01 - Державний герб РФ;
02 - герб суб'єкта РФ;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслужив а ня);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер пре д підприємства;
06 - індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - найменування організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва структурного підрозділу;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
14 - місце складання або видання документа;
16 - гриф обмеження доступу до документа;
18 - заголовок до тексту;
19 - відмітка про постановку документа на ко н троль;
21 - відмітка про наявність додатків;
23 - гриф узгодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки організації;
26 - відмітка завіренні копії документа;
27 - позначка про виконавця документа;
28 - відмітка про виконання документа і напра в лении його в справу;
29 - відмітка про надходження документа в орган і зації;
30 - ідентифікатор електронної копії докумен н та.
Основні функції документа. Документи відіграють величезну роль в житті суспільства і кожної людини. Вони служать підтвердженням факту, події, явища. Можуть мати політичне, історичне, юрид і чеський, економічне значення. Документом державної ваги я в ляется Основний Закон - Конституція РФ. Цим документом закріплюються основи суспільного ладу і політики держави, гарантуються права громадян, встановлюються їх свободи і обов'язки. У документах висловлю а ються рішення Президента і уряду, обов'язкові для виконання (потім вони знаходять конкретне вираження в документації установ і підприємств). Документи можуть служити історичним джерелом, основ а ням для написання історичних монографій. Вони можуть бути засобом докази або свідоцтва. Все життя людини також пов'язана з док у ментами. З народженням його виписується перший документ - свідоцтво про народження. При вступі до школи потрібні документи, що підтверджують його вік, місце проживання, стан здоров'я. При досягненні 14-річного віку молода людина отримує свій перший паспорт, який видається на підставі свідоцтва про народження. Закінчення школи по д тверждает атестат про повну загальну середню освіту. Початок трудової діяльності фіксується в трудовій книжці. Після закінчення вузу видається диплом. Для обміну інформацією між установами служать листи, телеграми, т е лефонограмми, факси, електронні листи. За допомогою розпорядчих документів: положень, статутів, постанов, наказів та ін. Осуществл я ється керівна діяльність державної вл а сти.
Порядок обробки документів, що. Відправляються з організації документи називаються вихідними. Для розсилки вихідних документів можуть використовуватися всі існуючі канали та засоби. Доставка найбільш важливою і строкової вихідної кореспонденції произв про диться фельд'єгерської або кур'єрським зв'язком. Обробка вихідних док у ментів включає наступні опер ації:
Складання проекту документа;
Узгодження проекту документа;
Перевірку правильності оформлення проекту док у мента;
Підписання документа керівником (затвердження в необхід і мих випадках);
Підшивку другого примірника (копії) документа до справи.
Сортування (за видами поштових відправлень і а д ресам);
Фальцювання і вкладення документів в конверти (упаковки) - пр про диться таким чином, щоб при мінімальній кількості перегинів розмір поштового відправлення в точності відповідав ра з міру конверта (упаковки);
Заклеювання конвертів, їх маркування;
Упаковку в транспортувальні тару.
Індекс документа, що включає номер справи;
Позначку про виконання (запис про рішення питання, номери д про ментів-відповідей);
Вихідні документи конверт і відправляються. Другий екзем п ляр відправленого листа і єдиний екземпляр факсу підшиваються в справу з п е репіской.
Обробка розсилаються підприємством ЕД (електронних документів) має свої особливості. Відправку ЕД по каналах електронної пошти річок про мендуется виробляти, використовуючи єдиний (офіційний) електронний а д рес підприємства. ЕД на магнітних (інших непаперових) носіях, як пр а вило, розсилаються разом з відповідною документацією, супроводивши і тельним листом і роздруківкою. ЕД відправляється по електронній пошті вм е сте з електронним повідомленням, в якому зазначаються назва документа (тема повідомлення), його дата, електронний формат, інформація про использов а ванні електронного цифрового підпису, обсяг документа, інформація про стиснення документа із зазначенням використаної ін про грами .
Документи, призначені для відправки, повинні відправлятися в той же день або не пізніше сліду ю ного робочого дня.
Губернатора і Колегії
При направленні документа конкретній посадовій особі найменування організації і підрозділи вказується в називному відмінку, а посада і прізвище в давальному. наприклад:
Начальник відділу кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Наказ про прийом на роботу.
