Передаємо особисті справи і інші кадрові документи в архів
Особиста справа формується протягом усього часу роботи працівника на підприємстві, в установі, організації (далі - підприємство) будь-якої форми власності: від прийому його на роботу до звільнення. Після звільнення працівника з роботи його особиста справа передається до архівного підрозділу (далі - архів) підприємства для подальшого зберігання. Як правильно це зробити?
Склад документів особової справи
Особиста справа працівника підприємства - це сукупність оригіналів та копій документів, в яких містяться відомості про освіту, військову службу, сімейний стан, місце проживання, трудової діяльності працівника до прийому на підприємство, а також найповніші відомості, які підтверджують його трудову діяльність на підприємстві.
Згідно з пунктом 3.2.12 Правил роботи архівних підрозділів в особистих справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:
- внутрішній опис документів справи;
- заяву про прийом на роботу (контракт);
- напрямок або подання;
- особовий листок з обліку кадрів;
- автобіографія;
- документи про освіту (копії);
- витяг з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;
- додаток до особового листка по обліку кадрів;
- довідки та інші документи.
Копії наказів (розпоряджень) про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо. Д. До особової справи не включаються. Ці відомості вносять в додаток до особового листка по обліку кадрів або до трудової книжки.
Вимоги до оформлення особистих та інших справ, що стосуються кадрових питань
Крім документів, які входять до складу особистих справ працівників, на підприємстві формуються в справи, ведуть і з часом передають на зберігання до архіву в упорядкованому належним чином стані такі кадрові документи, як: особисті картки; накази з кадрових питань; розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки по заробітній платі) працівників і т. д.
Всі справи з кадрових питань з часу створення і до часу передачі їх в архів підприємства зберігаються за місцем формування у відповідних структурних підрозділах підприємства згідно з номенклатурою справ. Так, розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки по заробітній платі) працівників зберігають у фінансово-економічній службі (бухгалтерії) підприємства. Особові справи, особові картки працівників, накази з кадрових питань, трудові договори (контракти, угоди), трудові книжки і т. Д. На невеликих підприємствах зберігають, як правило, централізовано в службі діловодства (канцелярії), а на великих і середніх - в службі кадрів.
Оформлення справ з кадрових питань покладається на працівників кадрової служби при методичної допомоги працівників архіву підприємства. Оформлення справи передбачає:
- нумерацію аркушів у справі;
- складання внутрішнього опису документів справи та посвідчувального напису справи;
- підшивку чи оправлення справи;
- оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Відзначимо, що з метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів у справі всі його листи, крім аркушів внутрішнього опису і посвідчувального напису, нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумеровщіком. Листи внутрішнього опису документів справи нумерують окремо.
Звернути увагу. Застосовувати чорнило, пасту або кольорові олівці для нумерації аркушів справи заборонено.
Якщо справа перевищує 250 аркушів (30-40 мм завтовшки), воно має бути розділене на тому або частини. При цьому листи справ в кожному томі (частині) слід нумерувати окремо.
При наявності ілюстративних документів, зокрема фотографій, які є окремими листами справи, їх нумерують на зворотному боці в лівому верхньому кутку.
Аркуш формату, більше А4, підшивають за одну сторону і нумерують як один аркуш у правому верхньому кутку, а потім фальцюють його на формат А4.
Лист з щільно приклеєними документами (фотографіями, вирізками, витягами і т. Д.) Нумерується як один лист. А якщо до документа підклеєні однією стороною інші документи (вставки до тексту, вирізки, переклади і т. Д.), Кожен документ нумерують окремо.
Підшиті в справи конверти з висновками нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерують конверт, а потім кожне вкладення в ньому.
Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, тільки якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.
Якщо є багато помилок в нумерації аркушів справи, допущених працівником кадрової служби при формуванні справи, їх перенумеровувати при підготовці до передачі в архів підприємства. При цьому старі номери закреслюють однією рискою навскоси і поруч ставлять новий номер аркуша. Однак при наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (наприклад: 1-а, 19-б і т. Д.).
Внутрішню опис складають на окремому аркуші за формою, яка містить відомості про порядкові номери документів справи, їх реєстраційні індекси, дати, заголовки та номери аркушів, на яких розташований кожен документ. До внутрішнього опису обов'язково роблять підсумкову запис, в якому цифрами і літерами призводять кількість документів, які включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис повинен підписати її упорядник. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, вилучення документів, заміна оригіналів копіями і т. Д.) Відображають в графі «Примітки» з посиланням на відповідні виправдувальні документи (накази, рішення, акти і т. Д.), А до внутрішнього опису в цьому випадку становлять нову підсумкову запис.
З метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації складають засвідчує напис справи.
Засвідчує напис оформлюють на окремому аркуші, який розміщують в кінці справи. У ньому цифрами та літерами зазначають кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.
