Види організаційно-розпорядчої документації ................... ...... 5
Види інформаційно-довідкової документації. ................................. .6
Реквізити доповідної записки ............................... ........................... .8
Приклад оформлення доповідної записки ............................................. 15
Список використаної літератури……………………………………………. 16
Значення документа для підприємства важко переоцінити. Інформація, зафіксована в документах, є відображенням діяльності організації і становить основу будь-якого бізнесу. Більшу частину службової інформації працівники підприємства отримують за допомогою документів. У кожній організації на складання документів і на роботу з ними в середньому йде більше половини часу.
В даний час управління підприємством - це в значній мірі безперервна низка процесів складання і переміщення документів. Здійснюються проекти, полягають і розриваються договори, купуються і продаються цінні папери, підприємства, нерухомість. За всім цим стоять документи.
На основі документів приймаються відповідні управлінські рішення. Документи в багатьох випадках є головним аргументом в спірних ситуаціях, підтверджуючи тим самим первинне визначення терміна «документ» як «спосіб докази». Тільки грамотно складений, що має юридичну силу документ є гарантом успішної операції.
Керівники підприємства несуть персональну відповідальність за склад, збереження і правильне оформлення документів. Безлад в зберіганні документів може обернутися ризиком втрати цінної інформації. Неправильно оформлені документи або їх відсутність може послужити причиною нарікань і штрафних санкцій при різних перевірках підприємства, що проводяться аудиторами, податковою інспекцією, ревізорами інших органів.
Мета даної контрольної роботи - розглянути поняття документа, види організаційно-розпорядчої документації та входять до її складу інформаційно-довідкової документації. Перерахуємо вимоги до оформлення доповідної записки із зазначенням реквізитів застосовуються для її складання.
Документ і його функції
Слово «документ» в перекладі з латинської означає «свідчення», «спосіб докази». Документ - матеріальний об'єкт із закріпленою в ньому інформацією для передачі її в часі і просторі. Документ виступає одночасно і як предмет праці управлінського працівника, як його результат.
Найважливішою функцією документа є - інформаційна функція. У документі фіксуються факти, події, явища практичної і розумової діяльності людини.
Документ має організаційної функцією. За допомогою документа забезпечується вплив на колективи людей для організації і координації їх діяльності. Зовнішні зв'язки підприємств і організацій забезпечує комунікативна функція документів.
Для того щоб документ мав юридичну силу, він повинен мати всі супутні йому реквізити, відсутність їх або неправильне оформлення може привести до того, що документ не матиме юридичної значимості.
Нарешті, документ виконує виховну функцію. Він дисциплінує виконавця, вимагає підвищеного рівня освітньої підготовки, а добре оформлений документ виховує естетичний смак управлінських кадрів, підвищує престиж організації.
Види організаційно-розпорядчої документації
Будь-який документ функціонує спільно з іншими документами. Сукупність взаємопов'язаних документів, що використовуються в певній сфері людської діяльності, називається системою документації. Раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів, створений за єдиними правилами і вимогам і застосовуваний в певній галузі діяльності, називають уніфікованою системою документації (УСД).
Серед великої різноманітності видів ділових документів, обертаються на підприємствах і в організаціях, організаційно-розпорядча управлінська документація (ОРД) займає центральне місце. Можна стверджувати, що організаційна і управлінська діяльність головним чином полягає в розробці та реалізації рішень, що фіксуються ОРД.
Оформлення ОРД в даний час здійснюється на основі норм і вимог ГОСТ Р 6.30-03 і Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади.
Організаційно-розпорядча документація є найбільш широко використовуваним видом документації.
ОРД класифікується на три групи:
- розпорядча документація (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки);
- організаційна документація (статути, положення, правила, інструкції, штатні розписи).
Види інформаційно-довідкової документації
Інформаційно-довідкові документи подають відомості, які спонукають приймати певні рішення (ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб дій).
До інформаційно-довідкових документів належать: