Майно установ періодично підлягає списанню. Причини можуть бути різними: ветхість і знос, надзвичайна ситуація або стихійне лихо, втрата (крадіжка), безоплатна передача. Щоб списати майно державного (муніципального) установи, необхідно керуватися цілою низкою нормативних документів і дотримуватись певних правил, а також своєчасно і правильно відобразити цю операцію в бухгалтерському обліку. Порядок списання основних засобів і відображення цього в обліку ми і розглянемо в консультації.
Порядок списання основних засобів на федеральному рівні
Відповідно до п. 3 Положення № 834 рішення про списання федерального майна приймається у разі, якщо воно:
- непридатне для подальшого використання за цільовим призначенням внаслідок повної або часткової втрати споживчих властивостей, в тому числі фізичного або морального зносу;
- вибуло з володіння, користування і розпорядження внаслідок загибелі або знищення, в тому числі поза волею власника, а також внаслідок неможливості встановлення його місцезнаходження.
Федеральні казенні установи повинні узгоджувати списання та нерухомого та рухомого майна з федеральними органами державної влади (федеральними державними органами), у віданні яких перебувають (п. 4 Положення № 834).
Федеральні бюджетні та автономні установи можуть самостійно приймати рішення про списання щодо рухомого майна (за винятком особливо цінного рухомого майна (далі - ОЦДІ)) і майна, придбаного за рахунок коштів від приносить дохід діяльності. Списання ж всієї нерухомості і ОЦДІ, придбаного за рахунок коштів, виділених засновником, бюджетні установи зобов'язані погоджувати з федеральними органами державної влади (федеральними державними органами), які здійснюють функції і повноваження засновника. Без узгодження може списуватися -ОЦДІ, придбане бюджетними і автономними установами за рахунок коштів від приносить дохід діяльності, а також нерухоме майно автономних установ, придбане за рахунок власних доходів (п. 4 Положення № 834).
Згідно п. 5 Положення № 834 для підготовки та прийняття рішення про списання федерального майна в організації створюється спеціальна постійно діюча комісія. Положення про комісію та її склад затверджуються наказом керівника установи. Вона наділяється такими повноваженнями:
- проводити огляд федерального майна, що підлягає списанню, з урахуванням даних, що містяться в обліково-технічної та іншої документації;
- приймати рішення з питання про доцільність (придатності) подальшого використання федерального майна, про можливості та ефективності його відновлення, можливості використання окремих вузлів, деталей, конструкцій і матеріалів від федерального майна;
- встановлювати причини списання, в числі яких фізичний і (або) моральний знос, порушення умов утримання і (або) експлуатації, аварії, стихійні лиха та інші надзвичайні ситуації, тривале невикористання для управлінських потреб і інші причини, які привели до необхідності списання даного майна ;
- готувати акт про списання федерального майна в залежності від виду списаного майна за встановленою формою і формувати пакет документів відповідно до переліку, затвердженого федеральним органом виконавчої влади, у веденні якого знаходиться організація.
На комісію можуть бути покладені додаткові повноваження з контролю використання федерального майна за цільовим призначенням, в тому числі при проведенні інвентаризації, при своєчасній підготовці і прийнятті рішень про списання федерального майна.
У разі відсутності у установи працівників, що володіють спеціальними знаннями, для участі в засіданнях комісії за рішенням голови можуть запрошуватися експерти. Вони включаються до складу комісії на добровільній основі.
- перелік об'єктів федерального майна, рішення про списання яких підлягає погодженню;
- копію рішення про створення постійно діючої комісії з підготовки та прийняття рішення про списання федерального майна (з додатком положення про цю комісію та її складу, затверджених наказом керівника установи) - якщо така комісія створюється вперше або в положення або до складу внесені зміни;
- копію протоколу засідання постійно діючої комісії з підготовки та прийняття рішення про списання об'єктів федерального майна;
- акти про списання федерального майна і документи згідно з переліком, що затверджується центральним органом виконавчої влади.
Ці документи направляються з супровідним листом, що містить повне найменування організації.
