КАДРОВЕ ДІЛОВОДСТВО
Трудова книжка: що змінилося
В.І. АНДРЄЄВА,
канд. іст. наук, професор кафедри трудового права Російської академії правосуддя
Пред'явлення трудової книжки при надходженні на роботу відповідно до ст. 65 ТК РФ є обов'язковим, за винятком тих випадків, коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва. При укладанні трудового договору вперше трудова книжка оформляється роботодавцем, який зобов'язаний вести трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював в організації понад 5 днів, в разі, якщо робота в цій організації є для працівника основною (ст. 66 ТК РФ). Виняток з цього правила зроблено лише для роботодавців - фізичних осіб, які не мають права робити записи в трудових книжках працівників, а також оформляти трудові книжки працівникам, що приймаються на роботу вперше (ст. 309 ТК РФ).
- у працівника є трудова книжка, яку потрібно перевірити, зареєструвати і доповнити записом про прийом на нове місце роботи;
- у працівника відсутній трудова книжка і її необхідно оформити.
Слід зазначити, що на практиці нерідко зустрічається й інша ситуація, не передбачена ТК РФ, коли надходить на роботу мав трудову книжку, але не може пред'явити її із.за втрати. Така книжка підлягає відновленню за допомогою оформлення її дубліката, і роботодавці повинні при цьому надати працівникові сприяння, особливо в разі ліквідації організації, яка була попереднім місцем його роботи.
При перевірці поданої трудової книжки можуть бути виявлені такі типові помилки, як: невірно вказані в титульному аркуші анкетні дані працівника (прізвище, ім'я, по батькові, дата народження), відсутність на титульному аркуші відбитка печатки, закреслення і виправлення у відомостях про роботу і т. п. Необхідно звернути увагу працівника на наявність в його трудовій книжці помилок, які можуть вплинути на вирішення питань про підтвердження трудового стажу. Особливої уваги потребує титульний лист: для виправлення допущених тут помилок працівнику, як правило, доводиться звертатися в ту організацію, де була зроблена помилкова запис, а при її ліквідації та відсутності документів в архіві питання про приналежність трудової книжки даному власнику нерідко може бути вирішене тільки в судовому порядку.
Оформлення трудової книжки вперше
Згідно п. 8 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затв. постановою Уряду РФ від 16.04.03 № 225 "Про трудові книжки" (далі - Правила) оформлення трудової книжки працівнику, прийнятому на роботу вперше, здійснюється роботодавцем у присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. Бланк трудової книжки повинен бути отриманий працівником кадрової служби з бухгалтерії організації в установленому порядку (п. 42 Правил).
До теперішнього часу, незважаючи на твердження наказом Мінфіну Росії від 22.12.03 № 117н Порядку забезпечення роботодавців бланками трудової книжки і вкладиша до трудової книжки, зустрічаються випадки, коли працівник сам приносить в кадрову службу бланк трудової книжки і просить його оформити. Необхідно підкреслити, що в названому документі йдеться про забезпечення бланками трудових книжок роботодавців (юридичних осіб), а не фізичних осіб (громадян). Доставка роботодавцям бланків трудової книжки і вкладиша до трудової книжки повинна здійснюватися службами доставки захищеної поліграфічної продукції, або роботодавцем зі складу виробника або розповсюджувача, або іншим способом за угодою сторін відповідно до законодавства РФ.
З цього випливає, що придбання бланка трудової книжки самим працівником затвердженим Порядком не передбачено і є прямим порушенням цього Порядку. Здається, що відповідальність за такого роду порушення повинні нести насамперед особи, що займаються продажем бланків трудових книжок і вкладишів до них незаконними способами. Цілком очевидно, що працівники кадрових служб не повинні приймати до оформлення бланки трудових книжок, придбані громадянами незаконним шляхом.
У книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинні бути зареєстровані лише ті заповнені бланки книжок, які перед цим були внесені в прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї в бухгалтерії організації, що легко може бути перевірено при порівнянні серій і номерів бланків, що значаться в обох названих книгах
У той же час слід враховувати, що відсутність у громадянина трудової книжки ще не говорить про відсутність у нього стажу роботи, т. К. І робота за трудовим договором в роботодавців - фізичних осіб, і робота за цивільно-правовими договорами (підряду, доручення) включається до страхового стажу (за умови відрахування страхових внесків) за умови її підтвердження відповідними договорами, актами про виконання робіт, розрахунковими книжками, особовими рахунками, відомостями на видачу заробітної плати, а також довідками про сплату страхових внесків до П нсіонний фонд РФ, виданими відповідними відділеннями Пенсійного фонду.
Заповнення титульного аркуша
У титульному аркуші трудової книжки відповідно до п. 9 Правил відображаються основні відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові; дата народження; освіта; професія спеціальність.
Прізвище, ім'я, по батькові та дата народження вказуються на підставі паспорта - основного документа, що посвідчує особу громадянина РФ. Паспорт є обов'язковим документом для всіх громадян РФ з 14.летнего віку. При відсутності у громадянина з яких-небудь причин паспорта може бути пред'явлений інший документ, що засвідчує особу, наприклад: військовий квиток, закордонний паспорт, водійські права і ін. (П. 2.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затв. Постановою Мінпраці Росії від 10.10. 03 № 69).
