Способи уніфікації текстів документів. стандартизація - пр оцессе встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється зразок, еталон. Уніфікація - один з методів стандартизації, - приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості. Сучасний службовий документ - це перш за все письмовий текст, зафіксований засобами графіки мову слів. За способом синтаксичної організації мови і її просторово-графічного оформлення тексти можуть мати вигляд традиційної лінійної записи зв'язного мовлення (суцільний текст); трафарету (лінійна запис, але з пробілами, які заповнюються змінною інформацією; це вже формалізований текст - в ньому заздалегідь передбачаються і типова ситуація, в межах якої буде використаний службовий документ, і мовна форма, в якій ця ситуація відображається); анкети (перелік заздалегідь підготовлених питань і місце, залишене для відповіді; текст розташовується по вертикалі); таблиці (сукупність даних, представлених у цифровій або словесній формі і укладених в графи по вертикалі і горизонталі). Допускається в одному документі поєднувати різні види текстів. Трафарети, анкети, таблиці є одним з головних способів уніфікації форми службових документів. Уніфікація виправдана насамперед з економічної сторони: складання уніфікованого тексту вимагає менших витрат праці і часу. Укладач документа, працюючи за зразком, отримує можливість зосередити увагу на найважливіших, нестандартних аспектах інформації. Важлива і психологічна точка зору - за даними досліджень, уніфікований текст сприймається майже в 10 разів інтенсивніше, ніж неуніфікований - є можливість швидко звернути увагу на ключові моменти. Та й з технічної точки зору - уніфікація текстів спрощує і здешевлює використання електронної техніки, комп'ютерів. І, нарешті, система ГОСТів закріплює вимоги до змісту документа - його об'єму, внутрішній структурі і т.д .; зразки загальної форми документів - склад реквізитів, їх розташування на полі бланка і т.п .; вимоги до мови документів.
Класифікація документів. Документи поділяють на сл ужебние (виходять від імені установ, організацій, підприємств або відповідних їм посадових осіб) і особисті (створені окремими громадянами - автобіографія, заява, доручення, розписка, листи, пропозиції). Такі документи, як паспорт, посвідчення, документи про освіту та ін. Установи видають громадянам на руки. Службові підрозділяються: ОРД (організаційно-розпорядча документація) - організаційна (положення, статути, інструкції, правила); розпорядча (постанови, розпорядження, накази з оргпитань); довідково-інформаційна (листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти, протоколи); про особовий склад (накази про особовий склад, особисті справи, характеристики і т.д.); пропозиції, заяви і скарги громадян. За місцем складання документи можуть бути внутрішні (створює сама установа в процесі своєї діяльності) та зовнішні (ця документація приходить ззовні - від інших організацій, від окремих громадян). За складністю змісту - прості (відображають одне питання, одну тему) і складні (присвячені кількох питань). за формою - індивідуальні (довільно складені); типові (що представляють собою текст-зразок) і трафаретні (коли частина документа віддрукована заздалегідь - постійна інформація, а частина вписується при його складанні - змінна інформація, тобто бланки). За стадіями створення - оригінали (створені в перший раз) і копії (повторне абсолютно точне відтворення оригіналу як вручну, так і за допомогою технічних засобів). Сьогодні вже часто електронна копія має юридичну силу оригіналу. Види копій - виписка (копія частини документа, яка видається на руки), відпустка (повна копія відісланого документа, підшивається в справу установи-відправника, засвідчується поміткою «вірно» і підписом відповідальної за діловодство), дублікат (має однакову силу з оригіналом, видають в разі втрати власником справжнього документа).
Ще одна класифікація документів:
За змістом або роду діяльності (організаційно-розпорядчі, планові, бухгалтерські тощо);
За призначенням (накази, положення, протоколи, статути, акти, звіти, листи, заяви ...);
За видами (типові, тобто обов'язкові до застосування в певній галузі; приблизні, трафаретні, індивідуальні ...);
За ступенем складності (прості, тобто присвячені одному питанню і вирішуються в одному підрозділі; і складні - містять ряд проблем);
За місцем складання (вхідні, вихідні та внутрішні);
По термінах виконання (термінові і нетермінові);
За сферою дії (службові, або ділові, і офіційно-особисті - із зазначенням конкретної особи);
За ступенем гласності (звичайні - без обмеження доступу; і з обмеженням доступу - секретні, для службового користування, що містять комерційну таємницю, конфіденційні);
За юридичною силою (оригінали мають повну легітимністю, якщо підписані посадовою особою, підпис якого завірена відбитком печатки; копії, відпустки - по суті, це другий примірник оригіналу, підписаний керівником і завірений печаткою; дублікати, підроблені);
За ступенем повноти представленої інформації (повні і виписки, тобто копії частини документа);
За термінами зберігання - в одну папку (справа) повинні направлятися документи, що мають однаковий термін зберігання.