У посвідчувального напису вказують наступні особливості нумерації документів справи:
- наявність літерних та пропущених номерів аркушів;
- номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками і т. д .;
- номера великоформатних аркушів;
- номера конвертів з висновками і кількість аркушів висновків.
Засвідчує напис підписує особа, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (наприклад, пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів і т. Д.) Вказують в посвідчувального напису з посиланням на відповідний виправдувальний документ (наказ, акт).
У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці його складають нову засвідчує напис. Стару засвідчує напис закреслюють, однак вона зберігається у справі постійно.
Справи з кадрових питань слід відправляти в тверду обкладинку. При цьому всі металеві скріплення (скріпки, шпильки і т. Д.) Вилучають з документів.
Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо ж текст документів надруковано надто близько до лівого краю листів, потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.
Обкладинки справ оформляють за встановленою Правилами роботи архівних підрозділів формі.
Перед передачею справ до архіву підприємства повинно бути уважно перевірено відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів. При необхідності в текст на обкладинках справ вносять уточнення або додаткові відомості (проставляють номери наказів, вказівки на наявність копій документів і т. Д.).
На обкладинках справ обов'язково проставляють дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо ж справа складається з кількох томів (частин), на кожному з них проставляють крайні дати документів. Бажано відзначати точні календарні дати, т. Е. Число, місяць, рік. При цьому число і рік слід позначати арабськими цифрами, а назва місяця писати словами.
На обкладинці справи вказують його номер за описом, а також, за погодженням з архівом підприємства, - номер опису і номер архівного фонду, в якому надалі буде зберігатися ця справа.
У разі зміни найменування підприємства або його структурного підрозділу за період роботи посадової особи, протягом якого відклали документи в його особовій справі, на обкладинці справи вказують нове найменування підприємства (структурного підрозділу), а попереднє беруть в дужки.
Написи на обкладинках справ слід робити чітко світлостійкими чорнилом або пастою.
Порядок передачі особистих та інших справ, що стосуються кадрових питань, в архів
Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань через два роки після завершення їх у поточному діловодстві передають до архіву підприємства.
До того ж всі справи з кадрових питань, як і справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, передають до архіву підприємства тільки за описами справ.
Описи справ як підприємства в цілому (для підприємств з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і для кожного структурного підрозділу окремо (для великих підприємств із складною структурою) складають за встановленою Правилами роботи архівних підрозділів формі.
Опис справ структурного підрозділу оформляють з дотриманням наступних правил:
Описи справ ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
В кінці опису роблять підсумкову запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, які значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюють особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
У річний розділ опису вносять також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках в кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого вели ці справи в діловодстві, вказують: «Документи з цього питання див. Також у розділі за ______ рік № ______», а графи 4 і 5 опису не заповнюють.
Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із зазначенням посади, погоджує з керівником діловодної служби і затверджує керівник структурного підрозділу. Ця опис повинна бути складена в двох примірниках, перший з яких передають разом зі справами до архіву підприємства, а другий залишають як контрольний примірник у структурному підрозділі.
Приймає кожну справу працівник архіву підприємства в присутності посадової особи, яка здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ проставляють відмітки про прийом тієї чи іншої справи. В кінці кожного примірника опису цифрами та літерами проставляють позначки про фактичну кількість справ, які передають до архіву підприємства, номера відсутніх справ, дату прийому-передачі справ, а також підписи осіб, які здавали і брали справи.
Звернути увагу. Справи в архів повинні доставляти працівники структурних підрозділів, а не працівники архіву підприємства.
Вимоги до оформлення річного розділу опису справ з кадрових питань
В архіві підприємства на підставі описів справ структурних підрозділів складають річні розділи зведених описів справ всього підприємства. При цьому описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань оформляють окремо.
Так, річний розділ опису справ з кадрових питань складають за встановленою Правилами роботи архівних підрозділів формі (додаток 1). Зразок оформленого належним чином річного розділу опису справ з кадрових питань наведено в додатку 2.
Заголовки справ в описі слід систематизувати по номінальній ознаці в такій послідовності:
- накази з кадрових питань;
- списки (штатно-облікового складу) працівників;
- особові картки працівників;
- особисті справи працівників;
- розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки по заробітній платі) працівників;
- трудові книжки (незатребувані);
- акти про нещасні випадки і т. д.
Звернути увагу. Особові справи та особові рахунки повинні бути внесені в опис за роком звільнення працівника і систематизовані за алфавітом прізвищ звільнених громадян.
Описи справ з кадрових питань підприємств, в діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають в трьох примірниках. підписує укладач і керівник кадрової служби, схвалює експертна комісія підприємства, узгоджують з експертно-перевірної комісією відповідного державного архіву і стверджує керівник підприємства.
Описи справ з кадрових питань підприємств, в діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складають у двох примірниках. підписує укладач і керівник кадрової служби, схвалює експертна комісія підприємства та затверджує керівник підприємства.