Як перевіряти електронну пошту?
Який час найкраще вибрати для перевірки пошти?
- Природні інтервали в роботі. Наприклад, можна перевіряти пошту насамперед по приході на роботу, перед тим як піти на обід і в самому кінці робочого дня.
- Моменти, коли у вас найменше енергії відповідно до ваших біоритмами. Наприклад, «жайворонка» краще частіше перевіряти пошту в другій половині дня, а «сові» - в першій.
- Перевірка пошти для відпочинку та перерви в тривалій одноманітній роботі.
Для листів, читання і відповідь на які займають більше двох хвилин, треба виділяти спеціальний час в списку справ і заносити їх в такий список у письмовому вигляді. Таким чином, ви можете:
Як організовувати пошту?
Обов'язково створіть в своїй поштовій скриньці тематичні папки, а також папку «важливо» і папку «для інформації». Якщо в листі ваше ім'я стоїть не в графі «кому», а в графі «СС», то, швидше за все, це - ознайомлювальний лист, і воно піде в папку «для інформації».
- терміново
- НЕ терміново
- Архів
- Для інформації
- приватне
- Папки для кожного клієнта
- Папки для кожного проекту
- бос
Систематизація пошти дозволяє значно швидше знаходити листи, надіслані вам навіть кілька років тому. Чим ритися в багатосторінковому єдиному списку, ви просто відкриваєте потрібну папку.
Як використовувати потенціал поштових програм?
Більшість поштових програм дозволяє не тільки ставити мітки навпроти листів, але і автоматично визначати листи в певні папки за певними словами в назві. Наприклад, можна задати поштовій програмі правило, що всі листи зі словом «накладна» в назві будуть автоматично потрапляти в папку «накладні».
Як відповідати на листи?
Тільки від нас залежить, чи буде відвідування поштової скриньки відпочинком від роботи або предметом серйозного стресу. Щоб зробити роботу з поштою приємним заняттям:
- Перевіряйте пошту в певні години кілька разів на день.
- Відразу відповідайте на прості і короткі листи.
- Відводите спеціальний час для роботи зі складними листами.
- Організуйте свою поштову скриньку, тримайте якомога менше листів в загальнодоступному місці «входять».
- Користуйтеся інструментами, які є в поштових програмах.