Нерідко в силу недбалості або будь-яких форс-мажорних обставин в організаціях відбувається втрата службових документів. Про те, яка передбачена відповідальність роботодавця за втрату трудової книжки працівника або якого-небудь іншого документа, що містить персональні дані співробітників, буде розказано нижче.
Відповідно до діючих правил обліку і зберігання службових документів, відповідальність за збереження трудових книжок несе наймач. Це передбачає своєчасне призначення конкретних осіб. які будуть вести і зберігати документи (з обов'язковим зазначенням на це в посадовій інструкції), і забезпечення їх відповідними атрибутами (вогнетривкими шафами, сейфами тощо).
Коли настає відповідальність
Відповідальність наймачів за втрату трудової книжки настає в наступних випадках:
- якщо співробітник організації без будь-яких причин був відсторонений від виконання службових обов'язків, звільнений або переведений на іншу посаду;
- якщо наймач не виконав розпорядження органів по трудових спорах, внаслідок чого працівник не був відновлений на роботі;
- якщо наймач видав працівникові трудову книжку з порушенням встановлених строків;
- якщо при заповненні документа в нього було внесено завідомо неправдиві відомості (наприклад, вказана неадекватна причина звільнення);
- якщо співробітник взагалі позбавлений можливості працювати.
В результаті ці громадяни втрачають можливість отримання доходу, а отже, отримують право вимагати з наймача виплати компенсації (ст. 234 ТК РФ).
На що має право співробітник
Відповідальність наймача найчастіше реалізується в даних напрямках:
- якщо він визнав провину і за власною ініціативою компенсував співробітнику завдані збитки;
- якщо вина наймача встановлена комісією з трудових спорів (роботодавець в даному випадку повинен виконати її рішення відповідно до вимог чинного законодавства).
При втраті трудової книжки з вини наймача без будь-якого злого умислу, наприклад в разі певних форс-мажорних обставин, працівникові має бути виданий її дублікат. Він оформляється зусиллями роботодавця в тому ж порядку, як і в разі, якщо б книжку втратив працівник.
Що говорить закон
Трапляється, що після того, як роботодавець втратив трудову книжку, видача дубліката з якихось причин затримується, хоча він повинен бути виданий працівнику не пізніше 15 днів з дати написання ним заяви. У цьому випадку співробітник має право звернутися до судових інстанцій з вимогою матеріальної компенсації (ст. 234 ТК РФ). Така компенсація, але вже за заподіяння моральної шкоди, передбачена і в випадках несвоєчасної видачі трудової книжки (ст. 237 ТК РФ).
На наймача лягає відповідальність не тільки за збереження документів, а й персональних відомостей співробітників (гл. 14 ТК РФ).
У разі невиконання або порушення роботодавцем правил захисту персональних даних йому загрожує покарання відповідно до чинного адміністративним (штраф) або навіть кримінальним правом, аж до арешту на термін до 6 місяців (ст. 137 КК РФ).