- Розвиваючи тему, давайте поговоримо про те, як правильно узгоджувати і реєструвати накази.
узгодження наказу
Узгодження наказів і проставлення на них віз - це обов'язковий процес. Якщо порядок його проведення оформлений в інструкції, що стосується діловодства організації, то це полегшує завдання.
Проекти наказів по основній діяльності організації візуються, як правило, заступником керівника, який відповідає за певний напрям діяльності організації, а також начальниками відділів:
- тими, хто готував наказ;
- особами, яким дано доручення, систему виконання слід закладати ще на стадії підготовки, щоб підібрати реальні терміни - це убезпечить вас від внесення додаткових змін у майбутньому;
- керівником юридичної служби;
- з фінансових питань підпис ставить головний бухгалтер організації;
- в останню чергу наказ підписують діловоди, щоб мати можливість перевірити правильність його оформлення;
- інші зацікавлені особи, якщо в цьому є необхідність.
Проставлення віз здійснюється на останньому аркуші наказу зі зворотного боку або на аркуші погодження. Обов'язково після візи повинна слідувати розшифровка із зазначенням ініціалів та прізвища посадової особи, а також датою підпису.
Найзручніше варіант з листом узгодження. Так як не доведеться повторно збирати підписи, якщо буде потрібно редагування наказу. На проекті наказу візи можна проставляти з додаванням позначки «з зауваженням (-ами)». Оформляти їх бажано окремим листом і в довільній формі.
Якщо до проекту наказу в процесі узгодження додані істотні зауваження, що носять принциповий характер, його необхідно доопрацювати, після чого доведеться знову збирати підписи. На практиці зустрічаються різні люди, тому має сенс подумати і почати саме з тієї людини, у якого може виникнути найбільше запитань і зауважень.
У разі, коли зауваження носять лише редакційний характер, повторний збір віз не потрібно. Проект наказу просто переоформлюють з урахуванням зазначених недоліків.
Наказ, після того як задоволені всі вимоги і виправлені зауваження, слід роздруковувати таким чином, щоб його остання (або єдина) сторінка перебувала на зворотному боці аркуша узгодження. Так, зокрема, надходять органи федеральної влади, так як число візують осіб там досить велике, а таким чином зменшується ймовірність повторного збору підписів, коли наказ переоформлюють або вносять будь-які зміни.
Після того як завершено процес узгодження наказу з відповідальними особами, настає момент його підписання.
Всі накази, які регламентують питання основної діяльності організації, підписує тільки її керівник або особа, якій таке право надано офіційно, наприклад, при наявності наказу про перерозподіл повноважень і відображення в посадовій інструкції. У випадках коли керівник організації відсутній з якоїсь причини (знаходиться на лікарняному, у відпустці і т.д.), право підписувати накази надається замінює його особі. Питання про те, хто буде тимчасово виконувати його обов'язки, вимагає закріплення в наказі по основній діяльності. Такий наказ може бути створений один раз, або надаватися при кожному случає відсутності керівника.
Після підписання наказу в нього не можна вносити будь-які зміни. Але випадки зміни наказу на практиці все ж трапляються (наприклад, його оформлення заднім числом і ін.), Що, по суті, є грубим порушенням законодавства.
Реєстрація наказів
Реєстрація наказів відбувається тільки після їх підписання, але в той же самий день, в відповідно до порядкового номера і зазначенням дати. Це обов'язки відділу діловодства. При цьому нумерація наказів починається з одиниці щорічно, але журнал може залишатися єдиним протягом декількох років.
Зверніть увагу: реєстрація наказів з основної діяльності здійснюється окремо від різного роду розпоряджень, а також наказів, які регулюють адміністративно-господарські питання і ті, що стосуються особового складу. Головна причина - це відмінність термінів їх зберігання.
Постійний термін зберігання мають накази, що регулюють основну діяльність організації. В установах, які не передають документи на зберігання державі, під постійним терміном мається на увазі момент ліквідації. Решта ж можуть мати різний термін зберігання (від 5 до 75 років), який визначається в залежності від їх виду.
Реєстрація наказів може здійснюватися в двох видах: традиційному паперовому або в електронному. У першому випадку носій може мати назву «Журнал / Книга реєстрації наказів»
Вибирайте щось одне найбільш зручне для вас. Такий журнал, в якому реєструються накази, які стосуються основної діяльності організації, має постійний термін зберігання. У разі, коли ви ведете електронний журнал реєстрації, його дублювання на паперовому носії зовсім не обов'язково.
Єдиного вихідного зразка ведення журналу реєстрації не існує, форму його ведення не регламентують існуючі нормативно-методичні рекомендації в області діловодства. Тому допустимо його зміна і редагування граф, а також їх додавання або видалення.
За основу можете взяти даний зразок журналу реєстрації наказів в форматі .doc
Питання про можливість реєстрації наказу заднім числом досить поширений. Те, що це порушення, знають всі, але іноді буває дуже потрібно. Найбільш оптимальним видається варіант із залишенням резервних номерів, але майте на увазі, що, по-перше, все повинно мати розумні межі, а по-друге, пропущені номери - це мінус, і будь-яка перевірка при їх виявлення не погладить вас по голові.
Другий варіант реєстрації наказу заднім числом - це додавання літери до номеру, наприклад, наказ № 5а. Теж досить спірне спосіб. Таким чином, простір для виходу з ситуації створюється зовсім невеликий.