Класифікації можуть бути різні.
Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року. Вона узгоджується з архівною установою не рідше одного разу на 5 років. У разі структурних змін розробляється нова номенклатура справ. При складанні номенклатури справ слід керуватися статутом або положенням про організацію та її структурних підрозділах (якщо їх декілька - складається зведена номенклатура справ), штатного розпису, номенклатурою справ організації за минулий рік, описами справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, реєстраційними формами , відомчими і типовим переліком документів і зазначенням термінів їх зберігання, типовими і зразковими номенклатурами справ. Розділами, підрозділами та іншими поділами номенклатури справ є назви підрозділів (наприклад: канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів тощо). У графі 1 номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури справ. Індекс справи (позначається арабськими цифрами: 02-03) складається з встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу, порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ в межах структурного підрозділу.
У графі 3 номенклатури справ вказується кількість справ (томів, частин) - заповнюється після закінчення календарного року. У графі 4 вказуються терміни зберігання справи, номери статей за переліком (типовим, відомчому), а при його відсутності - за типовою або зразковою номенклатурою справ. Якщо термін зберігання документів не передбачений типовий або відомчої номенклатурою справ, він встановлюється експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи. У графі 5 «Примітки» протягом всього терміну дії номенклатури справ проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію і т.д. Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного і тимчасового зберігання. Відомості, що містяться в підсумковій записи номенклатури справ організації, в обов'язковому порядку повідомляються архівній установі, про що в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посади особи, яка зробила позначку, і розшифровки його підпису.
Індексація документів. Розташування всіх справ в номенклатурі закріплюється їх індексацією, тобто умовним обознач еніем кожного. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати індекс (номер, і вказується в графі 1 номенклатури справ). Це по суті код справи. Першого розділу номенклатури справ присвоюється номер «1» (якщо організація маленька) або «01» (у великих організаціях зі структурними підрозділами). Потім за ступенем важливості - «02», «03» і т.д. Всередині розділів розташовуються заголовки справ з присвоєнням їм відповідних індексів. Індексація в діловодстві - це проставлення порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень на документах при реєстрації, що вказують місце їх виконання та зберігання. Наприклад: документ має номер 02 - 10/125. Тут: 02 - структурний підрозділ; 10 - номер справи, куди поміщений документ; 125 - порядковий реєстраційний номер. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної дефісом або косою рисою. Можлива постановка порядкового номера на першому місці. Внутрішні документи, як правило, не індексуються, а мають просто порядковий номер. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп - на нижньому полі першого аркуша з правого боку. Він включає назву організації, в яку надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Реєстрація проводиться для обліку, контролю і зручності пошуку документа.
Етапи руху і порядок обробки документів. Рух д ОКУМЕНТА всередині установи (документообіг) складається з наступних етапів: облік, довідкова робота, контроль, відправка і зберігання документів. Головний принцип правильної організації документообігу - оперативне проходження документів по найбільш короткому шляху, з мінімальними витратами часу і праці на їх обробку. Всі вхідні (надходять до установ), вихідні (відправляються) і внутрішні документи знаходяться на обліку в установі. Для обліку, контролю і пошуку документів проводиться їх реєстрація: вхідні - у день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання. Для цього застосовується єдина реєстраційна картка. В установах з невеликим документообігом всі документи реєструють в журналі. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп - на нижньому полі першого аркуша з правого боку. Він включає назву організації, в яку надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Індексація в діловодстві - це проставлення порядкових (реєстраційних) номерів і. наприклад: документ має номер 02 - 10/125. Тут необхідних умовних позначень на документах при реєстрації, що вказують місце їх виконання та зберігання: 02 - структурний підрозділ; 10 - номер справи, куди поміщений документ; 125 - порядковий реєстраційний номер. Реєстрація проводиться для обліку, контролю і зручності пошуку документа. Реєстраційна система всього масиву документів установи дозволяє службі діловодства або секретарю невеликої фірми, що веде всі діловодне обслуговування, швидко навести довідки про стан роботи з будь-яким документом і його місцезнаходження. Інформаційно-довідкова робота, як і сама система реєстрації, може вестися в традиційній формі за допомогою довідкових картотек і в автоматизованому режимі за допомогою комп'ютерів. Звичайна ручна довідкова картотека представляє собою картотечна ящик або кілька ящиків, якщо обсяг документів великий, в яких реєстраційні картки розставлені в певній послідовності. Найчастіше розділами довідкової картотеки бувають назви структурних підрозділів або напряму діяльності. Всередині розділів картки зручно розміщувати за алфавітом. При реєстрації заповнюється така кількість однакових реєстраційних карток, яке є число картотек. Загальний термін зберігання карток 3 роки. У картотеці законодавчо-нормативних та розпорядчих документів картки коштують до заміни їх новими. Картки на документи постійного і довготривалого зберігання можуть передаватися в архів установи, де використовуються при організації науково-довідкового апарату архіву. Введення автоматизованих систем реєстрації документів поліпшили можливості інформаційно-довідкового обслуговування. Сучасні системи управління базами даних дозволяють наводити довідки по будь-якій комбінації даних, включених до реєстраційної -картки документа. Довідку можна видавати як по виконаним документам, так і по ще знаходяться в роботі або по архівній базі даних. Зазвичай результати пошуку виводяться на екран і на друк в табличній формі. Комп'ютерні технології дозволили в багато разів зменшити час пошуку необхідної інформації по документам і самих документів, а також більш ефективно вести автоматизований контроль за виконанням документів. Закінчені в діловодстві справи проходять підготовку (оформлення) до зберігання - відправлення в архів установи або муніципальний.
