Як часто Ваші наради затягуються до нескінченності? Хоча. можете не відповідати. Краще скажіть мені ось що: Як часто Ваші наради проходять саме так, як Ви запланували? Так, я так і думала.
«Коли Ви приходите на нараду, важливо пам'ятати, що всі присутні жертвують частину свого робочого дня, щоб обговорити ті чи інші моменти», говорить Шивані Сіро, директор стартапу «Tala», які займаються фінансовими технологіями. «Коли Ви починаєте належним чином поважати час інших людей, наради раптом перестають бути зобов'язалівкою. і починають приносити користь ».
Легко сказати, та не так просто зробити. Багато компаній шукають спосіб звести час, що відводиться на наради, до абсолютного мінімуму, необхідного для успішного завершення зустрічі. І деякі керівники все ж знайшли спосіб зробити це.
Ось як саме ці сім генеральних директорів знайшли рішення цього питання: тепер їх наради завжди проводяться по суті, а їх співробітники - навіть ті, хто працює віддалено - завжди залишаються в курсі подій.
Юджин Чанг, Генеральний директор компанії віртуальної реальності «Penrose Studio», стверджує: «Найефективніші наради - це ті, в яких підготовка займає більше часу, ніж сама нарада».
Напевно, це прозвучить очевидно, але планування - перше, від чого ми відмовляємося, коли на роботі трапляється черговий завал. Деякі директори просять своїх співробітників почитати перед зустріччю додаткову інформацію, інші ж самі накидають список питань, які їм належить висвітлити, і роздають своїм співробітникам за день до наради.
А ось Марсела Сапон, генеральний директор компанії домашніх послуг «Hello Alfred», знайшла більш простий спосіб планувати зустрічі: на початку кожної наради вона ставить одне просте запитання: У чому наша мета? «Цим же самим питанням починаються всі наші документи, листування в Slack і великі заходи», розповідає вона.
Молода компанія «Trusted», що надає послуги з догляду за дітьми, перед кожним засіданням створює окремі листи в програмі Trello. До початку наради співробітникам пропонується додати до листа Trello нові картки, оповіщення про яких приходять генеральному директору компанії Ананду Ійеру, так він дізнається, які питання співробітники хочуть обговорити на зборах.
«Людина, яка додає нову картку, обов'язково включає в неї інформацію про те, що він хоче обговорити, і скільки, на його думку, займе обговорення цього питання», пояснює він. «Під час наради я зазвичай граю роль« зберігача часу ». Картки з запропонованими темами обговорюються в порядку їх додавання в лист ».
Причому цей підхід підходить не тільки для великих зборів, на яких присутня вся фірма відразу. Як стверджує Морган Дебаун, гендиректор стартапу «Blavity» - ця схема ідеально працює і для зустрічей в більш вузькому колі. Дебаун просить своїх співробітників направляти їй заздалегідь теми для обговорення, навіть якщо їй доведеться зустрітися лише з одним співробітником - так у неї з'являється час заздалегідь підготувати питання по темі. Як каже сама Дебаун: «Таким чином ми можемо разом працювати над вибраними темами, а не просто інформувати співробітників про поточний стан справ».
Встановіть максимально допустиму тривалість нарад
«Люди люблять призначати наради рівно на одну годину», зазначає Хенсен, хоча «насправді, далеко не для кожного обговорення потрібен цілу годину». Зараз все його наради тривають від 30 до 45 хвилин, як і у інших менеджерів в «Cengage». «Зборів, на які ми б раніше відводили півгодини, тепер тривають 25 хвилин, а часові зустрічі скоротилися до 45 хвилин», розповідає він.
Хенсен - не єдиний генеральний директор, який почав скорочувати тривалість зборів у своїй компанії. «За замовчуванням, ми більше не плануємо наради довше 30 хвилин, і при цьому сподіваємося, що вони закінчаться ще раніше», розповідає Ленс Нойхаузер, директор компанії сучасних технологій «4C».
Дебаун слід цим же правилом, хоча і з деякими винятками. «Якщо обговорення якоїсь теми не можна укласти в 30 хвилин, то це вже не нарада, а звичайний робочий процес або з'ясування відносин», додала вона.
А іноді проведення наради і зовсім не обов'язково, і його найкраще зовсім скасувати. І саме тут Вам допоможе завчасне складання програми зустрічі: Ійер пояснює, що якщо у них в компанії на дошці в Trello «нуль нових карток», то нарада просто-напросто скасовується.
Додаткові бонуси для співробітників, такі як курси англійської. привід пишатися роботою в компанії!
Секрети HR і керівників
Насправді навіть маленькі рішення можуть допомогти віддаленим співробітникам відчувати себе частиною команди. Команда Марсель Сапон з «Hello Alfred» проводить щотижневі загальні збори в Google Hangouts; співробітники, що працюють в головному офісі компанії в Нью-Йорку, збираються за великим столом на кухні перед екраном, а віддалені співробітники з Сан-Франциско і Бостона приєднуються до них в Hangouts. «Під час наради співробітникам пропонуються закуски, так що всі працюють в однакових умовах. А ще ми кожен раз змінюємо порядок виступаючих співробітників, щоб все було по-чесному », розповідає Марсела.
Юджин Чанг під час нарад з віддаленими співробітниками користується (ну звичайно ж) інструментом віртуальної реальності під назвою Maestro, розробленим самою компанією «Penrose». «Коли наша команда хоче обговорити будь-яке питання, ми просто надягаємо окуляри віртуальної реальності і спілкуємося в повністю віртуальному просторі», говорить Юджин.
. Але не варто забувати про особисті зустрічі
Проте, іноді варто трохи напружитися, щоб зібрати всіх своїх співробітників в одній кімнаті. Компанія «Tala» відкрила офіси в Санта Моніці, Найробі і Манілі; як правило, компанія, чергує пізні вечірні та ранкові наради, для команд в різних часових поясах. Однак, як зазначає Сіро, особиста присутність на зборах також дуже важливо. «На початку цього року ми запросили всю команду з Кенії на тижневе відрядження в Санта Моніку», згадує вона. З одного боку, у них получілосьочень довге нараду. Але з іншого - вони заощадили багато часу на незліченних коротких, але неефективних зустрічах.