Для того щоб здійснювати контроль і упорядкування обробки первинних документів, в компанії складаються спеціальні склепіння певних облікових операцій, які називаються обліковими регістрами. Так само складаються зведені облікові документи для того, щоб спростити процес обліку масових і складних господарських операцій. Відповідальність за якість і своєчасне оформлення первинних документів, а так само за передачу в певні терміни для того, щоб максимально відобразити всі в бухгалтерському обліку. Відповідальність за достовірність міститься інформації в документах, відповідальність несуть певні особи, на яких були покладені певні обов'язки і право підпису установчих документів.
З огляду на певну матеріальну відповідальність, яку несе людина при підпису первинних документів, право підпису первинних документів. як правило, в компанії має кілька людини. Підписують первинні документи ті ж люди, які їх і складають. Перелік тих осіб, які мають повне право на підпис первинних документів і відповідно несуть певну відповідальність, визначається керівник організації за чітким узгодженням цих осіб з головним бухгалтером підприємства або компанії. В окремих випадках повний перелік осіб, які мають право підпису первинних документів. складає власник компанії або підприємства, і виробляє узгодження списку з головним бухгалтером чисто номінально.
Певні особи компанії або підприємства мають право підписувати первинні документи, за якими проводяться і оформляються різні господарські операції з прийому або передачі грошових коштів. У тому випадку, якщо немає можливості підписати первинний документ керівником організації або головним бухгалтером, підписання виробляє уповноважений людина.
У тому випадку, якщо в документах за господарськими операціями немає підпису уповноважених осіб, або ж головного бухгалтера або керівника організації, абсолютно все розрахункові і грошові документи, фінансові і кредитні зобов'язання прийнято вважати недійсними. Документи без підпису певних осіб ні в якому разі не приймаються до виконання до кредитних і фінансових зобов'язань відносять ті документи, які оформляють фінансові вкладення певної організації, кредитні договори, договори позики, а так само ті договори, які були укладені за комерційним або товарним кредитом.
Бувають випадки, коли виникають певні розбіжності між керівником організації та безпосередньо з головним бухгалтером з приводу здійснення деяких господарських операцій. Якщо немає можливості отримати чітку відповідь від власника компанії або фірми, який або підтвердив, або спростував думки однієї зі сторін і взяв на себе відповідальність за прийняття певного рішення, то підпис ставить керівник організації. При цьому керівник організації дає письмове розпорядження від свого імені, в якому написано про те, що саме керівник організації несе повну відповідальність за можливі наслідки певної господарської операції. Згідно з цим розпорядженням, особи, які так само ставили підпис на первинних документах, не несуть ніякої відповідальності за наслідки даної операції. Письмове розпорядження керівника організації прикріплюється і вноситься в бухгалтерський облік і фіксується як додаток в бухгалтерській звітності.
Слід згадати той факт, що абсолютно всі первинні документи повинні в своєму оформленні в обов'язковому порядку мати певні реквізити. Як уже згадувалося раніше, особи, які мають право і ставлять підпис на первинних документах, несуть повну відповідальність за правильність оформлення та здійснення господарської операції.
Список осіб, які уповноважені підписувати первинні документи може містити ім'я будь-якого співробітника компанії. Наказ про призначення особи, яка має право підписувати первинні документи необхідно готувати заздалегідь для того, щоб уникнути можливої відсутності керівника або головного бухгалтера підприємства, які повинні узгодити і підписати наказ про призначення уповноваженої особи. У тому випадку, якщо необхідно підписати первинні документи, при цьому відсутня керівник і головний бухгалтер, взяти на себе відповідальність і підписати документи має уповноважена особа. При цьому необхідно вказати фактичну посаду і прізвище даного уповноваженої особи.
Згідно зі спеціальною статті федерального закону, право на підпис первинних документів за генерального директора має та особа, на ім'я якої було видано спеціальний наказ. Згідно з наказом, генеральний директор розширив повноваження певної особи, і допускає можливість підписання даною особою первинних документів в тому випадку, якщо генеральний директор не має можливості особисто провести підписання.