У наш час трудова книжка є показником стабільного фінансового становища людини. Саме тому кредитні організації вимагають у своїх клієнтів її копію. А ось для безробітних даний документ є підтвердженням неплатоспроможності, що дозволяє їм отримати право на держдопомогу або субсидію.
Як завірити копію трудової книжки?
Оскільки у безробітних даний документ на руках, то може завірити копію трудової книжки будь-який нотаріус.
Інакше справи йдуть з зайнятими громадянами. У цьому випадку подібні послуги надає відділ кадрів. Щоб отримати копію трудової книжки, завірену роботодавцем, необхідно подати безпосередньо керівнику або кадровій службі письмову заяву.
Існує кілька варіантів, як запевнити копію трудової книжки. Тому деякі установи, наприклад, банки, дають клієнтам зразок. Його необхідно додати до заяви в якості прикладу. У триденний термін кадрова служба надає заявнику належним чином завірену копію документа.
При відсутності в організації даної служби, заява обробляє фахівець, який відповідає за персоніфікацію (бухгалтер).
Копії трудових книжок осіб, які працюють у індивідуального підприємця, завіряються виключно підприємцем.
Як завірити копію трудової?
Запевнити документ можна двома способами. Перший застосовується в разі, якщо обсяг документа невеликий. Він полягає в наступному:
Дія такої копії трудової книжки становить місяць. Якщо до кінця цього терміну в документ внесені зміни, то він автоматично стає недійсним.
Як завірити копію трудової книжки
Для того щоб отримати копію трудової книжки потрібно подати заяву на ім'я свого безпосереднього керівника. Вона повинна бути завірена згідно з існуючими правилами. У заяві повинна бути викладена причина, по якій потрібно даний документ. Копію видається в триденний термін.
У разі якщо на підприємстві або організації відсутній відділ кадрів, то запевнити трудову книжку повинен співробітник, який виконує обов'язки кадровика. Зазвичай вони покладені на головного бухгалтера або керівника.
Як правильно завірити копію
Копію дозволено робити практично будь-яким доступним в даний час способом. Для цього можна скористатися копіювальним апаратом, сканером і віддрукувати дублікат на принтері. Якщо з якихось причин зробити це неможливо, то сторінки трудової книжки передруковують на друкарській машинці.
Сторінки копіюються на аркуші формату А4 і нумеруються. Весь текст повинен бути чітко видрукуваний і легко читаємо. Скопійований документ слід перевірити на відсутність помилок і неточностей. Запевняють його двома способами.
При використанні першого варіанту кожна сторінка нумерується, робиться напис «копія вірна», завіряється штампом організації та підписом особи, яка виконує обов'язки кадровика. Як резолюції на останній сторінці повинна бути підпис «працює по теперішній час» і зазначена посада. Документ підтверджується підписом того, хто видав копію.
Крім того, копія трудової книжки може бути завірена цілком. Для цього всі листи нумерують і прошивають білими нитками. На останній сторінці роблять напис «прошиті, пронумеровано, скріплено печаткою N листів». Далі вказують, що «копія вірна», виконавець ставить свій підпис і скріплює печаткою всі записи. Завантажити зразок бланків можна на сторінці сайту.
Як завірити копію трудової?
У багатьох інстанціях від працюючих громадян вимагають завірену копію трудової книжки. Це треба робити в банках при оформленні кредиту та іпотеки для того, щоб підтвердити вашу працевлаштованість протягом більше 6 місяців без перерви. Це так само потрібно при усиновленні дитини, при оформленні субсидії на квартплату і в багатьох інших ситуаціях. Для цього треба обов'язково знати, як запевнити копію трудової книжки.
Де це робити?
Як правило, копію трудової книжки запевняють у відділі кадрів того підприємства, де працює співробітник. Якщо підприємство велике, то на стендах відділу кадрів є обов'язково зразок. Завірити копію трудової книжки вам зобов'язані без письмової заяви, за усною вимогою. Але, якщо підприємство дуже велике, то, можливо, написати папір доведеться, такі вимоги можливі. На маленьких підприємствах і в ІП, ПП немає спеціальних відділів по кадрам. Тому кадровими питаннями займається або бухгалтер, або сам підприємець. Тому копію повинен завіряти саме він. Він повинен знати, як запевнити копію трудової книжки, як і правила її ведення, оформлення трудових наказів і багато іншого.
Основні правила засвідчення копії трудової
Копія трудової книжки завіряється дуже швидко, навіть швидше, ніж ви будете робити саму копію на принтері. На кожній стороні копії інспектор відділу кадрів або директор індивідуального підприємства ставить напис "З оригіналом згідно". Далі посаду, підпис і число. Тобто напис виглядає досить переконливо: "Копія вірна. Інспектор ОК (підпис) Пупкіна О.М. 23.12.12 р" доведеться постаратися, поки на всіх сторінках копії не буде зроблена така напис. На останній сторінці, де буде стояти тільки запис про прийом на роботу, треба буде зробити інший напис. "Працює по теперішній час. Інспектор ОК (або директор ІП) підпис, ініціали та прізвище, число, місяць і рік видачі копії".
Потім ставиться печатка підприємства на кожній сторінці біля напису "Копія вірна", трохи нижче, заходячи на сам напис. І на останній сторінці треба так само поставити печатку. Така копія трудової, завірена роботодавцем, вважається правильною.
