Ст. 43 Конституції визначено, що кожен має право на працю, що включає можливість заробляння собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку вільно погоджується.
Згідно ч. 1 ст. 21 КЗпП трудовим договором є угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодав льством про працю, колективним договором і угодою сторін.
Тобто з моменту укладення з працівником трудового договору починаються трудові правовідносини.
Одним з основних умов трудового договору є трудова функція працівника, яка визначається відповідно до його конкретною роботою, кваліфікацією, професією.
Зараз є велика кількість різних посад і професій. На основі кваліфікаційних характеристик посад працівників та особливостей штатного розкладу для їх розмежування через чітке визначення конкретних функціональних обов'язків, які повинні виконувати певні працівники, власник або уповноважений ним орган розробляє і затверджує такий локальний правовий документ, як посадова інструкція, наявність якої є обов'язковою елементом на кожному підприємстві, в установі, організації.
Посадові інструкції регулюють організаційно-правовий статус працівників і визначають їх конкретні завдання і обов'язки, права, повноваження, відповідальність, знання і кваліфікацію, необхідні для забезпечення ефективної роботи співробітників.
Посадова інструкція - це первинний кадровий документ, який має юридичну силу і сприяє правовий захист на підприємстві, в установі, організації.
У разі введення до штатного розпису нових посад потрібно додатково розробити відповідні посадові (службові) інструкції.
Посадова інструкція дозволяє попередити довільне трактування співробітниками їх функцій і повноважень, допомагає керівникам уникнути необхідності вирішувати питання інформування працівникам їх обов'язки, а також заощадити час кожного нового співробітника під час ознайомлення його з посадовими (професійними) обов'язками.
Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний мати в наявності відповідно до норм законодавства розроблені посадові інструкції працівників.
Посадові інструкції складаються для всіх посад (професій), зазначених у штатному розкладі.
Вимоги посадових інструкцій враховуються при підборі кандидатів на вільні посади, переведення на іншу роботу, атестації працівників і притягнення їх до дисциплінарної відповідальності в разі невиконання або неналежного виконання обов'язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.
Як правило, розробляти посадові інструкції може керівник структурного підрозділу, де працює особа, безпосередній керівник або представник кадрової служби.
Порядок розробки посадових інструкцій може бути визначений в спеціальному локальному нормативному акті.
Всі посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, повинні бути взаємопов'язаними, щоб не допускати дублювання функцій працівників.
Посадові інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов'язків працівника, його повноважень, відповідальності.
Посадові інструкції затверджуються наказом (розпорядженням) керівника або уповноваженого ним органу.
Після того, як посадова інструкція буде затверджена керівником або уповноваженим ним органом, вона обов'язково повинна бути доведена до відома працівника під підпис.
Посадові інструкції складаються в двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів, другий - у керівників відповідних структурних підрозділів. Працівникові видається під підпис копія посадової інструкції.
Посадова інструкція є кадровим документом, в якому визначені конкретні завдання та обов'язки працівника, його права та відповідальність. Ознайомлення працівника з посадовою інструкцією під підпис надає можливість уникнути суперечки про зміст трудових функцій працівника, а також у зв'язку з порушенням працівником трудових обов'язків.
Отже, при наявності посадової (робочої) інструкції працівник буде чітко знати права і обов'язки, покладені на нього під час виконання ним роботи, що унеможливить конфлікт між ним і власником або уповноваженим ним органом з приводу їх виконання.
Під час прийняття на роботу власник або уповноважений ним орган роз'яснює працівникові його права і обов'язки, відображені в посадовій інструкції.
Крім того, згідно зі ст. 29 КЗпП до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язані:
- роз'яснити працівникові його права і обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;
- ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку і колективним договором;
- визначити працівникові робоче місце, забезпечити його потрібними для роботи засобами;
- проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.