У переліку об'єктів федерального майна вказуються:
- номер по порядку;
- найменування;
- інвентарний номер об'єкта в разі його присвоєння;
- рік введення в експлуатацію (рік випуску);
- балансова вартість майна;
- залишкова вартість майна;
- строк корисного використання, встановлений для даного об'єкта майна, і термін фактичного його використання.
Порядок списання основних засобів на регіональному рівні
У багатьох регіонах Росії на обласному та муніципальному рівні прийняті свої нормативні документи, що регламентують порядок списання основних засобів державних (муніципальних) установ. Всі вони грунтуються на документах, названих вище (Положення № 834. Наказ № 96 / 30н), а також Інструкції № 157н. Наведемо для прикладу кілька таких документів:
Дія цих документів поширюється на державне майно країв, областей і муніципалітетів, що знаходиться на праві оперативного управління і становить майнову казну регіонів. У всіх цих документах є багато спільного, вони досить конкретно описують процедуру списання державного (муніципального) майна. Розглянемо основні моменти списання основних засобів держустанов.
До отримання дозволу міністерств, урядів, департаментів на списання основних засобів ліквідація, розбирання або демонтаж державного майна не допускається.
Списанню підлягають основні засоби:
- зношені після закінчення встановлених строків експлуатації і не придатні для подальшого використання, якщо їх відновлення неможливе або економічно недоцільне;
- морально застарілі, якщо вони не можуть бути реалізовані за плату або передані для подальшого використання;
- втрачені або знищені в результаті стихійних лих, пожеж, дорожньо-транспортних пригод, аварій, розкрадань і т. П .;
- будівлі, споруди, що підлягають знесенню у зв'язку з будівництвом нових об'єктів або об'єктів, які прийшли в старий і аварійний стан (за винятком об'єктів нерухомості, що належать до житлового фонду).
Нарахована амортизація в розмірі 100% вартості на об'єкти, які придатні для подальшої експлуатації, не може служити підставою для їх списання (списання з причини «повної амортизації»).
Щоб списати нерухоме майно, ОЦДІ або рухоме майно, яке має певну в регіоні балансову вартість (в регіонах вона коливається від 20 000 до 250 000 руб.), Необхідна згода регіональних міністерств і департаментів з управління майном, а також органів державної влади, що здійснюють функції і повноваження засновників.
Щоб отримати згоду на списання що стало непридатним рухомого майна, установа направляє в майнове відомство:
- письмове звернення про необхідність списання з балансу державного майна із зазначенням причини списання;
- документ, що підтверджує узгодження з засновником установи;
- копію наказу керівника установи про створення постійно діючої комісії зі списання основних засобів, завірену в установленому порядку;
- акти про списання основних засобів;
- копії паспортів та свідоцтв про реєстрацію технічних і транспортних засобів;
- акт технічного огляду транспортного засобу, самохідної машини, завірений УГІБДД ГУ МВС, Держтехнагляду, що підтверджує несправність рухомого майна, або висновок оціночної організації про його непридатність (придатності) до подальшої експлуатації;
- фотоматеріали;
- копію інвентарної картки обліку об'єкта основних засобів, завірену в установленому порядку;
- висновок комісії підприємства (установи) про технічний стан підлягає списанню основного засобу із зазначенням причин неможливості його подальшого використання і (або) недоцільність відновлення;
- висновок спеціалізованої організації, що займається обслуговуванням і ремонтом обладнання, оргтехніки, іншого рухомого майна, яке підтверджує його непридатність до подальшого використання (при відсутності в штаті підприємства (установи) фахівців необхідної кваліфікації);
- копію ліцензії або сертифіката відповідності, інших документів, завірену організацією, що видала висновок, що підтверджує непридатність об'єкта рухомого майна до подальшого використання.
Додатково установа надає відомості:
- про можливість використання частин об'єкта і (або) його матеріалів, в тому числі про наявність у ньому кольорових, дорогоцінних металів;
- про наявність в об'єкті (його частинах) речовин, частин, потенційно небезпечних для людини (ртуть, радіоактивні речовини, інші сильнодіючі, отруйні речовини і т. П.).
