не залежали безпосередньо один від одного. Для виконання цього правила також буває необхідно виконати розкладання. У більшості випадків оптимальна структура БД досягається при виконанні цих перших трьох правил нормалізації.
Приведення бази даних до 4-ї і 5-ї нормальним формам потрібно виробляти лише в спеціальних випадках.
Таблиці, форми, звіти, запити можна створювати вручну (в режимі Конструктора) або використовувати автоматизовані засоби (програми-Мастера).
Після запуску програми Access в правій частині екрана з'явиться вікно, в якому є три опції, призначені для створення нової БД, створення нового додатка на основі наявних шаблонів або відкриття створеної раніше БД.
Для створення нової БД потрібно вибрати опцію Нова база даних і натиснути <ОK> (Або вибрати команду Файл / Створити або використовувати кнопку Створити базу даних на панелі інструментів). Відкриється діалогове вікно діалогу Файл нової бази даних. в якому слід вказати ім'я бази даних.