Теніровочний відкликання продукції.
Сьогодні кожен оператор ринку харчових продуктів, який працює з федеральними торговими мережами і застосовує системи харчової безпеки в виробництві, зобов'язаний регулярно проводити тестування системи відкликання та простежуваності продукції.
Багато виробників проводять таку вправу по тестовому відкликання продукції не рідше одного разу на рік. Навіщо? Ідея не нова: навіть при відсутності серйозних проблем з продукцією ніхто не застрахований від проблем з безпекою або якістю сировини, упаковки, які можу виникати у постачальників, від серйозних помилок в маркуванні, виявлення фактів потрапляння сторонніх предметів в харчові продукти. Досить згадати недавні випадки в серйозних корпораціях - пластик в батончиках MARS, конину у фрикадельках IKEA - коли виробникам довелося відкликати продукцію з ринку абсолютно реально. Повернути всі небезпечні продукти з магазинів вдалося тільки завдяки ефективній процедурі відкликання та простежуваності.
Тестовий відкликання продукції - це «навчальна тривога», яка покаже і виробнику, і його клієнтам ступінь готовності компанії до швидких і точних дій в разі реальної необхідності повернення продукції з ринку для захисту кінцевих споживачів. Проведення відкликання - як тренувального, так і реального, - повинно проходити строго за вимогами внутрішнього документа підприємства - по Процедурі відкликання та повернення продукції.
Тестовий відгук: Помилки початківців
Незважаючи на те, що число виробників, які регулярно тестують свої системи відкликання, за останні роки сильно зросла, багато хто з них в реальності виявляються зовсім не готовими до проведення фактичного відкликання при виникненні такої необхідності. Причина криється в неефективності самого тіста, в формальному відношенні виробника. Часто доводиться чути «цей тест ми робимо для зовнішніх аудиторів», «мережі придумали якийсь тренувальний відгук - ну ми і написали, як змогли». Спробуємо розібратися в тому, як же провести реалістичне тестування відкликання продукції і уникнути при цьому поширених помилок.
Існує ряд причин, за якими тестування відкликання продукції може бути не показовим і нереалістичним. Найпоширеніші з них:
- Вправа по відкликанню і простежуваності розглядаються більшістю виробників як «необхідне зло» і не мають ніякої доданої цінності для підприємства. Як наслідок, результати тестів формальні, поверхневі. Вони не дозволяють виявити реальні слабкі сторони в ланцюжку відкликання та повернення продукції, поглянути об'єктивно на приховані ризики компанії.
- Рішення про те, який сценарій вибрати - спрощений або більш реалістичний - найчастіше приймає відділ якості підприємства. Вище керівництво, як правило, взагалі не залучено в планування тесту.
- У більшості випадків виробник обирає найпростіший і короткий сценарій для тестового вправи (пересортиця, помилка в супровідних документах і т.п.). Тестується тільки мала частина ланцюга простеження продукту, а існуючі глибинні проблеми просто не виявляються.
- Як правило, велика кількість співробітників знає про те, що проводиться відгук - навчальний. Можливість підготуватися і не поспішаючи зібрати всю інформацію рідко надається в разі реального відкликання.
Секрети ефективного відкликання
Секрет перший - реалістичний сценарій тестового відкликання
Занадто часто компанії в цілях економії часу вибирають найпростіший і поверхневий сценарій відкликання - повернення з власного складу, від свого роздрібного магазину або щось подібне.
Для адекватної перевірки процедури відкликання компанія сама може вибрати будь-який сценарій можливої реальної ситуації, яку вона хоче протестувати. Від цього буде залежати і «глибина» майбутнього тесту. Наприклад, при сценарії «помилка в маркуванні» (неправильна дата вироблення, помилка в супровідних документах, нечитаність штрих-коду та ін.) Ваш тест буде зосереджений безпосередньо на повернення і визначенні дій з повернутої партією (оцінка, напрям на перепакування, промпереработку або списання і утилізацію або інше). Але якщо Ви вибираєте сценарій «невідповідність використаного сировини» (наприклад, регіон поставки сировини визнаний наглядовими органами неблагополучним щодо аспектів безпеки), то перш ніж повертати будь-яку партію товару, Вам необхідно провести повний тест простежуваності в напрямку від сировини до готової продукції. До віртуального відкликанню можна буде приступити тільки тоді, коли Ви встановите, в яких продуктах і в яких конкретно партіях було використано шукане сировину.
