Особиста справа працівника зразок бланка, оформлення згідно тк рф, що в себе включає

Особиста справа працівника зразок бланка, оформлення згідно тк рф, що в себе включає
Особиста справа - пакет документів з інформацією про певний працівника для службового користування. Всі дії, які його стосуються, виробляються відповідно до законодавства, а також внутрішнім регламентам кадрового та загального діловодства.

Це швидко і безкоштовно!

Які документи включає?

Незважаючи на відсутність певних правил, його прийнято формувати з наступних документів:

  • Анкета.
  • Автобіографія.
  • Дипломи, сертифікати про навчання, атестати.
  • Рекомендації в письмовому вигляді.
  • Заява про прийом, про звільнення (додатково - копія).
  • Трудовий договір.
  • Різні накази (про звільнення, переведення).
  • Документи про шлюб.
  • Довідки.
  • Світлина.
  • Паспортні данні.

Анкету можна замінити листом з обліку кадрів, рекомендації - характеристиками, а автобіографію - резюме. У кожного особової справи повинна бути внутрішній опис.

У випадку з державною службою в цей список додаються:

  • Документальне свідчення про успішне проходження конкурсу.
  • Копії трудової книжки, військового квитка, актів цивільного стану.
  • Примірник контракту (про службу).
  • Додаткові угоди.
  • Відомості про військовий облік.
  • Атестаційний і екзаменаційний листи.
  • Копії документів про нагородження, присвоєння чинів або класів, заохочення.
  • Відомості про перевірки з контрольними листами.
  • Допуски.
  • Інформація про доходи (майнові права).
  • Копія страхового свідоцтва (пенсійного), про постановку на податковий облік, медичного полісу.
  • Довідка про перевірку доходів.
  • Медичне заключення.

Хто і коли формує і веде?

Особиста справа працівника зразок бланка, оформлення згідно тк рф, що в себе включає
Таку документацію веде кадровий працівник. Заводиться справа під час вступу на роботу. відправною точкою вважається дата у відповідному наказі. Спочатку новий співробітник заповнює анкету, надає паспортні дані, передає працівнику служби документи про освіту, шлюб, трудову книжку та характеристики.

Ведення відбувається протягом усього часу роботи конкретного співробітника.

Не можна допускати помилки в записах, вносити виправлення. Можна створювати розділи. Працівникові необхідно передавати відомості та їх офіційні підтвердження в разі змін. Оригінали зазвичай повертають власнику після фіксування інформації в картці.

Звільнення тягне за собою закриття особової справи та його підготовку для здачі в архів. Для державних службовців діють інші правила. Перевірка проводиться щороку, а її результати заносяться в акт встановленої форми. Такий обов'язок покладається на службу по кадрам.

Як грамотно вести журнал обліку руху трудових книжок - дивіться в цій статті.

Оформлення та зберігання

Особиста справа працівника зразок бланка, оформлення згідно тк рф, що в себе включає
Для кожної справи заводять опис, формують обкладинку. На ній позначають його номер згідно з даними з журналу реєстрації, дати початку і закінчення ведення. Виробництво вважають закінченим після звільнення або переведення особи. Прикладені документи нумеруються і прошнуровуються.

Держслужба передбачає зберігання персональних даних після звільнення протягом 10 років. Далі справа передається в архів. Переклад на іншу посаду або структурний підрозділ не є причиною для здачі на зберігання.

В архіві особисті справи залишаються на протязі 75 років. Перший день зберігання - дата звільнення.

Будь-яка організація повинна забезпечити конфіденційність такого роду інформації. Тому необхідно встановити шафи, в які складаються ці відносини. Для зручності користування їх розподіляють за алфавітом, відштовхуючись від першої літери прізвища на обкладинці та в чергах, філіям.

В користування його може брати лише той співробітник, у якого є на це повноваження. Наприклад, інспектор з кадрів, керівник підприємства або сам працівник. Передача документації фіксується в спеціальному журналі. Право на таку дію визначається або наказом, або вказується в посадових обов'язках.

Залишилися питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:

Схожі статті