Хоча способи підтвердження періодів роботи і виплат страхових внесків можуть бути іншими, наприклад, витяги з наказів про прийняття, переведення, звільнення з роботи, копії особових рахунків та інші документи, оформлені в відповідність до закону.
Якщо у людини є робочий стаж і оформлена трудова книжка, записи в ній повинні відповідати дійсності.
Адже саме від правильного заповнення трудового документа буде залежати враховується для призначення пенсійних виплат трудовий стаж, який також впливає на розмір пенсії.
Наприклад, якщо у людини немає зовсім або зовсім маленький стаж роботи пенсія буде призначена мінімальна, на суму якої досить-таки важко прожити.
Тому кожен працівник відділу кадрів повинен поставитися до своєї роботи скрупульозно і бути дуже уважним при внесенні запису в трудову документацію співробітників.
Сам власник трудової книжки також не повинен залишатися осторонь, і не звертати уваги на те, чи були вчасно внесені записи про які - то зміни в процесі його трудової діяльності на підприємстві.
Так, наприклад, при зміні назви організації або при перекладі внутрішньому на іншу посаду без звільнення, трудова книжка на руки працівнику не видається.
Однак своєчасно повинні бути зафіксовані всі нюанси, що стосуються роботи на підприємство в трудовому документі, про що працівника повідомляє інспектор відділу кадрів, або співробітник, призначений наказом керівника відповідальним за ведення документації.
Перед тим, як розписатися в особовій справі, де відображаються всі зміни, що вносяться згідно з Правилами ведення документації № 225, обов'язково потрібно ознайомитися з самої записом в трудовій книжці.
Важливо переконатися, що внесені відомості про зміну назви підприємства або зміна прізвища у зв'язку з вступом шлюб, розлученням, переклад з власної волі на інше підприємство або всередині організації на іншу посаду відображені без граматичних помилок і описок.
Інспектор відділу кадрів не має права робити виправлення при виявленні неточностей або описки, неприпустимих відповідно до чинної Інструкції № 69, що дає роз'яснення як правильно потрібно вносити записи і в разі допущення помилок можливі варіанти виправлення.
Так якщо вчасно звернути увагу на те, що не були зафіксовані записи, покладені при будь-яких змінах в відомостях, що стосуються трудової діяльності або персональних даних працівника, в майбутньому не виникне проблем про внесення пропущеної записи до трудової книжки.
Поширені помилки заповнення робочої книжки
Можуть бути перекреслені відомості про освіту, якщо, наприклад, при влаштуванні на роботу було незакінчена вища, по закінченню навчального закладу відомості можуть бути виправлені або доповнені при отриманні другої освіти.
При будь-яких допущені помилки вже в самих відомостях, що стосуються трудової діяльності або заохочень за сумлінне ставлення до своїх обов'язків, виправлення неприпустимі.
Відповідно до п.1.2 Інструкції, запис за вказаними порядковим номером може бути визнана недійсною.
Трудові книжки заповнюються від руки кадровими працівниками або особою, призначеною відповідальною за наказом керівника за веденням трудової документації при відсутності кадрової служби в організації.
Тобто, записуються всі зміни звичайними людьми, які можуть втомлюватися, або через домашніх неприємностей бути розсіяними і допустити ненавмисні помилки, описки.
Найчастіше зустрічаються помилки:
- при написанні чергового порядкового номера запису;
- описка у даті, про яку йдеться в другій графі.
Важливо пам'ятати, що тут вказується лише дата прийому на роботу, переведення на іншу посаду або до іншого роботодавця, звільнення, або занесення самого запису;
Як правильно заповнити трудову книжку
Правила ведення трудових книжок № 225 та розроблені на додаток до положень Інструкції № 69 детально дають роз'яснення по оформленню записів, внесених в робочий документ.
При виписці нової трудовій книжці співробітнику - у випадках, коли він вперше працевлаштовується або за заявою про втрату документа, якщо кадровик машинально робить помилку в відомостях про власника, бланк повинен бути списаний і відразу оформлений новий, щоб перша сторінка не мала помарок.
Застосовуються для вказівки порядкового номера, дати, статей ТК РФ або інших федеральних законів, на підставі яких заноситься запис в окремих випадках, номери наказу і дати його видання тільки арабські цифри.
Відомості про прийом на роботу повинні начитатися з вказівки повної назви організації та його позначення за допомогою абревіатури.
Всі відомості про трудову діяльність, будь-які зміни, переміщеннях, відображаються в трудовому документі, із зазначенням посилання на підставу чого відбулися такі зміни (наказ, розпорядження).
При виявленні помилок у записі або, наприклад, коли працівника незаконно звільняють, і потім за рішенням судових органів відновлюють на колишній посаді на роботу, запис із зазначенням порядкового номера визнається недійсною.
Але, виникає питання, що робити, якщо пропущена запис наприклад про присвоєння вищої кваліфікації, а після того вже є інші записи, наприклад людина був переведений на інше підприємство або звільнений.
Зразок внесення пропущеної записи до трудової книжки можна знайти в інтернеті.
Як дописати відомості про переведення до трудової книжки, якщо запис була пропущена
У тому випадку, якщо відсутність відомостей, що стосуються роботи було виявлено через якийсь час, коли вже були занесені інші записи про трудову діяльність працівника, визнавати їх недійсними виходить не резонно.
Оскільки після того як буде внесена пропущена запис доведеться дублювати запис, визнану не відповідає дійсності.
Що вже є протиріччям.
Тому якщо, наприклад, у трудовій книжці не був відображений переведення працівника на тому ж підприємство в інший підрозділ або на нову посаду, потрібно під черговим порядковим номером, наступного за останнім записом у трудовій, вказати:
- дату, коли записуєте дані;
- в третій графі, де заносяться відомості про роботу, запис повинен відобразити, що співробітник переведений з такого-то числа на таку-то посаду або в підрозділ;
- в четвертій графі прописується номер і дата видання наказу, на заснування якого він був переведений.
У тому випадку, якщо помітили відсутність відповідного запису вже, коли працівник влаштувався на інше підприємство, потрібно звернутися до колишнього роботодавця, який пропустив запис про переведення.
Буває, що колишня організація до моменту, коли помічені неточності ліквідується.
На підставі документів, що підтверджують дійсно переклад (копія або витяг з наказу) такий запис може зробити новий роботодавець.