особливі випадки
Такі копії, засвідчені в відділі кадрів, в основному влаштовують перевіряючі закладу. Але якщо той орган, в який ви надаєте таку копію, відноситься до питання дуже прискіпливо, то вам доведеться дотриматися всіх правил завірення документів. Ви робите копію сторінок трудової або одну, або дві на лисиць, це допускається в будь-якому варіанті. Але потім всі отримані у вас сторінки прошиваються білими сукняними нитками, на останній нитки зав'язуються, ні них наклеюється квадратний невеличкий аркуш паперу, на якому пишеться: "прошиті, пронумеровано та скріплено печаткою стільки-то листів". Потім все дійсно пронумеровується і на останній сторінці ставиться печатка. Такий варіант запевнення не передбачає останньому написі: "Працює по теперішній час". У цей випадку можна обійтися і без неї. Якщо ви сумніваєтеся, як правильно завірити копію трудової книжки, то попросіть ту організацію, яка вимагає копію, дати вам зразок. І ви спокійно підете з ним до роботодавця і візьмете правильно завірену копію трудової книжки.
Як запевнити ксерокопію трудової книжки: тонкощі діловодства
Досить часто в пакеті документів, що вимагаються для надання громадянину тієї чи іншої адміністративної послуги, потрібно завірений дублікат трудової книжки. Він може знадобитися працівником банку при оформленні іпотечного кредиту, щоб підтвердити трудовий стаж, зазначений в документах. Також завірена копія буде потрібно при оформленні будь-якого виду субсидії. Тому слід точно знати, як запевнити копію трудової книжки.
Де запевняють копію документа
Фахівець, який займається такими питаннями, зобов'язаний протягом трьох днів надати вам копію документа, що завірена особистим підписом глави підприємства і офіційною печаткою фірми. Без даних атрибутів копія трудової не вважатиметься дійсною.
Невеликі фірми, індивідуальні та приватні підприємці як такі відділу кадрів не мають, тому завірити копію трудової книжки може або бухгалтер, або безпосередньо сам підприємець.
Як запевняють копію трудової книжки: основні моменти
Дублікат документа може бути виготовлений за допомогою сканера або на ксероксі. Можливий його набір на комп'ютері - це досить трудомісткий варіант, але оптимальний. Трудова книжка може містити записи, які досить складно розібрати на відсканованому або роздрукованому на принтері екземплярі. Така, навіть завірена за всіма правилами, копія може бути відхилена організацією, яка її зажадала.
Як завіряти копію трудової книжки, повинен знати кожен кадровик. В обов'язковому порядку робиться дублікат кожного аркуша трудової книжки, що має записи. Перша сторінка, що містить відомості про особисті дані працівника (ПІБ, дата заповнення), теж дублюється. Кожна копія сторінки повинна мати фразу «Копія вірна», підпис відповідальної особи і його друк. Підпис в обов'язковому порядку повинна бути розшифрована. На аркуші, що має останній запис, пишеться фраза «Продовжує працювати» і завіряється в тому ж порядку, як і всі попередні сторінки.
Запевняємо копію трудової книжки: другий спосіб
Є й інший спосіб, що дозволяє завірити копію трудової. Її можна запевнити раз на самому останньому листі. Такий варіант запевнення передбачає, що всі без винятку скопійовані сторінки документа повинні бути прошнурованими та пронумерованими. Шнур виводиться на останній лист і проклеюється невеликим прямокутником паперу, на якому ставить свою печатку і особистий підпис відповідальна особа. Крім цього, обов'язково має бути напис про кількість пронумерованих і прошнурованих аркушів. У такому варіанті засвідчення копії кожна сторінка оригіналу дублюється на окремий аркуш паперу форматом А4.
Слід знати, що правильно завірена копія трудової книжки повинна мати запевняє друк, що розташовується безпосередньо на самій ксерокопії. Копія не буде вважатися вірною, якщо печатка стоїть на поле під дубльованої сторінкою.
Як правильно завірити копію трудової книжки, якщо людина не працює
Досить часто засвідчена копія документа потрібно у вже непрацюючого з різних причин людини, наприклад, у пенсіонера. Як же запевнити документ в такому випадку? Досить просто. Робиться дублікат кожної сторінки оригіналу, а далі слід звернутися на місце останньої роботи. Бухгалтер або спеціаліст відділу кадрів проведуть всю процедуру запевнення відповідно до закону, але на останній сторінці буде вказана причина, по якій людина вже не працює. Якщо немає можливості запевнити копію за місцем останньої роботи, то вона може бути підтверджена нотаріально.
- Копія документа може бути як відсканована або ксерокопіювати, так і набрана на комп'ютері.
- Дублюються всі сторінки трудової книжки, що мають записи. Не є винятком і перша (титульна) сторінка.
- Правильне завірення копії трудової книжки полягає в дотриманні всіх правил. Для цього кожна дубльована сторінка повинна містити фразу «Копія вірна», офіційну печатку підприємства, підпис спеціаліста відділу кадрів або особи, яка виконує його обов'язки, з обов'язковою розшифровкою.
- Якщо не представляється можливим засвідчити копію документа за місцем роботи, то це можна зробити в нотаріальній конторі.
Тепер ви точно знаєте, як правильно завірити цей документ. І головне - завжди перевіряйте правильність запевнення, так як іноді зустрічаються неточності, які потім обернуться змарнованим часом і все доведеться переробляти знову.