Основні вимоги до складання посадової інструкції
Затверджувати посадові інструкції повинен керівник підприємства, установи, організації, власник або уповноважений ним орган. Однак зазвичай обов'язки зі складання посадових інструкцій покладаються керівником підприємства, установи, організації на працівників відділу кадрів, які не можуть знати всіх нюансів роботи на кожній посаді (професії), зазначеної в штатному розкладі. Доцільніше буде, якщо посадові інструкції становитимуть керівники структурних підрозділів підприємства, установи, організації для посад (професій) працівників, згідно зі штатним розкладом.
Слід зазначити, що посадова (робоча) інструкція складається на посаду (професію), передбачену в штатному розкладі, а не на конкретну особу, яка буде займати цю посаду. Тому досить буде одного посадової інструкції конкретної професії для двох і більше працівників.
Посадові (робочі) інструкції складаються на основі кваліфікаційних характеристик посад працівників, наведених в Довіднику.
Кваліфікаційні характеристики визначають перелік основних робіт, які властиві тій або іншій посаді (професії), і забезпечують єдність у визначенні кваліфікаційних вимог щодо певних посад (професій).
Слід зазначити, що в разі виникнення спору між найманим працівником і власником або уповноваженим ним органом, наприклад, невідповідності положень посадової інструкції працівника діючої кваліфікаційної характеристики, зазначений факт буде враховуватися не на користь власника або уповноваженого ним органу. Для уникнення цього власнику або уповноваженому ним органу доцільно погоджувати посадові інструкції на підприємстві, в установі, організації з фахівцями в області трудового законодавства.
Отже, посадова інструкція дає можливість чітко визначити функціональні обов'язки працівника, який займає конкретну посаду.
Під час підготовки посадових інструкцій забезпечується єдиний підхід щодо побудови, структури і змісту їх розділів. Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов'язків, повноважень і відповідальності.
Складаючи посадові (робочі) інструкції, власник або уповноважений ним орган не може змінювати кваліфікаційні вимоги до посади (професії) щодо утворення (відповідного напряму підготовки), передбачені кваліфікаційною характеристикою цієї посади (професії).
Отже, до складання кожної конкретної посадової інструкції слід підходити індивідуально, але є загальні правила їх складання.
При необхідності завдання і обов'язки, включені в типовій кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади (професії), можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов'язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.
При складанні посадових інструкцій слід використовувати:
Структура посадової інструкції
Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, зазначених у штатному розкладі. Однак можуть бути і винятки, наприклад, окремі керівники підприємств, установ, організацій, правове становище яких визначено статутом (положенням) підприємства, установи, організації або відповідного підрозділу, де зазначено основні завдання, обов'язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій.
У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади (професії) (повинно відповідати професійній назві роботи, передбаченої Класифікатором професій) і повна назва структурного підрозділу.
Власник або уповноважений ним орган може одним наказом (розпорядженням) затвердити всі посадові інструкції. У правому верхньому куті першої сторінки посадової інструкції ставиться слово "Затверджено", підпис керівника, вказується його посада, ініціали та прізвище, а також дата затвердження.
При розробці посадових інструкцій слід використовувати єдиний загальноприйнятий підхід до їх побудови і забезпечувати чітке і коротке формулювання змісту кожного розділу.
Посадові інструкції рекомендується складати з наступних розділів:
При необхідності посадова інструкція може бути доповнена такими розділами, які не є обов'язковими складовими всіх посадових інструкцій:
- кваліфікаційні вимоги. повинні містити норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів, професійної підготовки і досвіду роботи, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою. Отже, вимоги до освіти і освітньо-кваліфікаційними рівнями повинні відповідати вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади (професії);
- взаємини (зв'язку за посадою). яким визначається коло основних взаємозв'язків працівника з працівниками цього та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями та установами, з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання та надання взаємної інформації (за наявності), порядок погодження та затвердження відповідних документів і тому подібне.
