Особливості ведення та обліку особистих справ в кадровому діловодстві
Оформляємо особиста справа
Найкраще заводити особову справу після оформлення трудових відносин, тобто після підписання трудового договору і видання наказу про прийом на роботу. Далі всі документи, що стосуються працівника, для забезпечення належного збереження і зручності в користуванні особистою справою підшиваються і поміщаються в окрему папку.
При первинному оформленні особової справи присвоюється обліковий номер, заповнюються відповідні позиції на його лицьовій обкладинці і корінці, в нього вкладається внутрішній опис.
Оскільки справою вважається сукупність документів, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в одну обкладинку, перш за все потрібно оформити його обкладинку.
У «шапці» найменування організації повне і в дужках скорочена.
Далі вказують номер справи (зазвичай табельний номер співробітника), прізвище, ім'я, по батькові співробітника.
Датами початку і закінчення особистого є дати наказів про прийом на роботу і звільнення працівника.
Крім обкладинки, потрібно оформити внутрішній опис документів (оформляється при відкритті справи і після видання наказу про зарахування на роботу) і лист-засвідчувач (оформляється після звільнення працівника і закриття справи), а також пронумерувати аркуші.
Внутрішній опис, являє собою перелік документів, поміщених до особової справи. Вона містить інформацію про номери сторінок особової справи, на яких розташований конкретний документ, і допомагає швидко його знайти. Опис підшивається відразу при закладі особової справи і заповнюється в міру надходження документів протягом трудової діяльності працівника. У неї необхідно вносити найменування розміщені в особову справу документів, кількість аркушів, дату вилучення документа зі справи із зазначенням особи, вилучив документ. Внутрішній опис підписується її особою із зазначенням дати складання. Листи внутрішнього опису справи нумеруються окремо.
Після звільнення працівника справа закривається, оформляється лист-засвідчувач і особиста справа прошивається. Важливо не забути оформити лист-засвідчувач, так як він показує кількість аркушів у справі та зміни в складі і стані справи (пошкодження документів, приєднання нових документів). Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші і підписується працівником кадрової служби.
Особиста справа формується в два етапи:
- в процесі прийняття працівника на посаду після підписання трудового договору і видання наказу про прийом на роботу;
- в процесі ведення особистого справи протягом трудової діяльності працівника.
На першому етапі документи в особовій справі розташовуються в наступній послідовності:
- внутрішній опис документів справи;
- копії дипломів про освіту і присудження наукових ступенів, атестатів про присвоєння вчених і почесних звань, документів про нагородження, різних свідоцтв та інших документів, що підтверджують ті чи інші персональні дані;
- трудовий договір;
- посадові інструкції;
- копія наказу про зарахування на роботу.
Складання автобіографії, резюме та заяви, так само як і порядок внесення їх до особової справи співробітника, не є обов'язковим і залежить від прийнятої процедури прийому на роботу в конкретній організації.
При формуванні особової справи слід враховувати, що відповідно до ТК РФ заяву про прийом на роботу не є підставою для прийняття працівника на роботу (підставою є трудовий договір), тобто не обов'язково, а відомості автобіографії дублюються в особовій картці, так само як і резюме.
На другому етапі документи в особистих справах розташовуються в міру їх надходження.
1. Копії документів, що пред'являються працівником при прийомі на роботу:
- паспорта або іншого документа, що посвідчує особу;
- документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань;
- страхового свідоцтва державного пенсійного страхування;
- документів військового обліку для військовозобов'язаних осіб;
- свідоцтва про постановку на податковий облік фізичної особи;
- довідки про результати попереднього медичного огляду (обстеження) (якщо потрібно в силу закону).
2. Документи, що виникають в період діяльності працівника в організації:
- заяву про прийом на роботу (за наявності);
- довідки про результати періодичних медичних оглядів (обстежень);
- копії документів, що підтверджують право працівника на податкові відрахування, наприклад свідоцтво про народження дитини;
- копії документів про встановлення інвалідності та обмеження здатності до трудової діяльності;
- екземпляри трудового договору і угод до нього про зміну умов трудових відносин;
- копії наказів про прийом на роботу, переведення, заохочення, застосування і зняття дисциплінарних стягнень на роботу і інших наказів, що стосуються конкретного працівника;
- посадову інструкцію;
- екземпляр договору про повну матеріальну відповідальність;
- Угода про нерозголошення інформації (для працівників, що мають доступ до такої інформації);
- матеріали атестації;
- доповідні і пояснювальні записки, заяви працівника;
- документи, що підтверджують анкетні дані (свідоцтво про укладення або розірвання шлюбу, зміну імені та ін.);
- копія трудової книжки з внесеної записом про прийом на роботу і розірвання трудових відносин.
При приміщенні в особову справу нового документа дані про нього спочатку вносяться до опису справи, потім листи документа нумеруються і тільки після цього документ підшивається.
На обкладинці особової справи зазначаються повністю: найменування організації, заголовок справи, прізвище, ім'я, по батькові працівника в називному відмінку, проставляється індекс справи, порядковий номер справи (як правило - табельний номер).
Під цим номером особиста справа реєструється в «Книзі (Журналі) обліку особистих справ», яка передбачає такі графи: порядковий номер, прізвище, ім'я, по батькові працівника, дата постановки справи на облік і дата зняття з обліку.
Особові справи зберігаються в сейфі, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження, як документи суворої звітності, окремо від трудових книжок. Відповідальність за їх зберігання покладається на осіб, які ведуть кадрову документацію.
При роботі з документами, що входять до складу особистих справ, необхідно враховувати, що вони належать до персональних даних працівника, охоронюваним відповідно до чинного законодавства.
Особові справи не видаються на руки працівникам, на яких вони заведені. Працівник має право знайомитися тільки з своєю особистою справою в приміщенні кадрової служби. Факт ознайомлення з особистою справою також фіксується в описі справи.
При веденні кадрового діловодства, роботи з особистою справою, виданими в тимчасове користування, забороняється проводити будь-які виправлення в раніше зроблених записах, вносити в нього нові записи, витягувати з особової справи наявні там документи або поміщати в нього нові і розголошувати містяться в ньому конфіденційні відомості. Зміни в особисті справи вносяться тільки особами, відповідальними за їх ведення.