Надання послуги зі зберігання товару регулює гл. 47 Цивільного кодексу РБ (далі - ЦК).
Зберігання товарно-матеріальних цінностей оформляють договором зберігання, за яким одна сторона (зберігач) зобов'язується зберігати річ, яка передана їй другою стороною (поклажодавцем), і повернути її поклажодавцеві у схоронності (ст. 776 ЦК).
Найчастіше поняття "зберігання товару" і "відповідальне зберігання" вважають тотожними, проте це не так. До відповідального зберігання правомірно відносити вимушене зберігання покупцем товару постачальника. Причиною відповідального зберігання може бути відмова покупця від переданого постачальником товару. У такій ситуації покупець зобов'язаний забезпечити схоронність цього товару (відповідальне зберігання) і негайно повідомити постачальника (п. 1 ст. 484 Цивільного кодексу РБ (далі - ЦК)). Тоді як постачальник зобов'язаний вивезти товар, прийнятий покупцем (одержувачем) на відповідальне зберігання, або розпорядитися ним в розумний строк (п. 2 ст. 484 ЦК).
Однак для визначення господарської операції слід керуватися саме ГК.
Для цілей бухгалтерського обліку підставою для відображення господарської операції з передачі товарно-матеріальних цінностей на зберігання служить товарна накладна форми ТН-2 або товарно-транспортна накладнаяформи ТТН-1.
На зберігання товар слід приймати за цінами, вказаними в первинних (товарно-супровідних) документах (Інструкція № 50). Вартість товару, зазначена в накладних, є заставною на випадок розкрадання, псування або втрати товару. Вартість може вказуватися як з ПДВ, так і без ПДВ. При виділенні суми ПДВ у накладній на передачу товару на зберігання не береться до заліку у зберігача і не нараховується у поклажодавця, так як дана господарська операція не відноситься до реалізації товарів, робіт, послуг.
У накладних на приймання-передачу товару на зберігання необхідно зробити посилання на договір зберігання. Чи не буде зайвою і фраза, яка вказує на вид господарської операції: наприклад, "передача на зберігання".
Розглянемо кілька варіантів документального оформлення і відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій, що випливають з реалізації договорів зберігання.
Передача товару зі складу поклажедателя на склад зберігача
Отже, передача зі складу поклажедателя на склад зберігача оформлюється наступними документами: договір зберігання і накладна форми ТН-2 або ТТН-1. Щомісяця сторони повинні підписувати акт виконаних робіт на вартість послуги зберігання.
Для повернення товару поклажодавець оформляє розпорядження про зняття товару з зберігання, на підставі якого зберігач складає накладну форми ТН-2 або ТТН-1.
Розглянемо в таблиці кореспонденцію рахунків, яка застосовується в разі виконання операцій за договором зберігання:
Надходження товару на склад зберігача безпосередньо від постачальника поклажедателя (транзитом)
Розглянемо ситуацію, коли договором купівлі-продажу передбачена вивантаження товару на складі третьої особи (в даному випадку - на складі зберігача).
Однак бувають ситуації, коли поклажодавець і хранитель знаходяться в різних містах і навіть країнах і присутність представника поклажодавця під час приймання товару важко. В такому випадку прийняти товар і підписати накладну повинен буде співробітник зберігача. Надати йому повноваження можна оформленням довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей від поклажодавця. Надалі цей екземпляр накладної зберігач повинен передати поклажодавцеві (особисто або поштою). На підставі даного документа повинна бути виписана накладна форми ТН-2 від поклажодавця зберігачу.
В даний час в ГК немає заборони на видачу довіреності особі, яка не перебуває з довірителем в трудових відносинах. Ця заборона була викладено в Інструкції Мінфіну СРСР від 14.01.1967 № 17 "Про порядок видачі довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей і відпуску їх за довіреністю". Керуватися в даному конкретному випадку необхідно ГК (див. Роз'яснення Мінфіну на сайті www.minfin.gov.by).
Описана ситуація досить часто зустрічається на практиці, але чіткий порядок її документального оформлення в нормативних актах не прописаний. Окремі фахівці вважають можливою передачу повноважень поклажедателя представнику зберігача на підставі відповідних положень договору зберігання без оформлення довіреності.
Відвантаження товару покупцеві зі складу зберігача
Однак таке оформлення можливе тільки в разі, якщо на складі зберігача присутній співробітник поклажедателя, який буде приймати і відпускати товар, а також оформляти документи.
Хранитель - ТОВ "А", поклажодавець - ЗАТ "Б", покупець - ТДВ "В".
Поклажодавець в цьому випадку відображає відвантаження і реалізацію товару на підставі звіту зберігача про відвантаження товару. У договорі купівлі-продажу між поклажодавцем і його покупцем можна додатково вказати вантажовідправника по даній відвантаження (ТОВ "А").
Дійсно, наведений порядок документального оформлення нормативними правовими актами РБ не встановлено. Однак подібні ситуації мають місце на практиці і законодавству не суперечать, отже, повинен існувати можливий шлях їх документального оформлення.
Поклажодавець - резидент РФ, хранитель - резидент РБ
При здійсненні резидентом РБ експорту послуг (зберігання товару нерезидента), сумарна вартість яких за конкретним видом послуги та країні в перерахунку в долари США склала 1 000 долл. І більше, у нього виникає обов'язок щодо подання державної статистичної звітності за формою 12-ВЕС (послуги ) "Звіт про експорт та імпорт послуг".
В окремих випадках за виконання послуг за договором зберігання зберігач сам набуває такий товар. Порядок оформлення цієї операції повинен бути наступним. Спочатку товари необхідно повернути зі зберігання, що не переміщує їх фізично зі складу. Хранитель виписує накладну форми ТН-2 на повернення товару. Одночасно поклажедатель виписує товарну накладну за договором купівлі-продажу. Тепер охоронець став покупцем, а поклажодавець - постачальником. В даному випадку у покупця виникає обов'язок по сплаті ПДВ при ввезенні товарів на територію Республіки Білорусь, який справляється податковими органами. Покупець повинен представити в інспекцію МНС заяву про ввезення товарів і сплату непрямих податків, декларацію з ПДВ (частина II) і сплатити ПДВ з придбаного товару в термін до 20-го числа місяця, наступного за місяцем придбання (п. 7 ст. 102 НК, п. 2 ст. 108 НК, п. 7 Протоколу про порядок стягнення непрямих податків і механізм контролю за їх сплатою при експорті та імпорті товарів в Митному союзі).
Продаж товару поклажодавцем - резидентом РФ зі складу зберігача - резидента РБ слід оформляти так само, як між резидентами РБ.