Керівникам організації приходиться ставити підписи на десятках різних документів щодня. Це підписи на накладних, актах виконаних робіт та інше.
Але що робити, якщо керівнику фірми приходиться їхати? Робота зупинитися не повинна і це означає, що хтось повинен ставити розпису замість нього.
Для цього необхідно оформити наказ про передачу прав на підпис кому-небудь з працівників.
Виникнення необхідності передачі права підпису
Що стосується підписів існує наступна класифікація:
- первинна підпис;
- вторинна підпис.
Перший керівник, відповідно, володіє первинної підписом. Це означає, що він має право візувати будь-яку документацію.
Вторинна підпис належить головбухові. Іноді трапляється так, що штат підприємства не містить посади головного бухгалтера (особливо на малих підприємствах). В цьому випадку і первинна і вторинна підпис знаходяться в руках у керівника. Тому, при його від'їзді вкрай необхідно оформляти шаблон наказу про передачу права.
Це не єдина причина, по якій може виникнути така необхідність. Наприклад, організація має занадто великий документообіг. Він настільки великий, що одній людині впоратися з ним неможливо. Крім того, якщо підприємство працює в невпинному режимі, то його працівники працюють позмінно. Але ж документи потрібно підписувати постійно.
Начальнику необов'язково передавати право підпису будь-якої документації.
Можна виділяти певні типи документів:
- Рахунок-фактура;
- касова книга;
- витратно-прибуткові ордера;
- накладні;
- довіреності;
- певні типи договорів.
Передавати права можна тільки співробітникам тієї ж компанії. Ніяким громадянам, які не мають відношення до підприємства, передавати повноваження щодо підписання документації не можна. Серед посад можна вибирати будь-яку. Абсолютно не важливо, хто із співробітників прийме на себе цю відповідальність.
У наказі допускається визначення терміну, в який передача права буде дійсною. Цей термін має сенс вказувати, якщо необхідність в передачі обумовлена тимчасовим від'їздом. У разі, якщо керівник бажає скинути частину роботи, ці терміни годі й обговорювати.
Як скласти наказ на право підпису
Якщо говорити узагальнено, дані документи мають таку ж форму, як і будь-які інші накази. Назва організації, дата складання, номер реєстрації, назва документа і підпис керівника - це стандартні необхідні атрибути наказу.
Писати цей документ необхідно на встановленому в організації фірмовому бланку. Крім конкретних видів документів, на які поширюється дія наказу, можна визначити їх групу. Наприклад, це може бути первинна документація в цілому.
Завіряти цей документ може тільки перший керівник.
Нижче розташований типовий бланк і зразок наказу на право підпису варіант якого можна скачати безкоштовно.