Підставою для підтвердження факту нагородження відомчими нагородами (відомчими знаками ( «Переможець соціалістичного змагання», «Ударник п'ятирічки» і ін.), Почесними відомчими званнями ( «Ветеран праці» та ін.), Почесними грамотами та ін.) Є: укази вищих органів державної влади, постанови, рішення, накази про нагородження державних органів і організацій, нагородні листи, список осіб, нагороджених відомчими нагородами; атестаційний лист; атестація військового фахівця; атестація партійного працівника; анкета, особистий листок з обліку кадрів (завірені відповідною посадовою особою); особова картка; службова картка на командно-начальницький склад РККА; довідка відділу кадрів, в тому числі довідка - «об'єктивка»; облікова картка фахівця; облікова картка ветерана партії; облікова картка члена КПРС зразка 1973 р .; облікова картка депутата Верховної Ради Української РСР; місцевої Ради депутатів трудящих (Ради народних депутатів) і ін.
Відомості про нагородження відомчими нагородами можуть міститися в наказах з основної діяльності організації, в якій працював заявник. Використовуються характеристики працівників, записи в особових картках, особисті справи працівників. Проглядаються не тільки документи організацій, в яких працював заявник, а й вищестоящих організацій, партійних, комсомольських і профспілкових органів.
Наказами, постановами колегії, циркулярним листами міністерств (відомств) визначався порядок нагородження і розподілу нагород по областям і організаціям. У разі відсутності списку нагороджених заявнику надсилаються відомості про кількість знаків, дипломів, почесних грамот, спрямованих міністерством (відомством) в область. Це допомагає заявнику підтвердити федеральний статус нагороди.
Запити про нагородження не можуть виконуватися тільки за поданнями до нагородження, клопотаннями, списками осіб, представлених до нагородження (фонди організацій - місць роботи, профспілкових, партійних і комсомольських організацій). Факт подання до нагородження повинен бути документально підтверджений фактом прийняття рішення про нагородження.
У тому випадку, коли в рішенні виконавчого органу влади в написанні прізвища, імені, по батькові є розбіжності з прізвищем, ім'ям, по батькові особи, на яке надійшов запит, слід знайти запитувану інформацію в клопотаннях, списках осіб, представлених до нагородження. Якщо інформація в клопотанні (списку) відповідає інформації, зазначеній у запиті, в архівній довідці вказуються прізвище, ім'я, по батькові, записані в рішенні і робиться застереження про те, що прізвище, ім'я, по батькові в клопотанні відповідають прізвища, імені, по батькові особи, на яке надійшов запит.
Підставою для підтвердження факту нагородження медаллю «Ветеран праці" є: рішення про нагородження обласних виконавчих комітетів Рад народних депутатів. Це рішення приймалося на підставі рішень районних виконкомів про представлення до нагородження та клопотань організацій. При пошуку інформації потрібно мати на увазі, що з 1985 р . списки нагороджених медаллю «Ветеран праці» до рішень про нагородження виконавчих комітетів обласних Рад народних депутатів, як правило, не додавалися. у зв'язку з цим в першу чергу необх одим знайти рішення райвиконкому або міськвиконкому про представлення до нагородження особи, а потім виявити рішення обласного виконкому, в якому затверджувалися рішення райвиконкомів і міськвиконкомів вже без додатка списків нагороджених.
Підставою для підтвердження факту нагородження ювілейною медаллю «За доблесну працю» в зв'язку святкуванням 100-річчя від дня народження В.І. Леніна є, в першу чергу, списки нагороджених по районам, установам, організаціям, підприємствам, які містяться в фондах облвиконкомів, обкомів КПРС.
При виконанні запитів про нагородження працівників організацій подвійного підпорядкування (галузі народної освіти, охорони здоров'я, комунального господарства, сільського господарства і т.д.) основними документами є рішення облвиконкому. Якщо запитувана інформація в рішеннях облвиконкому відсутня, необхідно звернутися до документів галузевих фондів (обласний відділ народної освіти (облвно), обласний відділ охорони здоров'я (облздороввідділу) і ін.
