Навчальні відпустки надаються працівникам, що поєднують роботу з навчанням, на підставі довідок - викликів, які видаються навчальними закладами.
Л.С. Саркісова.
заступник декана юридичного факультету
Наведені далі форми затверджені для освітніх установ, що мають державну акредитацію. Форми довідки-виклику, що дає право на надання за місцем роботи додаткової відпустки, пов'язаного з навчанням у вищому навчальному закладі або середньому спеціальному навчальному закладі, яке має державну акредитацію, можуть використовуватися для навчаються за очно-заочною (вечірньою) формою і здобувають освіту відповідного рівня Не вперше на умовах, що визначаються колективним або трудовим договором.
Зазвичай порядок видачі довідок-викликів детально описується в локальних нормативних актах освітньої установи. Найчастіше в вузах ці питання вирішуються в таких актах, як Положення про курсові іспитах, заліках, поточному контролі успішності і проміжної атестації учнів, Положення про курсові іспитах і заліках, Положення про підсумкової атестації випускників. У технікумі порядок оформлення довідки-виклику може встановлюватися в Положенні про переказні і семестрових екзаменах, Положенні про проміжної та поточної атестації студентів, Положенні про курсовий і дипломному проектуванні.
Як правило, довідка-виклик видається на вимогу студента. Терміни видачі довідки залежать від того, чи затверджені графіки сесій, розкладу іспитів чи інші документи, що встановлюють порядок і строки проходження проміжної атестації, підготовки і захисту випускної кваліфікаційної роботи та здачі підсумкових іспитів. Нерідко відділи кадрів організацій вимагають від своїх працівників-студентів надання довідок заздалегідь (часом за півроку) або ж інформацію про плановані терміни здачі сесії. Дійсно, графіки сесій або розкладу іспитів, як правило, затверджуються на початку навчального року. Але протягом року в них можуть вноситися відповідні зміни. Тому оптимальним вважається підготовка довідки-виклику не менше ніж за 10 днів до звільнення студента від роботи. Зрозуміло, що для заочників, які проживають у видаленні від освітнього закладу, цей термін необхідно збільшити з урахуванням поштової доставки. До речі, ряд освітніх установ практикує завчасне повідомлення студентів-заочників про терміни проходження атестації - їм до довідки-виклику направляється спеціальне повідомлення. Цей документ дозволяє відділам кадрів планувати відсутність працівника.
Видача довідок-викликів і явка студентів для здачі іспитів і заліків, лабораторних та курсових робіт підлягають суворому обліку. Для обліку довідок заводяться спеціальні журнали, а для обліку явки студентів - журнали обліку відвідування, інші документи.
Обов'язки з підготовки довідок-викликів зазвичай покладаються на методистів або відповідальних працівників деканату або іншого структурного підрозділу освітньої установи.
Найменування освітньої установи наводиться повністю. Відомості про акредитацію зазначаються відповідно до свідоцтва про державну акредитацію. Тривалість відпустки вказується на кожен період (наприклад, для зимової або літньої сесії) окремо, з таким розрахунком, щоб загальна тривалість відпустки на кожному курсі не перевищувала терміни, встановлені Трудовим кодексом РФ. Якщо довідку-виклик середньої спеціальної освітньої установи повинен підписувати керівник цієї установи, то в вузі довідку може підписувати його ректор або особа, уповноважена за дорученням ректором. Найчастіше на підпис довідок будуть уповноважені декани факультетів (рідко, коли довідки підписує проректор з навчальної частини, ще рідше - сам ректор).
Реєстраційний номер довідці присвоюється відповідно до журналу обліку довідок. По ньому відділ кадрів може перевірити справжність представленої працівником довідки.
На практиці студенти рідко просять видати їм довідки-підтвердження, засвідчує про те, що вони дійсно перебували в освітній установі і ці довідки протягом тривалого часу зберігаються незатребуваними. Але на першу вимогу студента або зверненням роботодавця довідки-підтвердження видаються на руки або надсилаються поштою безпосередньо в організацію.