Тим, хто збирається зайнятися роздрібною торгівлею, необхідно мати уявлення про правила роботи з контрольно-касової технікою. Перш за все, потрібно правильно вибрати апарат і пройти ряд обов'язкових формальностей при реєстрації і техподдержке ККТ. Розповісти про тонкощі цих процесів ми попросили генерального директора столичного Центру технічного обслуговування «Артіль Універсал» Володимира Толстова.
Що потрібно знати майбутньому власникові ККТ
Бізнесменам, які планують приймати готівкову виручку і переклади з пластикових карт *, належить зробити ряд кроків. Спочатку придбати контрольно-касову техніку (скорочено ККТ), потім укласти договір про технічне обслуговування, і, нарешті, поставити апарат на облік в податковій інспекції.
Продавати касові апарати може будь-яка особа. А ось обслуговувати - тільки організація, яка має статус Центру технічного обслуговування (далі ЦСО). Як правило, продавці касової техніки мають такий статус. Це означає, що покупець може поставити машину на обслуговування там же, де він її придбав. Саме так покупці надходять в більшості випадків.
Правда, бувають і винятки. Справа в тому, що в свідоцтві кожного ЦТО зазначено, в яких регіонах він може здійснювати обслуговування касових апаратів (тобто має акредитацію). І може статися, що бізнесмен купив апарат, наприклад, в Москві, а використовувати її збирається в Твері. При цьому в свідоцтві Центру, який продав апарат, Тверська область не згадується. Тоді покупцеві доведеться укладати договір технічного обслуговування з іншим ЦСО, яке акредитоване в Твері.
У практиці нашого Центру бувають ситуації, коли клієнт спочатку працює в столиці, а потім переводить діяльність в регіон, де ми не акредитовані. Щоб продовжувати співпрацю, ми домовляємося з ЦТО - партнером з «нового» регіону, той укладає договір з нашим клієнтом, але фактично обслуговуванням і раніше займаємося ми. В результаті клієнтові не потрібно звикати до інших фахівців і особливостям їх роботи.
Які документи повинні бути у ЦСО
Щоб убезпечити себе від шахраїв, клієнту краще заздалегідь перевірити документи Центру технічного обслуговування. Перш за все, це свідчення, про який ми згадували вище. Видають його департаменти економічної політики регіонів.
Так, столичні Центри отримують свідоцтва в Департаменті торгівлі та послуг міста Москви. Причому, всі видані свідоцтва занесені в єдину базу податкових інспекцій столиці. Таким чином, перевірити справжність свідоцтва клієнт може, зателефонувавши в одну з московських ИФНС і уточнивши, чи значиться в базі обраний вами Центр технічного обслуговування.
Ще один документ, який потрібно перевірити - це договір між Центром і заводом-виготовлювачем (генеральним постачальником). За умовами договору ЦСО має право надавати технічну підтримку певних моделей техніки. Особливу увагу слід звернути на дату. Якщо виявиться, що документ прострочений, у клієнта можуть виникнути труднощі при постановці апарату на облік в ИФНС.
Як вибрати відповідний касовий апарат
Головне, чим потрібно керуватися при виборі ККТ - це особливості бізнесу. Так, для роз'їзний торгівлі необхідна машина, яка працює на акумуляторі, а для торгівлі через інтернет - легкий апарат, який можна передати в руки кур'єру. У торговому центрі краще встановити машину з можливістю підключення до сканера штрих-кодів, а на складі, де трапляються перебої напруги - модель з вбудованим або приєднаним блоком живлення і т.д.
До того ж існує кілька заводів-виготовлювачів ККТ, причому продукція кожного має свої плюси і свої мінуси.
Найчастіше покупцеві складно самостійно розібратися у всіх нюансах і тонкощах. Тоді допомогти з вибором можуть фахівці ЦТО. Як правило, перед покупкою консультанти довго і докладно розмовляють з клієнтом, з'ясовують його переваги і можливості, після чого дають рекомендації.
Звичайно, зустрічаються продавці, котрі переслідують єдину мету - схилити клієнта до придбання найдорожчої техніки. Такі торговці замовчать про труднощі, які можуть виникнути при використанні апарату.
Але частіше продавці попереджають про всі недоліки машини. При цьому вони діють не тільки в інтересах клієнта, а й у своїх власних. Дійсно, якісна модель легка в обслуговуванні, а ненадійна вимагає регулярного ремонту. Виходить, що продавши дорогою, але не дуже якісний апарат, ЦТО прирікає своїх фахівців на щомісячні, а іноді і щотижневі виїзди до покупця для лагодження техніки.
Договір технічного обслуговування
Визначившись з моделлю касового апарату, клієнт укладає договір технічного обслуговування. Пункти цього договору зазвичай «прив'язані» до вимог закону про застосування ККТ ** і Положення про реєстрацію і застосування ККТ ***. Зокрема, в договорі закріплено обов'язок Центру проводити технічну підтримку, наклеювати марки-пломби, міняти накопичувачі фіскальної пам'яті та ін.