Пам'ятайте, що хороший реалістичний сценарій відкликання завжди заснований на реальних ризики, пов'язані з роботою компанії і продукції, що випускається продукцією. Спробуйте проаналізувати власні повернення, а також випадки, які сталися за останній рік у вашій галузі серед вітчизняних і зарубіжних виробників, оцініть наявні скарги клієнтів, а також високо ризикові сировинні компоненти (з потенційно неблагополучних регіонів, схильні до масової фальсифікації.
Секрет другий - достатня глибина тесту
Завжди відпрацьовуйте навчальний відгук в двох напрямках - від продукту до сировини і назад, до готових продуктів!
В ході тесту намагайтеся проаналізувати найгірший варіант подій.
Таке питання відразу наведе вас на ключові точки виробничого процесу і ланцюги постачання.
Вибираючи кінцевий продукт в споживчій упаковці в якості відправної точки, рухаючись назад до сировини і матеріалів, і розслідуючи використання етіхпартій сировини в інших видах і партіях продукції. підприємство зможе отримати реалістичну картину справжніх ризиків, з якими доведеться зіткнутися в разі реального відкликання.
Секрет третій - простежуваність повинна бути відновлена якомога швидше!
Тест прослежівемості не може замінити тестовий відгук, тому що відгук набагато ширше, ніж просто перевірка зв'язків готового продукту і партій сировини. Однак простежуваності - це важлива частина будь-якого відгуку, в тому числі і мас-баланс, який буде необхідний для розуміння кількості випущеної, відвантаженої і відкликаною продукції.
Однак часто доводиться стикатися з тим, що виробники начебто живуть в далекому минулому, де оповіщення залучених сторін відкладається до останнього або не проводиться зовсім. У сьогоднішньому динамічному світі, з інструментами і технологіями, доступними кожному, клієнти і органи очікують від виробників максимально оперативного інформування в найкоротші терміни. Деякі клієнти встановлюють для своїх постачальників максимальні терміни, протягом яких повинна бути зібрана інформація по шуканої партії і оповіщені учасники ланцюга поставок. Для постачальників великих ресторанів і готелів термін може бути в межах 1 -2 годин.
При виникненні проблем у одного з учасників ланцюга поставок, швидкість реагування - це все! Тільки приймаючи рішення блискавично інформувати клієнта або запросити інформацію у постачальника, виробник може врятувати свою компанію від публічного скандалу і провести відкликання продукції з ринку спокійно і чітко.
В процесі відкликання - навчального або реального - команда повинна діяти злагоджено і швидко, збираючи всю необхідну інформацію і оперативно приймаючи непрості рішення. Під час натоящего відкликання всі інші завдання відійдуть на другий план і Ваша команда сфокусується на відкликання проблемної партії. Постарайтеся зробити те ж саме і при організації тестового відкликання. Фіксуйте час. яке Ви витратили (на збір інформації, зворотне простежування, отримання зворотного зв'язку від клієнтів, дистриб'юторів, логістів і т.д.) і покращуйте свій результат!
Секрет четвертий - увага до деталей
Переконайтеся, що число співробітників, які знають, що відгук - тренувальний, мінімально. Намагайтеся вибрати для тесту день, коли частина відповідальних менеджерів може бути в обмеженому доступі (відрядження, відпустка і т.д.).
В ході навчального відкликання не нехтуйте тестуванням контактних даних - як своїх відповідальних співробітників, так і представників клієнтів і постачальників. Звичайно ж, не забувайте вказувати, що «ЦЕ НАВЧАЛЬНИЙ ВІДГУК» у всіх листах і повідомленнях, які будуть розсилатися в процесі тренування.
За підсумками тренувального відкликання заповнюйте результуючий звіт або зведений протокол із зазначенням всіх деталей виконаного тесту, витраченого часу і виявлених слабких сторін і можливостей для поліпшення. До такого звіту можна додати копії електронних листів, накладних, журналів та інших записів, які Ви використовували під час відкликання. Записи стануть об'єктивним свідченням проведених тренувань і допоможуть зібрати статистику по розвитку Вашої внутрішньої системи відкликання продукції.
В реальності повернення та відкликання трапляються в самий невідповідний час, так не тестируйте свою систему в ідеальних умовах! Тільки проводячи тренування максимально наближені до реальних умов, Ви досягнете очікуваного ефекту і зможете поліпшити заходи з управління ризиками у Вашій компанії.
Потрібно більше інформації?
Будемо раді відповісти на Ваші питання і поділитися досвідом на наших семінарах
А як Ви проводите відгук?