Непроста економічна ситуація в світі і зростання конкуренції у багатьох галузях економіки і на більшості географічних ринків змушують російські підприємства шукати дієві шляхи підвищення ефективності. Досвід минулого ясно показав: масові скорочення, зниження зарплат і інші «непопулярні заходи», даючи короткостроковий ефект, найчастіше позбавляють підприємство майбутнього, оскільки підривають лояльність співробітників, руйнують колектив і боляче б'ють по перспективним проектам. Крім того, можливості «закручування гайок» в общем-то вичерпані, далі збільшувати навантаження на персонал практично неможливо. Але що ж робити? Адже підвищувати ефективність все-таки треба.
У цій об'єктивно непростій ситуації треба по-новому поглянути на організацію офісного простору з урахуванням сучасних інформаційних технологій (ІТ) спільно з аудіовізуальними (AV) рішеннями. З їх допомогою можна:
У цьому випадку зростання результативності досягається за рахунок того, що підвищення навантаження на людей не призводить до психологічних зривів, оскільки умови роботи залишаються комфортними та зручними, зберігаються сформований стиль роботи і система управління організацією. Більш зручною і результативною стає спільна робота людей в групах різного масштабу (collaboration), стираються кордони між співробітниками, що працюють в офісі і поза ним, зближуються географічно віддалені офіси. У той же час, в потрібний для себе момент організація може отримати ще більший приріст ефективності, перебудувавши робочі процеси на базі нових можливостей, привнесених новими технологіями.
Будучи простими для користувача, сучасні AV-рішення - це складні технічні системи, об'єднані з сучасними інформаційними технологіями, тому в заключній частині статті ми розглянемо найбільш типові помилки при впровадженні AV-рішень.
Як AV-рішення змінюють роботу організації
Розглянемо кілька прикладів, звертаючи увагу і на технічні аспекти, і на основні механізми окупності AV-рішень.
Більш раціональне використання офісу
Виникає поняття розумного (або «самоналагоджувальна») офісу. З'являється поняття приміщень-трансформерів, які можна швидко перетворити в єдиний конференц-зал або кілька переговорних кімнат і / або навчальних аудиторій. Причому в будь-яких конфігураціях все приміщення залишаються максимально зручними для користувачів і пристосованими до конкретного завдання (наприклад, проведення переговорів або навчання роботі з новим продуктом). Трансформери дозволяють ефективно використовувати кожен метр офісу і інтегрувати AV-технології в набагато більш широке коло бізнес-процесів.
треба по-новому поглянути на організацію офісного простору з урахуванням сучасних інформаційних технологій (ІТ) спільно з аудіовізуальними (AV) рішеннями.
Ще один новий і надзвичайно перспективний тренд пов'язаний зі створенням комфортного середовища для продуктивної роботи невеликих груп у відкритому просторі офісу. У таких рішеннях широко використовується різне мобільне обладнання (панелі, проектори та ін.), Яке може легко переміщатися по офісу або швидко змінювати конфігурацію (наприклад, за рахунок особливого кріплення інтерактивних панелей можна міняти кут нахилу робочої поверхні). Крім того, тут доводиться застосовувати спеціальні методи управління освітленням і звуком, що дозволяють забезпечити комфорт робочій групі і знизити її вплив на навколишнє приміщення. Як і в трансформере, тут може застосовуватися особлива модульні меблі, розрахована на переміщення, створення різних конфігурацій простору, а також на використання кожним учасником багатьох різних цифрових пристроїв.
Широке використання таких «переговорних без стін» - це справжній прорив, оскільки в результаті AV-технології стають основним інструментом при вирішенні будь-якої задачі.
Крім того, офіс має вміти не тільки «самоналагоджувальна», а й «гумовим», тобто з ростом бізнесу кількість робочих місць повинно легко збільшуватися, а при спаді - згортатися, так, щоб порожні місця не виробляли гнітючого враження на що залишилися.
Командна праця
Якщо врахувати вартість робочого часу всіх співробітників, які беруть участь в кожному конкретному нараді, і помножити його на число нарад, то, без сумніву, компанії буде набагато вигідніше і прискорення прийняття рішень, і усунення непотрібних втрат часу (наприклад, очікування доступності переговорної). Таке прискорення підвищує ефективність бізнес-процесів компанії, дозволяє їй набагато оперативніше реагувати на будь-які зміни. Такий ефект підрахувати важко, проте про нього говорять практично всі компанії, що впровадили подібні рішення в повсякденну практику.
Труднощі залучення кваліфікованих співробітників і підвищення їх лояльності до компанії - одна з найгостріших проблем, з якими стикаються сучасні підприємства. У рішення цих проблем AV-рішення вносять свій внесок.
