СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ
Створення таблиці складається з двох етапів: визначення її структури (складу полів, їх імена, тип і розмір кожного поля, ключові поля і інші властивості) і створення записів таблиці, тобто заповнення її даними.
Існують три способи створення нової таблиці: за допомогою майстра, шляхом введення даних (в режимі таблиці) і в режимі конструктора (рис. 3).
Орієнтуючись на логічну модель БД "Бухгалтерський облік на підприємстві" (рис. 1). створимо таблиці Журнал господарських операцій (ЖХО), Валюти, План рахунків, Контрагенти різними способами.
Відкриваємо вкладку Таблиці. вибираємо "Створення таблиці в режимі конструктора", з'являється ДО Конструктора таблиць. в якому визначається структура нової таблиці (рис. 6).
При переході в режим конструктора автоматично панель інструментів (ПІ) БД замінюється на ПІ Конструктора таблиць. Вікно конструктора складається з двох частин: верхня частина визначає структуру таблиці - перелік полів і їх типів, нижня частина - вікно властивостей виділеного поля. Перехід у вікно властивостей і назад здійснюється мишею або клавішею F6.
Створимо таблицю ЖХО (рис. 6). У верхній частині конструктора в перший рядок стовпця Ім'я поля введемо ідентифікатор поля - № операції. Ім'я поля має бути унікальним в таблиці, може містити не більше 64 символів, воно повинно задовольняти угодам про імена об'єктів в Access. Ім'я не може починатися з пробілу і містити керуючі символи, не можна використовувати в якості імен зарезервовані слова MS Access. Треба уникати довгих імен.
Мал. 6. ДО Конструктора таблиць ЖХО
Параметр Опис у верхній частині вікна Конструктора є необов'язковим, можна вказати коротко призначення поля - "номер операції" (буде використовуватися в якості підказки цього поля у формі).
Для установки властивостей цього поля переходимо в нижню частину вікна, яка має дві вкладки: Загальні і Підстановка. Вкладка Підстановка реалізує другий спосіб створення полів підстановок для зовнішніх ключів таблиці.
Вкладка Загальні містить набір властивостей для кожного типу даних, деякі властивості є загальними для всіх типів.
Розмір поля - задає максимальний розмір даних, що зберігаються в поле відповідно до обраного типу даних. Для поля № операції таблиці ЖХО. має тип Лічильник. виберемо зі списку Довге ціле. Рекомендується задавати мінімально допустимий розмір поля.
Формат поля - задає вигляд відображення значень полів всіх типів, крім Поля об'єкта OLE. У Access визначені у вигляді списків, що розкриваються вбудовані стандартні формати для полів типів: Числовий, Дата / Час, Логічний і Грошовий. Користувач може створити власний формат за допомогою символів форматування [2].
Маска введення (МВ) - властивість призначене для полегшення введення і контролю введеної інформації. МВ будується за допомогою майстра, вибирається зі списку (для деяких типів полів) або самостійно користувачем на основі таблиці спеціальних символів, яку можна побачити в довідковій системі MS Access.
Обидва властивості Формат поля і Маска введення задають шаблон, в якому дані вводяться в таблицю. Властивість Формат поля використовується для даних числового і грошового типу і не визначено для текстових полів, полів MEMO і гіперпосилань. Властивість Маска введення використовується для відображення символьних констант і при введенні даних в порожні графи. Маска забезпечує збереження інформації в певному форматі. Зазвичай задано одне з властивостей. Якщо задані одночасно обидва властивості, то властивість Маска введення застосовується при введенні і редагуванні даних, а Формат поля - при відображенні збережених даних. Якщо клацнути кнопку будівника у властивості МВ, запуститься Майстер маски введення. Краще ставити вручну, використовуючи таблицю кодів.
Головна відмінність властивостей: Формат поля впливає на весь вміст поля, а МВ - на частину.
Підпис - властивість задає заголовок стовпчика при виведенні в таблицях, формах, звітах; якщо значення не задано, використовується ім'я поля.
Значення за замовчуванням - властивість, властиве полях всіх типів, за винятком полів типу Лічильник і Об'єкт OLE. Значення цієї властивості автоматично підставляється при створенні нового запису. Можна використовувати вираз, наприклад, = Date () - висновок за замовчуванням поточної дати, знак "дорівнює" обов'язковий.