ЦТО може надавати ще й додаткові послуги. Наприклад, наш Центр своїми силами транспортує апарати, консультує персонал з питань використання техніки і т.д. Як показує досвід, саме ці послуги найбільш затребувані клієнтами.
Постановка апарату на облік
Застосування касового апарату неможливо без його реєстрації в податковій інспекції. Щоб зареєструвати ККТ, потрібно принести до інспекції заяву, паспорт контрольно-касової техніки і договір з Центром технічного обслуговування.
Отримавши паперу, податківці протягом 5 робочих днів внесуть запис до книги обліку та видадуть користувачеві картку реєстрації.
При постановці на облік у податковій разом з клієнтом присутні і співробітники ЦСО. Можливий і інший варіант: клієнт підписує довіреність, і працівники Центру виконують всі формальності без участі самого власника апарату. Багато бізнесменів йдуть на це, щоб заощадити свій час.
Як проходить гарантійний ремонт
Гарантію на ремонт ККТ дає завод-виготовлювач. Гарантійний термін вказаний в паспорті (формулярі) апарату. Найчастіше термін становить 18 місяців.
Виконує гарантійні роботи не завод, а Центр технічного обслуговування, так як згідно з акредитації він є представником заводу. Є ЦСО (в тому числі і наш), які за власною ініціативою збільшують гарантійний термін для «ключових» клієнтів. Іншими словами, безкоштовно ремонтують апарати, навіть якщо період гарантії вже закінчився.
Іноді виникають розбіжності: власники машини запевняють, ніби поломка сталася з вини виробника, а співробітники ЦТО переконані, що винні самі господарі. В цьому випадку несправний апарат відправляють на завод, де проводиться експертиза. Якщо вона підтвердить правоту власника, техніку відремонтують по гарантії.
Що робити, якщо касовий апарат знаходиться в ремонті
Далеко не завжди майстру вдається на місці усунути неполадки касового апарату. В цьому випадку машину забирають у власника і повертають лише після закінчення ремонту.
Яким чином господарі можуть замінити тимчасово відсутню ККТ? Існує два варіанти.
Перший - взяти підмінний апарат в Центрі технічного облуговування. Але це невигідно, тому що доведеться заплатити за оренду машини і купити для неї електронну контрольну стрічку захищену (Еклз). Крім того, потрібно поставити підмінну ККТ на облік в податковій інспекції, а після закінчення ремонту «основного» апарату - зняти з обліку.
Як проходять огляди контрольно-касової техніки
Фахівці ЦСО зобов'язані не тільки ремонтувати зламані апарати, а й перевіряти роботу справних машин. Огляд проходить в рамках регламенту техобслуговування, текст якого наведено в паспорті ККТ. Правила для всіх моделей однакові: працівники Центру повинні приїжджати раз в три місяці, вивчати умови експлуатації апарату, міняти марку-пломбу і робити запис в журналі обліку виклику технічного фахівця. Крім цього раз на рік майстер зобов'язаний встановити голограму сервісного обслуговування.
Якщо під час огляду були виявлені порушення, фахівець ЦСО складає припис про їх усунення. Наприклад, при поганій якості друку чека майстер може вказати, що потрібна заміна друкуючої головки та ін.
Потім Центр технічного обслуговування повинен простежити, щоб розпорядження було виконано, і в разі невиконання проінформувати податкових інспекторів. Ті в свою чергу має право оштрафувати господаря ККТ. Але, як показує практика, таке трапляється вкрай рідко. Найчастіше податківці дають час, достатній для виправлення недоліків.
Набагато гірше для клієнта, якщо майстер підходить до огляду формально, і не звертає уваги на вади. Не отримавши розпорядження, власник касової техніки думає, ніби у нього все в порядку. Але при перевірці працівники податкової напевно помітять порушення, і в цьому випадку неодмінно оштрафують власника техніки за статтею 14.5 КоАП РФ. Тому клієнтам слід з підозрою поставитися до фахівця Центру, який при огляді виявляє байдужість і поспішає скоріше піти. І навпаки, майстер, який зробив багато зауважень, заслуговує на довіру.
Генеральний директор столичного Центру технічного обслуговування «Артіль Універсал» Володимир Толстов. Тел. (495) 989-11-69.
* Нагадаємо, що відмовитися від використання ККТ при розрахунках готівкою та за допомогою платіжних карт можна, зокрема: при наданні послуг населенню (у цьому випадку замість касових чеків необхідно видавати бланки суворої звітності); при застосуванні ЕНВД по іншим видам діяльності (замість чеків треба видавати документи, що містять такі обов'язкові реквізити). Також ККТ можна не застосовувати при торгівлі друкованою продукцією, лотерейними квитками і в інших ситуаціях, перерахованих у статті 2 Федерального закону від 22.05.03 № 54-ФЗ.
** Федеральний закон від 22.05.03 № 54-Ф.
*** Повне найменування документа: Положення про реєстрацію і застосування контрольно-касової техніки, яка використовується організаціями та індивідуальними підприємцями, затверджено постановою Уряду РФ від 23.07.07 № 470.