Специфіка мови службових документів. Історично склади вшіеся жанри, специфічна лексика, фразеологія, синтаксичні обороти надають цьому стилю консервативний характер - стійкий і замкнутий. Він менше за інших схильний до зміни і розвитку. У ньому є численні мовні стандарти - кліше. Якщо в інших стилях наявність мовних шаблонів є недоліком, то тут вони сприймаються природно. Багато видів ділових документів мають загальноприйняті форми викладу і розташування матеріалу - це спрощує користування ними. Часто використовуються готові бланки, які потрібно тільки заповнювати (трафарети). Формалізовані типи текстів - трафарети, анкети, таблиці - є одним з головних засобів уніфікації форми службових документів. Уніфікація виправдана насамперед з економічної точки зору: складання уніфікованого документа вимагає менших витрат праці і часу. Укладач документа, працюючи за зразком, отримує можливість зосередити увагу на найважливіших, нестандартних аспектах інформації. За даними досліджень, уніфікований текст сприймається майже в 10 разів інтенсивніше, ніж неуніфікований. Так що уніфікація виправдана і з психологічної точки зору. А також з правової точки зору - форма тексту набуває «узаконений» вигляд. Уніфікація виправдана і з технічної точки зору: спрощує і здешевлює застосування ЕОМ і комп'ютерів. Уніфікація текстів службових документів здійснюється на підставі ГОСТів та інших інструктивних матеріалів. Вони закріплюють вимоги до змісту документа - його об'єму, внутрішній структурі і т.д .; зразки загальної форми документів - склад реквізитів, їх розташування на полі бланка і т.д .; вимоги до мови документа. Офіційно-діловий стиль - це стиль документів службових, а також дипломатичних. Жанри: договори, юридичні закони, державні акти, інструкції, постанови, службове листування, ділові папери. У них ряд спільних рис: стислість, компактність викладу, економне використання мовних засобів; стандартне розташування матеріалу, нерідко - обов'язковість форми, вживання властивих цьому стилю кліше; широке використання термінології, номенклатурних найменувань, наявність особливого запасу лексики і канцелярської фразеології, включення в текст складноскорочених слів, абревіатур; часте використання віддієслівних іменників, отименних прийменників (відповідно до, з метою, за рахунок), складних спілок (з огляду на те що, в зв'язку з тим що), а також різних стійких словосполучень, що служать для зв'язку частин складного речення (на випадок, якщо ...; на тій підставі, що ...); розповідний характер викладу, наявність номінативних речень із перерахуванням; переважаючий принцип конструювання пропозиції - з прямим порядком слів; майже повна відсутність емоційно-експресивних засобів; переважання складних речень; слабка індивідуалізація стилю. Нейтральний тон викладу є нормою ділового етикету. Особистий, суб'єктивний момент повинен бути зведений до мінімуму. Свідома установка на стандартизацію мови, переважно вживання простих речень часом з однорідним перерахуванням. Специфічні такі способи управління, як закінчити діловодством, передати за належністю. Однак такі обороти не відповідають нормам общелитературного слововживання і їх потрібно уникати. Процес стандартизації мови ділового мовлення охоплює всі рівні мови - лексику, морфологію, синтаксис. У підсумку складається стійкий мовної стереотип - особливий функціональний стиль. Використання готових, міцно увійшли в діловий обіг словесних формул і конструкцій дозволяє говорить і тому, хто пише не витрачати час на пошук визначень, що характеризують стандартні ситуації.
Документація з особового складу. Це накази про особисте сост аве, особисті справи, характеристики, анкети та ін. На кожного працівника підприємства ведеться особиста справа, його склад:
Внутрішній опис документів справи;
Особиста заява про прийом на роботу (і про звільнення);
Особовий листок з обліку кадрів (анкета);
Заяви співробітника про переміщення;
Уявлення керівництва при переміщеннях, висування, зарахування в резерв;
Доповнення до особового листка по обліку кадрів (додаток до анкети);