використання таких «переговорних без стін» - це справжній прорив, оскільки в результаті AV-технології стають основним інструментом при вирішенні будь-якої задачі.
Організація комфортної роботи в офісі підвищує лояльність співробітників до своєї компанії. Організація ж знижує ризики зриву важливих проектів через відхід цінних фахівців, скорочує плинність, а отже, менше витрачає на пошук і навчання нових співробітників. Масштаб ефекту неважко оцінити, навіть якщо обмежитися лише розрахунком витрат на заміщення вакансій. Для кожної вакансії треба підрахувати зарплату співробітника за два-три місяці випробувального терміну, коли він тільки знайомиться з компанією і занурюється в стоять перед ним завдання. До цього треба додати компенсацію кадровому агентству (зарплата співробітника за один-два місяці) або інші витрати на залучення і відбір претендентів. Додамо сюди навантаження на наставників, HR-фахівців і керівників, що направляють нового співробітника. Врахуємо також і те, що далеко не завжди здобувач успішно проходить випробувальний термін. А це означає, що витрати треба повторювати, іноді і не раз. А адже це не тільки гроші, але і згаяний час.
Вплив на клієнта
Одна з головних завдань бізнесу - переконати потенційного клієнта зробити вибір на користь продуктів і послуг компанії. Для цього треба переконливо представити їх клієнту. Все починається ще до власне презентації, адже офіс і кімната переговорів вже дають клієнту уявлення про те, наскільки компанія стабільна і респектабельна, чи можна їй довіряти. Не менш важливо і те, як клієнт запам'ятав ті аргументи, які обговорювалися на зустрічі. Чим довше він їх пам'ятає, тим вище ймовірність рішення на користь вашої компанії.
Доведено, що найпотужнішим провідником інформації в мозок людини є зір. Не випадково сітківка ока була влучно названа «мозком, висунутим на периферію». Скажімо, кількість нейронів, що відповідають за зір, обчислюється сотнями тисяч, і займають вони приблизно 30% мозку. При цьому за чутливість шкіри відповідає 8% нейронів, а за слух - всього 3%. Зорові образи здатні найбільш сильно впливати на емоційний стан людини, формуючи у слухача адекватну реакцію і сприяючи прийняттю потрібного рішення.
Статистика показує, що людина запам'ятовує:
Це пов'язано з тим, що у нас існує кілька типів пам'яті: зорова (візуальна), слухова (вербальна), нюхова, смакова, дотикальна і моторна (кинестетическая). І чим більше органів наших почуттів бере участь у сприйнятті якого-небудь враження або групи вражень, тим в більшій наборі видів пам'яті вони зберігаються, а потім легше відтворюються. Саме тому інтерактивні презентації (в яких задіяні інтерактивні дошки, інтерактивні дисплеї та інтерактивні проектори) все більше і більше завойовують своє місце в офісах і навчальних центрах.
Окупність AV-рішень
Якщо знову подивитися на розглянуті кейси, неважко помітити, що в кожному випадку одні чинники окупності допускають просту кількісну оцінку, а інші (не менш важливі) не можна кількісно виміряти, хоча механізм їх дії абсолютно прозорий. Частково тут можуть допомогти виміри будь-яких параметрів (наприклад, зниження плинності або розширення воронки продажів) до впровадження AV-рішення і після деякого часу. Але навіть якщо обмежитися тільки факторами з першої групи, AV-рішення відносяться до числа швидко окупаються.
Типові помилки при впровадженні AV-рішень
Впровадження AV-рішення може бути досить ефективним, а може не дати помітного результату. З чим це пов'язано? Сьогодні основна причина цього так чи інакше пов'язана з відсутністю у замовника практики застосування аудіовізуальних засобів в повсякденній роботі. А це призводить до виникнення кількох типових помилок.
Мабуть, найголовніша помилка - це неузгодженість AV-проекту з дизайн-проектом приміщення або інженерною інфраструктурою будівлі. Створення сучасних аудіовізуальних рішень передбачає співпрацю всіх учасників проекту: від замовника, архітекторів і будівельників до інтеграторів. Компанію, що спеціалізується на комплексному оснащенні офісних приміщень, краще запрошувати ще на етапі розробки дизайн-проекту. Це дозволить своєчасно узгодити точки розташування пристроїв і комутації, правильно «вписати» їх в майбутній інтер'єр і інтегрувати з інженерними, інформаційними, телекомунікаційними, меблевими та іншими суміжними рішеннями.