Внесення змін і доповнень до посадової інструкції
Зміни та доповнення до посадової інструкції вносяться (як і сама інструкція) через видачу наказу (розпорядження) власником або уповноваженим ним органом. Внесення зазначених змін можливе лише за згодою на це працівника, інакше буде вважатися односторонньою зміною умов трудового договору з боку власника або уповноваженого ним органу.
Внесення до посадової інструкції змін, обумовлених зміною назви підприємства, структурного підрозділу або посади, не вимагає згоди працівника.
Якщо посадові інструкції вимагають внесення деяких поправок до його тексту, пов'язаних з незначними недоліками (помилки в написанні, неправильне застосування розділових знаків або формулювань, які можуть вплинути на правильне розуміння тексту), видавати відповідний наказ (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу не обов'язково.
Розробка та затвердження власником або уповноваженим ним органом посадової інструкції працівника дозволить:
- чітко встановити трудову функцію працівника, визначити його трудові обов'язки;
- впливати на співробітників, які відмовляються виконувати конкретні завдання;
- залучати працівників до відповідальності за правопорушення, пов'язані з невиконанням або неналежним виконанням посадових обов'язків;
- забороняти вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором;
- при необхідності підтвердити перевищення працівником повноважень при залученні його до відповідальності.
Таким чином, можна стверджувати, що посадова (робоча) інструкція є документом, в якому визначені конкретні завдання та обов'язки працівника, його права та відповідальність.
При наявності посадової (робочої) інструкції потенційний працівник буде чітко знати права і обов'язки, які покладаються на нього під час виконання ним роботи, що унеможливить конфлікт між ним і власником або уповноваженим ним органом з приводу їх виконання.
Наявність посадової інструкції є бажаним не тільки для працівника, але і для власника або уповноваженого ним органу, особливо якщо трудовий договір між сторонами не укладався в письмовій формі, а відповідно і відсутній письмове закріплення прав, обов'язків працівника, визначення його трудової функції тощо.
Під час складання посадової (робочої) інструкції власник або уповноважений ним орган не може змінювати кваліфікаційні вимоги до посади (професії) щодо утворення (відповідного напряму підготовки), передбачені кваліфікаційною характеристикою цієї посади (професії).
Крім того, п. 11 Загальних положень Довідника передбачено, що особи, які не мають відповідної освіти або стажу роботи, встановлених кваліфікаційними вимогами, але мають достатній практичний досвід та успішно виконують у повному обсязі покладені на них завдання та обов'язки, можуть бути, як виняток, залишені на займаній посаді або призначені на відповідні посади за рекомендацією атестаційної комісії.
Отже, посадові (робочі) інструкції розробляє і затверджує власник або уповноважений ним орган на основі типових кваліфікаційних характеристик, враховуючи конкретні завдання та обов'язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації.
Слід також пам'ятати, що найменування роботи (професії або посади), вказане в посадовій інструкції працівника повинно відповідати штатним розкладом, наказом (розпорядженням) про прийом на роботу і їх слід розробляти на основі Класифікатора професій, відповідної кваліфікаційної характеристики професії згідно з Довідником.
Не слід недооцінювати значення посадових інструкцій, оскільки вони:
- встановлюють і закріплюють конкретні завдання та обов'язки працівників, їх права, відповідальність;
- є нормативною підставою для застосування до працівника заходів впливу;
- інформують працівника про його діях, які від нього очікують;
- критерії оцінки результатів його праці; орієнтири щодо підвищення рівня кваліфікації в рамках конкретної професії.
Отже, посадова інструкція - це обов'язковий кадровий документ, розробка якого є обов'язковим на підприємстві.
Найменування посад (професій), зазначених в посадових інструкціях, завжди повинні відповідати виконуваній роботі.
Відсутність посадових інструкцій на посади, предусматренние в штатному розкладі, слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке власник або уповноважений ним орган може нести відповідальність відповідно до законодавства.
Так, згідно зі ст. 265 КЗпП посадові особи органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, винні в порушенні законодавства про працю, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.