Глава 6 Конференція
Конференція - збори людей, що об'єднуються професією, інте-самі або загальними цілями, які збираються для обміну інформацією та спільного обговорення питань, важливих для її учасників. Соот-повідно, на науково-технічну конференцію, де будуть обгово-датися нові відкриття, технологічні розробки і ноу-хау, пов'язані з високими технологіями, зберуться люди, пов'язані з наукою і технікою і працюють в якійсь одній, а може бути, і різних або суміжних областях науки або промисловості. Чому? Так по-тому, що конференція є одним з найефективніших видів комунікації, так як на неї збираються фахівці з різних го-пологів і країн, привозять інформацію про самих останніх відкриттях і ідеях, пропонують свіжі рішення старих проблем, формулюють нові.
Перш ніж з легкістю і очікуванням великих результатів приставні-пать до організації конференції, дайте собі відповідь на 6 запитань, затра-ГІВА 6 різних сторін, пов'язаних з проведенням конференції:
1. Інформативність. Що ми хочемо сказати і почути на нашій конференції? Чи є у нас те, що зацікавить нашу цільову аудиторію?
3. Час. Коли це найкраще зробити? Чиї інтереси поставити на перше місце? Наші або потенційної аудиторії?
4. Місце. Де проводити конференцію? У будівлі своєї організа-ції або в престижному конференц-залі п'ятизіркового готелю в центрі міста? Або за містом, використовуючи перевагу близькості проживання до місця проведення конференції, - все від-ходить в одному і тому ж готелі, не витрачається час на щоденний проїзд до місця засідань і забезпечуються необмежені віз-можности спілкування між учасниками конференції ввечері, після закінчення офіційних засідань ? Або (що останнім ча-ма має місце і в Росії) на березі теплого моря, щоб хто побажає міг і відпочити, і розважитися?
5. Навіщо? Чому ми хочемо зайнятися цим важким справою, органі-зацией конференції? Що ми хочемо отримати в результаті?
6. Яким чином? Як ми сподіваємося реалізувати свої наміри і отримати шукані результати?
Отже, наші перші дії до початку безпосередньої роботи по організації конференції складаються з з'ясування наступних поло-жень:
♦ які цілі ми переслідуємо, організовуючи конференцію?
♦ яку тему в якості основної слід запропонувати для досягнень-вання цієї мети?
♦ якими засобами ми маємо в своєму розпорядженні для проведення конференції, де ми візьмемо додаткові кошти і який загальний бюджет цього заходу?
Далі слід відповісти на питання: хто ж усім цим займається? Як правило, всі обов'язки з підготовки та проведення конференції лягають на ОРГКОМІТЕТ, очолюваний по положенню і тради-ції, прийнятої, наприклад, в наукових і освітніх організаціях в Росії, керівником компанії; це, як правило, ректор універ-тету або директор науково-дослідного інституту.
Оргкомітет складається з двох комісій - програмної і організа-ційної, і в кожної є свій голова. Комісії потрібні для прийняття колегіальних рішень і розподілу обов'язків і від-льної між членами комісій. Однак відповідальність за удачу або провал всієї конференції завжди лягає на плечі її головного відповідального особи - голови оргкомітету конференції. Проте йому не слід в своїй поведінці дотримуватися фор-мули: «Успіх - це мої заслуги, провал - через них (інших чле-нів оргкомітету)».
Чим займаються комісії оргкомітету і що входить в обов'язки їх членів?
♦ розробляє і затверджує програму конференції, включаючи пленарні та секційні засідання;
♦ веде переговори з доповідачами всіх рівнів для всіх днів пле-нарних і секційних засідань;
♦ пропонує кандидата для запрошення його в якості почесного гостя з правом виступу з першим основною доповіддю на від-критих конференції (це зазвичай або дуже відомий вчений зі світовим ім'ям, або настільки ж відома величина зі світу по-літики - всі витрати по його приїзду, проживання, харчування та розваг лягають на організаторів конференції; зазвичай такий гість їде на наступний день, задовго до закінчення конференції).
♦ визначає бюджет конференції;
♦ відповідає за підготовку всієї друкованої продукції (запрошення, програма, різний роздатковий матеріал, причому не намагайтеся економити ні на якості, ні на кількість друкованих матеріалів);
♦ забезпечує проведення конференції усіма необхідними (на вимогу доповідачів) технічними засобами.
Розберемо як приклад можливі цілі проведення науково-технічної конференції:
1. Поширення знань, інформація про наукові досягнення і відкриття.
2. Підведення підсумків роботи наукового напрямку або школи, ка-Федри.
3. Вшанування вченого, приурочене до ювілейної дати.
Причини організації конференції іноді можуть збігатися, а іноді і не збігатися з цілями її проведення. Ось кілька можливих причин.
1. Обмін досвідом - «У нас є що розповісти, хочемо дізнатися, як йдуть справи у інших».
2. Перевірка власних позицій, поглядів, надійності результа-тов експериментів.