Для отримання згоди на списання які прийшли в непридатність об'єктів нерухомості, крім перерахованих вище документів, установа направляє в майнове відомство:
При списанні об'єктів основних засобів, що прийшли в непридатний стан в результаті аварій, стихійних лих та інших надзвичайних ситуацій (умисного знищення, псування, розкрадання і т. П.), Додатково установа подає документи, що підтверджують зазначені обставини:
- копію акта про аварію, розкраданні, псування та інших надзвичайних ситуацій, виданого відповідним державним органом;
- копію постанови про припинення кримінальної справи, або копію постанови про відмову в порушенні кримінальної справи, або копію постанови (протоколу) про адміністративне правопорушення, які відомості про вжиті заходи щодо винних осіб, які допустили пошкодження об'єкта основних засобів, відомості про відшкодування шкоди;
- в разі стихійних лих або інших надзвичайних ситуацій необхідно представити акт завданих ушкоджень, довідки, що підтверджують факт стихійних лих або інших надзвичайних ситуацій, відповідних органів або служб цивільної оборони і надзвичайних ситуацій, протипожежних та інших спеціальних служб.
Після отримання згоди на списання державного майна проводиться його демонтаж (при необхідності утилізація) та відповідні операції відображаються в бухгалтерському обліку.
Бухгалтерський облік списання основних засобів
Згідно п. 51 Інструкції № 157н відображення в бухгалтерському обліку вибуття об'єкта основних засобів здійснюється у випадках:
- прийняття рішення про списання об'єкта основних засобів по підставі їх вибуття поза волею установи (розкрадання, нестачі, псування, виявлених при інвентаризації активів);
- часткової ліквідації (в тому числі при виконанні робіт з реконструкції, модернізації, дообладнання);
- ліквідації при аваріях, стихійних лих та інших надзвичайних ситуаціях;
- по завершенню заходів (розбирання, демонтажу, знищення, утилізації та т. П.) За основою морального і фізичного зносу об'єкта основних засобів, недоцільність подальшого використання, його непридатності, неможливості або неефективності його відновлення;
- передачі в порядку, передбаченому законодавством РФ, об'єкта майна іншому державному (муніципальному) установі, органу державної влади (державного органу), органу місцевого самоврядування (муніципального органу);
- в інших випадках припинення права оперативного управління, передбачених законодавством РФ;
- повернення об'єкта, що є предметом лізингу (сублізингу), лізингодавцю;
- включення об'єкта майна до складу державної частини Музейного фонду РФ, Архівного фонду РФ або національного бібліотечного фонду.
Одночасно зі списанням з балансового обліку вартості об'єктів основних засобів підлягає списанню та сума накопичених амортизаційних відрахувань по цих об'єктах. Вибуття інвентарних об'єктів основних засобів, у тому числі об'єктів рухомого майна вартістю до 3 000 руб. включно, що враховуються на позабалансовому обліку, відбивається на підставі рішення комісії з надходження та вибуття активів, оформленого в установленому порядку відповідним первинним обліковим документом (актом).
Відповідно до п. 52 Інструкції № 157н відображення в бухгалтерському обліку здійснюється на підставі акта при наявності рішення про списання об'єкта ОЗ у випадках, передбачених законодавством РФ, узгодженого з власником майна (з органом, що здійснює функції і повноваження засновника), і яка стверджує написи керівника установи на акті. Відображення в бухгалтерському обліку вибуття основних засобів до затвердження в установленому порядку рішення про списання (вибуття) та реалізації заходів, передбачених актом про списання, не допускається.
У установи в результаті розбирання (демонтажу) основних засобів можуть залишатися матеріальні запаси, придатні для подальшого використання. Вони повинні бути відповідним чином оприбутковані і ці операції необхідно відобразити в бухгалтерському обліку.
Розглянемо, як відображається в бухгалтерському обліку установ різних типів вибуття основних засобів в залежності від підстави списання цих об'єктів.
У казенних установах ці операції будуть відображатися відповідно до Інструкції № 162н. в бюджетних установах - відповідно до Інструкції № 174н. в автономних - відповідно до Інструкції № 183н.