Після внесення в титульний лист прізвища, імені та по батькові працівника (без скорочень і заміни імені та по батькові ініціалами) необхідно перевірити зроблені записи для виявлення можливих помилок. При їх виявленні не передбачено вносити виправлення в титульний лист. Бланк трудової книжки визнається зіпсованим і підлягає знищенню за відповідним актом. Як вже було зазначено, наявність помилок в титульному аркуші може мати серйозні негативні наслідки для працівника в подальшому, тому, проставляючи свій підпис в титульному аркуші трудової книжки, працівник повинен попередньо уважно прочитати внесені в нього записи.
Дата народження записується повністю: число, місяць, рік. Записи дат у всіх розділах трудових книжок виробляються вісьмома арабськими цифрами (по дві цифри для позначення числа і місяця і чотири цифри - для року), наприклад: дата народження - 09.04.1962.
Запис про рівень освіти вноситься тільки при наявності у працівника документів, що підтверджують факт проходження державної (підсумкової) атестації:
- атестата про основну загальну освіту для випускників IX класу або про повну загальну середню (повну) загальну освіту для випускників XI (XII) класів;
- диплома про початковому, середньому, вищу і післявузівську професійну освіту (в т. Ч. Диплома бакалавра, спеціаліста з вищою професійною освітою, магістра, а також диплома про неповну вищу професійну освіту).
Вступник на роботу може мати незакінчену освіту відповідного рівня, що має бути підтверджено довідкою навчального закладу або іншим документом (наприклад, залікової книжкою або студентським квитком).
На підставі документів про освіту заповнюється і наступний рядок титульного аркуша - "Професія, спеціальність". При заповненні цього рядка потрібно враховувати наступне:
- диплом бакалавра свідчить про присудження випускникові вишу "ступеня бакалавра" за певним "напрямку" його професійної підготовки, а не про "присвоєння кваліфікації" конкретної "спеціальності", як це зазначено в дипломі спеціаліста;
- громадянину, ще не має ніякої професії або спеціальності (наприклад, випускнику школи), нерідко вписують в трудову книжку найменування займаної ним посади (робочого місця) або виконуваного виду робіт (наприклад, кур'єр), замість того, щоб залишити цю рядок незаповненою до часу отримання працівником професійної освіти з присвоєнням кваліфікації за відповідною спеціальністю;
Дата заповнення трудової книжки може не збігатися з датою початку роботи в організації (роботодавець зобов'язаний вести трудову книжку на кожного працівника, який пропрацював в організації понад 5 днів). Слід зазначити, що, незважаючи на вказівку п. 1.1 Інструкції про записи дат у всіх розділах трудових книжок цифрами, для "дати заповнення" залишена рядок ( "____" ____________20___ р), явно вимагає змішаного, буквенно.ціфрового позначення дати.
У титульному аркуші передбачені два підписи: власника книжки і особи, відповідальної за ведення трудових книжок. Однак останній підпис повинна бути проставлена "розбірливо", що не повною мірою відповідає самому визначенню терміну "підпис" як "власноручного розпису" (по ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення", затв. Постановою Держстандарту Росії від 27.02 .98 № 28). У реальних трудових книжках можна побачити, як по-різному розуміють практики вказівку: "підпис - розбірливо" (ставлять нерозбірливу особистий підпис; ставлять особистий підпис і його розшифрування; не ставлять підпис, а пишуть прізвище). У зв'язку з цим можна порекомендувати фахівцям кадрових служб, які заповнюють трудові книжки, під час підписання титульного аркуша (п. 2.2 Інструкції) ставити не свій особистий підпис, а писати своє прізвище розбірливо.
Титульний аркуш завіряється печаткою організації, в якій вперше заповнювалася трудова книжка, або печаткою кадрової служби цієї організації. Трудова книжка без печатки на титульному аркуші є недійсною.
Приклад заповнення титульного аркуша трудової книжки
Внесення змін до титульний аркуш
При необхідності заміни прізвища, імені, по батькові та дати народження однієї рисою закреслюється колишня інформація і записується нова (вище або поруч, на тому самому рядку). Неприпустимо при заміні особистих даних закреслювати (виправляти) окремі букви або цифри, супроводжуючи цю дію позначкою "Виправленому вірити", як це іноді роблять недосвідчені працівники кадрових служб.
Приклад внесення зміни в титульний аркуш трудової книжки і пояснення на внутрішній стороні обкладинки
У нині діючій Інструкції щодо заповнення трудових книжок інакше, ніж раніше, вирішується питання про надання на зміну рівня освіти. Якщо раніше тут також закреслювалась попередня інформація, то тепер вноситься доповнення без закреслення вже внесених записів (п. 2.4).
По.другому вирішується тепер і питання про відображення в титульному аркуші трудової книжки інформації про придбання працівником нових професій або спеціальностей. У трудові книжки старого зразка ця інформація вносилася тільки в момент первинного заповнення книжки. В даний час відомості про нову професію або спеціальності повинні доповнювати раніше внесені записи.
Приклад внесення доповнень до титульний аркуш трудової книжки
Нормативна база
Трудовий кодекс Російської Федерації, ст. 65, 66, 309