Здійснюючи основні управлінські функції, менеджер спирається на цілком певні ресурси: людей, фінанси, сировина. У його розпорядженні є ще один унікальний ресурс - час. Менеджер живе і працює в трьох часових вимірах: сьогоденні, минулому і майбутньому.
Скільки часу відпущено для виконання завдання? Скільки часу є в наявності? Скільки часу менеджер може виділити для себе особисто? Можливо, 1-2 години на добу. Це В дуже мало, але таке життя. Як же розпорядитися часом?
У менеджера завжди є три можливості:
а) нічого не робити;
б) делегувати роботу іншим особам;
в) зробити роботу самому.
Нічого не робити. Менеджер нерідко ставить перед собою питання: «Що станеться, якщо я не буду нічого робити?» У цьому питанні криється одна важлива істина: «розпізнавати ситуації, де запропоновані
справи тільки забирають час, але не приносять відчутної користі ». Немає сумніву в тому, що такі непотрібні ситуації і справи рясніють як в державному, так і приватному бізнесі. У державному їх більше.
Делегувати роботу. Менеджер не може забезпечити собі достатню гнучкість, якщо він не вдається до передоручення роботи. Передоручити, тобто делегувати роботу, значить дати завдання комусь іншому, тому, хто успішно впорається з ним. Це необхідно робити з трьох причин:
а) тільки шляхом делегування можна дати підлеглому можливість розкрити свої здібності;
б) відмова від делегування веде до перевантаження керівників, уповільнення процесу прийняття рішень, в кінцевому рахунку, до розладу в системі управління;
в) відсутність делегування скорочує час, необхідний для здійснення деяких менеджерських функцій.
Щоб здійснити ефективне делегування роботи, потрібно передбачити наступне:
а) визначати відповідальність і повноваження за кожен вид діяльності;
б) уникати докладного інструктування;
в) не робити висновків за підлеглих;
г) спонукати підлеглих до ініціативи;
д) дивитися спокійно на деякі помилки і збої в роботі підлеглих;
е) підбирати собі конкретну роботу, яку можна здійснювати якісно.
Зробити роботу самому. Делегувавши роботу підлеглих, менеджер організовує свою особисту робочий час. Зазвичай його робочий день починається рано вранці і закінчується пізно ввечері. Однак ефективність праці, як відомо, не залежить від пильнування на роботі. Якщо час не організовано, то ні про яку ефективність не може бути й мови. Причому організація часу повинна виходити з основних завдань суб'єкта діяльності.
Як Ви використовуєте свій робочий час? Забезпечуєте Ви максимальну віддачу своїх можливостей в управлінні виробництвом? Чи достатньо часу Ви приділяєте людям?
Ефективність використання менеджером свого робочого часу багато в чому залежить від взаємодії з помічниками і, звичайно, з секретарем.
Зазвичай секретар призначається керівнику, який має великий обсяг роботи. Головне завдання секретаря - забезпечити своєму начальнику спокійну роботу, звільнивши його від рутинних турбот. На практиці між керівником і секретарем складаються специфічні ділові відносини:
а) начальник пояснює секретарю своє уявлення про завдання, що стоять перед підприємством, і своєї ролі у вирішенні цих завдань. У зв'язку з цим він висловлює свою думку про роль секретаря в цьому процесі і його завданнях;
б) секретар розповідає про своє бачення ролі начальника в рішенні задач підприємства і свої завдання з надання допомоги в роботі начальника;
в) начальник і секретар домовляються між собою про те, як конкретно секретар допомагатиме начальнику на всіх етапах управління, при здійсненні менеджерських функцій планування, організації, мотивації і контролю.
Ладанов І.Д. практичний менеджмент