При виконанні запитів про нагородження осіб, які працювали в організаціях районного підпорядкування, важливо правильно визначити вищестоящу організацію, оскільки саме в її документах зберігається необхідна інформація. Наприклад, відомості про нагороджених працівників системи «Общепита», як правило, зберігаються у фонді обласного управління торгівлі.
У разі відсутності запитуваної інформації про нагородження знаками «Переможець соціалістичного змагання ... року», «Ударник ... п'ятирічки» слід звернутися до Державного архіву Російської Федерації (ГАРФ) (зберігаються документи деяких міністерств і відомств СРСР, всіх міністерств і відомств Української РСР, РФ і основних ЦК галузевих профспілок); в Російський державний архів економіки (РГАЕ) (зберігаються документи деяких міністерств і відомств СРСР).
Підставою для підтвердження факту нагородження військовослужбовця бойовими нагородами є:
- алфавіт нагороджених (відомості про нагороди);
- книга обліку особового складу (графа «Нагороди»).
Наприклад, «... в книзі обліку особового складу (повне найменування частини) за (період) значиться (посада, звання), прізвище, ім'я, по батькові. У графі «Нагороди» записано: (перераховуються всі нагороди із зазначенням номера посвідчення, якщо він є) »;
- нагородні справи: накази про нагородження, списки нагороджених, нагородні листи з резолюцією командира частини, акти про вручення нагород.
Наприклад, «... в нагородних документах (повне найменування частини) за (період) є нагородний лист на (посада і звання), прізвище, ім'я, по батькові), в якому сказано (характеристика подвигу, резолюція старшого начальства)» .;
- накази (прості і секретні) командування фронтів, армій, дивізій про нагородження особового складу частини.
Наприклад, «Наказом по (повне найменування частини) № ... від ... (дата) оголошується наказ (найменування з'єднання) про нагородження особового складу (частини). У списку значиться (посада, звання) (прізвище, ім'я, по батькові), нагороджений ... (найменування нагороди) »;
- історичний формуляр, історична довідка до фонду: у історичних формулярах частин військ НКВС і в історичних довідках (в справі фонду) частин Міністерства охорони громадського порядку (МООП) - МВС в розділі «Нагороди особового складу» зустрічаються відомості про сам факт нагородження особового складу різними нагородами із зазначенням кількості нагороджених військовослужбовців, в деяких випадках - їх поіменні списки.
Підставою для підтвердження факту нагородження військовослужбовця медалями: «За Перемогу над Німеччиною у Великій Вітчизняній війні 1941 - 1945 рр.», «За Перемогу над Японією», «30 років Радянської армії і флоту» є:
- книга обліку (графа «Нагороди»).
Наприклад: «У книзі обліку особового складу (повне найменування частини) за (період) значиться (посада, звання), прізвище, ім'я, по батькові. «У графі« Нагороди »записано: (перерахувати)»;
- накази прості і секретні.
Наприклад, «Наказом по (повне найменування частини) № ... від ... (дата) оголошується про нагородження особового складу частини медалями (« За Перемогу над ... »або ін.). У списку значиться ... (посада, звання, прізвище та ініціали) ».
При роботі з документами про нагородження слід пам'ятати, що алфавітний порядок списку в кінці часто порушувався, тому що список доповнювався прізвищами в довільному порядку;
- нагородні справи дивізії: списки нагороджених.
У документах частин МООП - МВС, починаючи приблизно з 1965 р документи про нагородження особового складу ювілейними медалями ( «Двадцять років Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941 - 1945 рр.», «Тридцять років Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941 - 1945 рр.» , «За військову доблесть. в ознаменування 100-річчя від дня народження В. І. Леніна» і ін.) в ряді випадків виділялися в окремі справи з актами, протоколами про вручення відповідних нагород, списками нагороджених.