Скласти наказ з питань основної діяльності. Накази, що стосуються основної діяльності у великих установах пишуть на бла н ках формату А4. Наказ має такі реквізити: герб РФ, найменування установи або підприємства і його підвідомчість, назва виду док у мента (наказ), місце видання, дату, індекс, заголовок (відповідає на в про прос про що?), Текст, по д пись, розшифрування підпису, відмітку про погодження. Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючій і ра з порядітельной. У констатуючій частині викладаються цілі та завдання, остан у жили підставою для видання наказу; в розпорядчої перераховую т ся пре д підписується дії. Якщо підставою до видання наказу є розпорядчий документ вищестоящої організації, то в констатує ної частини вказують назву, номер і дату розпорядчого документа. Констатуюча частина може бути відсутньою, якщо наказуючи вані дії не потребують роз'яснення. Розпорядчу частину починають зі слова НАКАЗУЮ і друкують прописними літерами з окремого рядка. Нам е очікувані заходи оформляють окремими пунктами, які нумерують арабськими цифрами. Кожен пункт починається з вказівки конкретного і з полнітеля в давальному відмінку, а потім йде позначення яке пропонується дії, яке висловлюють дієсловом у формі, і терміну і з полнения (повинні бути відповіді на питання «кому?», «Що зробити?» І « до якого числа?"). в кінці наказу вказується особа, на яку покладено до н троль за виконанням даного наказу. Можуть бути й інші форми прик а поклик. Текст друкують через півтора міжрядкових інтервалу. В процесі по д готування документ узгоджується із зацікавленими установами або структурними підрозділами. Візи (підпис і дата) проставляються на першому примірнику проекту. Після узгодження тексту наказ перепис и вают, і керівник підписує перший примірник, виготовлений на бланку, д а ту проставляють в день підписання. Накази реєструю т ся в журналі, де їм надають номер, і зберігаються в канцелярії. Приклад. "Назва підприємства. Наказ. Дата. № (порядковий). Місце видання наказу. Окр про вок «Про введення Інструкції з діловодства». Текст: З метою сові р шенствования роботи з документами на підприємстві та забезпечення їх з про хранності (констатуюча частина) НАКАЗУЮ: (далі йде розпір я дітельного частина) 1. Затвердити Інструкцію з діловодства на підприємстві. 2. Ввести в дію Інструкцію з діловодства з ... (вказується, з якого терміну - число, місяць, рік). 3. Всім структурним підрозділам і працівникам підприємства з цього терміну (знову вказується число, місяць, рік) керуватися Правилами роботи з документами, з а кріплення в інструкції з діловодства. 4. Секретарю (вказуються ініціали, прізвище) забезпечити тиражування Правил внутрішнього працю про вого розпорядку і їх передачу в структурні підрозділи підприємства до ... (вказується термін - число, місяць, рік). 5. Контроль за виконанням н а стоїть наказу покласти на ... (вказуються посада, ініціали, ф а Мілія). Директор підприємства - особистий підпис, ініціали, прізвище. Візи (посада, підпис, ініціали, прізвище, д а та) ».
Правила оформлення організаційних документів: статут, підлогу про ються, інструкція. Управлінська діяльність установи, підприємства, організації виражається за допомогою розпорядчих документів, кіт про риє поділяються на організаційні (положення, статути, інструкції, правила), що визначають порядок утворення, функції, права та обов'язки установи, підприємства, організації; і власне розпорядчі (а д міністратівной - розпорядження, постанови і т.д.). Статут - правовий акт, що визначає структуру, функції і права підприємства, організації, установами е дження. Першим розділом йдуть «Загальні положення», потім розділами більш докладно: функції, права працівників, організаційна структура, управл е ня і засоби підприємства. Положення - правовий акт, що визначає п про рядок освіти, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу. У положенні зазвичай визначені завдання стру до турне формування, ступінь його відповідальності за свою діяльність. Розробляється на основі типових полож е ний, що містять максимальний набір функцій служби і конкретизується виходячи з реальних умов де діяльності. Формуляр положення і структура тексту (складається з розділів, текст кожного розділу викладається по пунктах - арабськими цифрами в перед е лах кожного розділу) уніфіковані. Розділ 1 «Загальні положення»: вуст а навливал точну назву служби, її місце в структурі організації або фірми, ступінь самостійності служби. Далі вказується наименов а ня посади керівника (начальник, завідувач, управитель), пор я док призначення та звільнення його з посади, вимоги до його кваліфіковану консультацію і кации і стажу практичної роботи. Якщо в службі є ще ділянки, то сл е дме пункт положення перераховує всі ланки організаційної структ у ри служби. Спеціальним пунктом дається перелік основних правових, д і ректівних, нормативних та інструктивних документів, якими служба р у Ководство в своїй роботі (законодавчі та загальнодержавні але р мативно-методичні та нормативно-технічні документи, організація н Цінні та розпорядчі документи орг а нізації або фірми ). Якщо служба має свою печатку, в положенні дається її опис, умови зберігання та і з користування. Розділ 2 «Цілі і завдання»: формулюються мета і основні з а дачі служби. При цьому їх не можна звужувати до завдань його керівника. Розділ 3 «Функції»: є основним і включає детальний опис всіх фун до ций, виконуваних службою, в тому числі і специфічні для даної орг а нізації. Розділ 4 «Права»: перераховуються ті, що закріплюються за службою для виконання покладених на неї завдань і функцій. Персональні пр а ва керівника (підписувати, затверджувати документи, призначати і звільняти із займаних посад працівників служби, заохочувати їх). Розділ 5 «Про т ветственность»: основні позиції, за які несе відповідальність слу ж ба. Можливо виділення персональної відповідальності керівника. Ра з справ 6 «Взаємозв'язки»: наявність і характер взаємозв'язків з іншими службами - відносини з відділом кадрів, юр і дическим відділом, господарськими службами і т.д. Положення розробляє і підписує керівник служби, стверджує керівник організації або фірми. Оформляється на загальному бланку організації і узгоджується з керівниками тих стру до турне підрозділів, з якими закріплені взаємозв'язку. Перегляд п про розкладання проводять при зміні структури організації, впровадженні нових форм і методів праці, нових технологій. Інструкція - правовий акт, вид а ваемий органом державного управління (або затверджується його рук про водить е лем) з метою встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності виз ь ності установ, організацій, підприємств, дол ж ностних осіб і громадян.
Скласти наказ про звільнення за пр про гул без поважних причин.