Однак навіть якщо все це враховано, каменем спотикання може стати неправильний вибір або відсутність внутрішнього замовника проекту. Проектування виконано, обладнання встановлено, але рішення не затребуване співробітниками компанії. Причина проста: начальство не наполягає - і робота триває по-старому. Ідеальний варіант - коли внутрішнім замовником є керівництво компанії, яке усвідомлює важливість AV-рішення для досягнення тих чи інших цілей бізнесу і підходить до вибору рішень з точки зору організації внутрішніх бізнес-процесів. Внутрішнім замовником може бути генеральний директор, комерційний директор, директор з маркетингу і т. Д. Важливо, щоб він був дійсно зацікавлений в покращенні процесів, що використовують AV-рішення.
найголовніша помилка - це неузгодженість AV-проекту з дизайн-проектом приміщення або інженерною інфраструктурою будівлі.
Невірна послідовність етапів проекту або навіть пропуск деяких важливих етапів може привести до того, що на виході вийде не те, що спочатку задумували. Починаючи проект не з формулювання функціональних завдань оснащується приміщення, а з визначення переліку встановленого обладнання, замовник ризикує отримати зовсім не те рішення, в якому насправді потребує компанія. Скажімо, для підвищення ефективності роботи в переговорній кімнаті зовсім мало просто встановити РК-дисплей, необхідно продумати варіанти роботи з ним користувачів, можливість підключення до нього різних джерел інформації і т. П. І тільки після цього переходити до етапу підбору конкретної моделі. Ще дивніше, коли з проекту виключають навчання користувачів. В результаті люди навіть не підозрюють про велику кількість можливостей нового комплексу обладнання, і він простоює або використовується далеко не на повну потужність. А адже сучасні AV-рішення прості для користувача, і навчання роботі з ними дуже легко.
Помилка багатьох організацій полягає і в переоцінці можливостей власних ІТ-фахівців. Бажання виконати проект по впровадженню аудіовізуального рішення силами своєї компанії, вірніше, ІТ-підрозділу, в переважній більшості випадків закінчується невдачею. Занадто складна і специфічна область AV-технологій, занадто швидко вони розвиваються. Особливо підкреслю, що навіть самі грамотні ІТ-фахівці найчастіше взагалі не володіють серйозними знаннями і досвідом з організації комфортного взаємодії між людьми. До того ж треба мати досвід в певному напрямку, яким і є AV-технології, щоб не поставити те обладнання, яке швидко застаріє.
Один з проявів помилки, яку здійснюють ІТ-фахівцями, - неправильні технічні розрахунки при виборі обладнання. Чи не розбираючись досконально в його характеристиках, дуже легко помилитися: скажімо, встановити проектор з низькими показниками яскравості і контрастності. В результаті користувачі не захочуть або не зможуть з ним працювати. Зустрічаються і випадки надмірної технічної оснащеності приміщень, коли закуповується обладнання з непотрібними характеристиками, а то й цілі комплекси непотрібного устаткування. Наприклад, установка на невеликій відстані від глядачів занадто великого дисплея неминуче створює дискомфорт сприйняття інформації, що відображається.
Що ж робити?
Алгоритм отримання ефективного AV-рішення для сучасного офісу перевірений часом. Необхідне чітке розділення функцій між замовником, який концентрується на бізнес-завданнях і на контролі якості впровадження, і інтегратором, досконально знають сучасне AV-обладнання та мають портфель проектів і компетенції у всіх питаннях, пов'язаних зі створенням AV-рішень і їх інтеграцією з ІТ інфраструктурою та інженерними системами замовника. Такий інтегратор повинен запропонувати цілісну концепцію рішення, що включає не тільки технічні питання, а й вплив цього рішення на бізнес-процеси, а також можливості його розвитку.
При цьому і замовник, і виконавець, вирішуючи сьогоднішню задачу, обов'язково повинні думати про завтрашній день, про зміну масштабів бізнесу, про поширення AV-рішення на більш широке коло бізнес-процесів, про технологічні тренди і про створення рішення, яке максимально довго не застаріє морально.
Далекоглядний замовник обов'язково прагне передбачити неминучу модернізацію офісу і аудіовізуальної середовища, а також можливості перенастроювання офісу. Якщо власник замислюється про потенційних зміни ще на стадії проектування приміщень, він приходить до того, що весь офіс повинен бути зроблений мобільним. І якщо стіни пересунути не можна, то за допомогою AV-систем і спеціальних меблів вже сьогодні цілком можна створити зручну робочу середу, здатну «підлаштовуватися» під нові умови. Грамотний підхід до реалізації проекту, ретельний вибір виконавця і уникнути перерахованих вище помилок дозволить створити дійсно ефективний інструмент і вивести бізнес-процеси компанії на новий якісний рівень.
Все про кадрову службу
У бератор «Співробітники і ви» докладно описана вся робота по кадровому обліку: як організувати кадрову службу «з нуля», безпомилково оформити відпустку, обґрунтувати надбавки, премії, виплатити декретні та відпускні. Дізнайтеся більше >>