Не всім підприємцям обов'язково використовувати в своїй бізнес-діяльності контрольно-касову техніку, але якщо такий апарат належним чином зареєстрований в ИНФС, то при його застосуванні необхідно суворо дотримуватися касову дисципліну, щоб уникнути серйозних штрафів.
Одним з обов'язкових елементів роботи каcсіра-операціоніста є зняття Z-звіту. Що це за документ, для чого він потрібен, як чинити в разі його втрати, а також яким санкціям можуть піддатися підприємці за неправильну Z-звітність - про все докладно нижче.
Що таке зет-звіт
Z-звіт ( «Зет-звіт». Він же звіт з гасінням) - це підсумковий касовий чек, який обов'язково повинен бути надрукований протягом 24 годин. Він означає завершення касової зміни, здачу виручки і обнулення оперативної пам'яті касового апарату. Всі дані з попереднього моменту гасіння залишаються у фіскальній пам'яті каси і на стрічці Еклз.
ДО ВІДОМА! В контрольно-касовому апараті існує контрольна стрічка (Еклз - «електронна контрольна стрічка захищена»), на якій записуються всі показники з лічильників. У випадках, коли інформація за звітами чомусь втрачається, Еклз - єдина можливість її відновити.
За цим документом можна відстежити:
- дані лічильників грошей на початок і кінець зміни;
- загальну суму виручки до моменту гасіння;
- суму повернень грошей, якщо вони мали місце;
- суму наданих знижок;
- суму за анульованими чеками.
Зняли Z-звіт, що далі?
Надрукувати чек з підсумковим звітом потрібно підколоти або підклеїти до «Довідці-звіту касира-операціоніста». В касовий журнал окремим рядком заноситься інформація по «зетка»:
- дата кожного документа;
- його номер;
- грос-підсумок (сума на початку і по завершенні зміни);
- суми продажів, повернень, знижок і т.п.
Разом з оприбуткованої виручкою касовий журнал в кінці зміни (робочого дня) здається старшому касиру, в бухгалтерію або особисто керівнику (в залежності від того, як це заведено внутрішнім порядком організації).
Зберігати зняті Z-звіти, як і використані Еклз, потрібно не менше 5 років, відповідальність за терміни і збереження несе керівник.
ВАЖЛИВО! Бережіть ці документи, не втрачайте і не викидайте зняті Z-звіти, навіть якщо вони були проведені майстром при налагодженні касового апарату, містять нульові показники або зняті в якості проби. Абсолютно всі звіти з гасінням в обов'язковому порядку фіксуються в журналі.
щодобовий контроль
«Зетка» є документом суворої фінансової звітності.
Знімати її потрібно після зміни чи робочого дня, але не рідше, ніж 1 раз в 24 години. Якщо цього не зробити, то каса буде заблокована. Всі касові апарати, за розпорядженням законодавства, оснащені системою автоматичного блокування при перевищенні 24-годинної зміни. Поки не буде знятий Z-звіт, каса не зможе робити ніяких операцій.
А якщо операцій не було?
Поки законодавці не прояснили це питання остаточно, краще, щоб уникнути неприємностей друкувати Z-звіт щодня і оформляти його в касову книгу, навіть якщо він нульовий.
Особливості Z-звіту
- Кожен звіт з гасінням має свій порядковий номер, тому в журналі касира не повинно бути пропусків.
- Повторно зняти його або скасувати не можна, так як він фіксується у фіскальній пам'яті апарату і на контрольній стрічці.
- Якщо операції по касі не проводилися протягом 24 годин, можна зняти нульовий Z-звіт.
- Протягом зміни чи робочого дня можна знімати будь-яку кількість Z-звітів, кожен повинен бути оформлений окремо і підшитий до довідки операціоніста.
- Після роздруківки Z-звіту вдруге його зняти неможливо, поки не буде проведена будь-яка операція по касі.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Найперший звіт з гасінням, що знімається в ИНФС при реєстрації контрольно-касового апарату, там і залишиться: його відсутність ніяк не вплине на правильність оформлення касового журналу. А ось з усіма подальшими слід бути особливо уважним.
Z-звіт втрачений, як бути?
У житті все може трапитися, і навіть непоправної звіт з гасінням може виявитися з якоїсь причини не оформленим в журнал, як слід. Це найчастіше трапляється:
- з недосвідченими працівниками, через незнання викидають такий важливий чек;
- внаслідок ремонту апарату, коли звіт пробиває майстер для перевірки, не завжди його здогадуються зберегти;
- якщо чек не надрукований через поломки каси, неполадок зі стрічкою або папером, аварійного відключення електроенергії;
- якщо чек загублений;
- коли документ порвався, затерся, був залитий або зіпсований якось інакше.
Відсутність Z-звіту загрожує підприємству великими штрафами. Щоб уникнути їх, потрібно відразу при виявленні втрати «зетка» виконати запропоновані законом процедури.
Послідовність дій при виявленні втрати звіту з гасінням
ВАЖЛИВО! Керівник має право накласти покарання на касира, винного у втраті документа суворої звітності, якщо вважатиме за потрібне за підсумками його пояснювальної записки. Звільнення за таку провину не положено, але догану або усне попередження цілком ймовірно.
Забули зняти Z-звіт вчасно?
В кінці зміни «розетку» не зняли, а зробили це дія на початку наступного дня? Так буває нерідко, проте, це порушення, «зловивши» на якому, податкова не поскупиться на штрафи. Причина виявиться в тому, що за документами виручка виявиться несвоєчасно оприбуткованої.
Не варто сподіватися на те, що податкова не буде звіряти дати звітів і оприбуткування грошей в касу. Цілком може статися, що порушення «випливе» в результаті обслуговування представників юридичної особи. Отримавши чек за товар або послугу, пробитий певною датою, він може подати його в бухгалтерію своєї організації для звіту по витраченим фінансів. Цілком реальна зустрічна перевірка, в результаті якої з'ясується, що отримані за пред'явленим чеку гроші були оприбутковані не в день отримання, а пізніше.
Особлива ситуація з підприємцями на ССО, які зобов'язані показувати виручку в КУДІР саме в тій датою, коли вона опинилася в касі. Якщо чек на покупку або послугу вибитий сьогодні, а Z-звіт по ньому збираються зняти тільки завтра, то в КУДІР вийде невідповідність: доведеться вказати сьогоднішній чек по ще не знятої «зетка», відповідно до якої чеки будуть вже вчорашніми.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Поодинокі випадки несвоєчасного зняття звіту з гасінням можуть пройти безкарними: адже їх причиною можуть з'явитися і технічні неполадки, це можна відобразити в пояснювальній записці. Важливо не допускати, щоб такі випадки стали постійною практикою.
Санкції і штрафи за порушення зняття зет-звіту
Виявлені податковою перевіркою порушення Z-звітності чреваті серйозними штрафами для керівництва організації.
Відсутність однієї або декількох «зеток» - це порушення ст.19.7 КоАП РФ, так як фактично це - ненадання представникам державних органів необхідних ними відомостей.
За це посадові особи можуть бути оштрафовані на суму від 300 до 500 руб. а юридичні - в десятикратному розмірі.