Реєстрація документа-це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання.
У нашому випадку реєстрація буде фіксувати факт створення документа. Варто відзначити, що реєстрація також потрібна для подальшого обліку документів і організації довідкової роботи.
Реєстрація може здійснюватися одним з трьох способів:
· Записом про документ в паперовому журналі (журнальна форма реєстрації);
· Записом в паперовій реєстраційно-контрольній картці - (карткова форма реєстрації);
· Внесенням інформації про документ в систему автоматизації справу-виробництва і електронного документообігу - (автоматизована форма реєстрації).
Варто відзначити, що в даний час доцільна саме автоматизована реєстрація документів. так як вона має безліч переваг в порівнянні з журнальної і карткової формами реєстрації. Назвемо невелику частину з цих переваг:
· Швидкий пошук документів по будь-якому реквізиту або реквізитами;
· Автоматичне формування звітів, зведень, ведення довідково-аналітичної роботи по документам;
· Автоматичний контроль за виконанням доручень (документів);
· Можливість одночасної реєстрації документів на декількох робочих місцях та інші.
Причому автоматизована реєстрація документів можлива і без впровадження на підприємстві спеціалізованого програмного забезпечення.
У більшості невеликих компаній вона здійснюється за допомогою програми MS Excel шляхом заповнення звичайної таблиці.
Під час реєстрації документа присвоюються реєстраційний номер і дата документа. Датою наказу і розпорядження повинна бути дата підписання, звідси можна зробити висновок, що накази і розпорядження повинні реєструватися саме в день їх підписання.
Реєстрація документів проводиться в межах груп, в залежності від назви виду документа. Крім цього окремо реєструються накази (а також розпорядження) з основної діяльності, з особового складу та з адміністративно-господарських питань. Це означає, що перераховані вище підвиди наказів і розпоряджень матимуть не загальну, а роздільне нумерацію.
Підписана керівником і пройшло реєстрацію розпорядження з листом узгодження