Поняття особової справи
Зазначений обов'язок покладають на відділ кадрів, який починає особиста справа співробітника в момент його прийому на роботу і закриває при звільненні. Воно включає особисті дані працівника, документи оформляються на самому підприємстві, і т.д.
Основними регламентуючими правилами є ГОСТ 51141-98 і 17914-72, а також федеральні закони по державній службі. Але їхні вимоги є обов'язковими для закладів і установ. Інші фірми можуть їх використовувати в своїй роботі, або ж здійснювати оформлення особової справи за своїми методиками.
Проте, на всі підприємства поширюються положення закону «Про персональні дані», згідно з яким роботодавець визнається оператором по їх обробці, а отже він повинен забезпечити захист особистої інформації своїх співробітників і запобігти її розголошення.
Тому, особисті справи повинні зберігатися в місцях, куди обмежений доступ стороннім працівникам підприємства. А звернення за відомостями, що містяться в складі особової справи, потрібно контролювати і фіксувати в спеціальних регістрах. Несанкціоноване розголошення особистої інформації тягне залучення фірми до адміністративної відповідальності.
Важливо! Перш ніж збирати особисту інформацію працівника слід попередньо підписати з ним заяву на те, що вона дає свою згоду на обробку персональних даних.
Оформлення та ведення особової справи
Папка на працівника відкривається в момент його прийому. Першою в неї підколювати оформляється на працівника особова картка, що містить крім основних відомостей про нього, фотографію співробітника. Далі в справу підшиваються всі представлені співробітником копії документів. Сюди ж включаються заповнюються їм при оформленні бланки.
Протягом всієї діяльності на підприємстві в справу співробітника відповідальні посадові особи підколюють в хронологічному порядку документацію, що стосується нього, наприклад, різні заяви, доповідні, пояснювальні. Видаються накази на підприємстві по особовому складу щодо співробітника годі й вшивати в папку з його справою, якщо вони фіксуються в особовій картці. Можна в справу підшивати виписки з даних документів.
Всі листи особової справи повинні мати наскрізну нумерацію.
При розірванні трудового контракту папка з усіма документами закривається. Перед передачею її в архів бажано скласти опис особової справи, якщо вона не оформлялася з самого початку. Вона є поіменним списком всіх розміщених в ній документів із зазначенням номерів сторінок. Це може бути розроблений організацією шаблон, куди вписуються тільки сторінки, або заповнений від руки або за допомогою комп'ютера перелік.
При закритті на лицьовій папці проставляється дата завершення особової справи, і присвоюється індекс відповідно до наявної номенклатурою справ.
Відповідно до законодавства, термін зберігання особистих справ становить 75 років.
Документи, що включаються в приватне діловодство
До особової справи кожного працівника підколюються подані ним резюме і рекомендації, заповнені на підприємстві анкети, заява про прийом на роботу. особова картка за формою Т-2. наказ про прийом на роботу. Бажано в папку також включати копії паспорта, свідоцтва про постановку на податковий облік, пенсійного посвідчення, документів про освіту, свідоцтва про народження на дітей, про шлюб (розлучення), водійських посвідчень, і інші. Всі копії повинні бути завірені працівником відділу кадрів, який брав їх і звіряв з оригіналами.
В особовій справі повинен бути присутнім трудовий контракт з співробітником. а також всі укладені з ним додаткові угоди.
У міру роботи до особової справи співробітника підшиваються його заяви про надання відпусток. службові записки. доповідні. пояснювальні, акти про правопорушення, подання до нагороджень і т. д. При необхідності розголошення його особистих даних, з співробітника потрібно брати згоду на це, яке також потрібно включати в дану папку. Після звільнення сюди додаються також заяву про звільнення і наказ керівника про звільнення.
Трудова книжка працівника повинна зберігається окремо від особової справи в спеціалізованому шафі, бажано в сейфі, так як вона є бланком суворої звітності і реєструватися в журналі реєстрації трудових книжок.
Зразок заповнення титульного аркуша і опису особової справи
На лицьовій стороні титульного аркуша проставляється назва компанії, і її структурного підрозділу. В правому куті записується номер справи, а також кількість аркушів опису.
У центральній частині документа заповнюється П.І.Б. співробітника, на якого зводиться справу. У правому нижньому кутку вказуються дати початку та завершення справи, а також кількість аркушів в ньому і термін зберігання. При відправленні справи в архів на титульному аркуші проставляється індекс, згідно з прийнятою номенклатури справ.
Опис повинна містити номер та заголовок (П.І.Б.) справи, до якого вона складається.
Далі, в табличній її частини в міру включення в папку листів, заповнюються відомості про підшитих бланках. Тут вказується номер один по одному, індекс документа (якщо він є), його найменування, кількість сторінок.
В кінці списку потрібно цифрами і прописом записати загальну кількість додатків, а також листів опису. Список підписується відповідальною особою, із зазначенням його посади, особистих даних, а також проставляється дата складання.
Бланки для формування особової справи та зразки
Завантажити бланк обкладинки особової справи в форматі Word.
Завантажити бланк для внутрішнього опису документів для особової справи.
Завантажити приклад заповнення обкладинки.
Завантажити зразок заповнення внутрішнього опису.