3. Запрошення на роботу нових перспективних співробітників з чис-ла присутніх доповідачів.
4. Пошук інвесторів для фінансування перспективних розробок.
Що забезпечує успішність проведення конференції?
1. Вибір актуальної теми.
2. Запрошення в якості доповідачів відомих вчених; осіб, за-ним провідне становище в своїй галузі економіки; моло-дих, перспективних розробників і практиків - осіб, наилуч-шим чином здатних розкрити тему конференції.
4. Правильний вибір місця для проведення конференції, забезпе-чивающего можливість використання муніципального транс-порту і парковку для індивідуальних автомобілів, може по-ложітельно впливати як на склад аудиторії, так і на атмосферу, в якій проходить конференція.
6. Час проведення конференції (час року, ранкові або вечір-ня годинник) і суворе дотримання регламенту (початок і закінчення засідань відповідно до часу, зазначеним в програмі). Жорстке дотримання регламенту ведення конференції - необхідний фактор, оскільки дуже часті випадки, коли люди пріез-жають, щоб послухати один конкретний доповідь, і погано, якщо вони пропустять його або їм доведеться витрачати час на очікування.
7. Використання сучасних технічних засобів істотно еко-номіт час, що відводиться кожному доповідачу, і забезпечує при-трансформаційних змін якісно підготовлених ілюстративних матеріалів.
Деякі рекомендації при плануванні виступу на кон-ференції (для молодих і не дуже досвідчених доповідачів):
♦ необхідно, природно, добре знати свій предмет і то, навіщо ви викладаєте його в цій аудиторії;
♦ слід чітко розмежовувати головні і другорядні питан-си; як показує практика, обов'язково потрібно мати іду-щие розділи в доповіді: вступ, основна частина, підтримую-щие факти і деталі, висновок;
♦ потрібно подумати про те, якими словами розпочати виступ, наприклад: «Для мене велика честь виступити в цьому високо-кому зборах. », Або« Пані та панове, попередні доповідь-чики. », Або« З великим задоволенням я прийняв запрошені-ня брати участь. " і т.д.;
♦ необхідно вміти тримати паузу (5 сек) після або перед изложе-ням найголовнішою ідеї вашого виступу;
♦ слід бути впевненим в самодостатності ілюстративних матеріалів, усне їх супровід має бути коротким; врахуй-ті: таблиці з безліччю цифр нерепрезентативним, їх часто про-сто не видно, краще замінити їх графіками чи діаграмами;
♦ потрібно дотримуватися регламенту, точно вкластися у відведений для вашого виступу час, так як відступ в будь-яку сторо-ну буде не на вашу користь.
Очікувані результати проведення конференції можуть бути сле-дмуть:
♦ оформлення заявок на відкриття і винаходи;
♦ поява нових наукових напрямів і імен;
♦ створення нових наукових колективів з розробки визначено-них напрямків;
♦ знаходження спонсорів.
Програмний комітет зайнятий проблемами, такими, що відповідають на питан-си: що? і хто? А це означає вибір теми, доповідачів, цільової ауді-торії. Члени програмного комітету розглядають заявки на учас-тя в конференції та надсилаються тези, на підставі чого вони складають програму конференції, як пленарних, так і секційні-них засідань. Персональні запрошення в якості доповідачів осіб, що представляють найбільший науковий інтерес, а також головно-го почесного гостя конференції - прерогатива і обов'язок членів програмного комітету, а також розподіл доповідей по секціях і виділення найбільш значущих з них для заслуховування на пленар-них засіданнях. Вибір часу проведення конференції - дуже важливе питання, і програмний комітет приділяє йому великої ваги питан-ня, так як слід врахувати інтереси і можливості всіх доповідачів та гостей, в чиєму участі організатори конференції глибоко заинте-ресовани. Готовий, остаточний варіант програми передається до оргкомітету для розмноження і розсилання.
Обов'язки оргкомітету дуже широкі і різноманітні і требу-ют з самого початку чіткого визначення кола питань, якими він повинен займатися в усі періоди підготовки, проведення та подве-дення підсумків конференції. Основними виконавцями в оргкоміте-ті є співробітники відділу по зв'язках з громадськістю совме-стно з представниками адміністративно-господарського управління, в тому числі і бухгалтерії.
Відзначимо лише найбільш значні функції, за які відпові-чає оргкомітет:
2. На підставі даних про кількісний склад учасників і їх статус, отриманих від програмної комісії, займається бро-вання номерів в готелях, придбанням зворотних квитків та квитків в театри і т. П. Все це робиться з урахуванням Пожела-ня учасників конференції , листування з якими ведуть члени оргкомітету.
4. Підготовка технічного персоналу щодо забезпечення ефективної-ної роботи конференції та її секцій.
5. Фінансове забезпечення всіх заходів конференції.
6. Транспорт для зустрічі і від'їзду учасників конференції; транс-порт по місту.
7. Забезпечення харчування учасників конференції (прохладітель-ні напої, кава); прийом з нагоди відкриття (закриття) кон-ференції.