Навіщо потрібна опис?
Опис документів оформляється у формі регістра, в який в хронологічно строгому порядку заносяться відомості про ту документації, яка сформувала / поповнила особиста справа.
Порядок складання опису
Що стосується терміну їх зберігання, то він становить:
Виходячи з вищевикладеного, ясно, що такий реєстр, як опис для документів з дуже довгим терміном збереження, повинен бути присутнім в справі. Для оформлення опису передбачена уніфікована форма, затверджена Архівними правилами (Додатки 2, 10).
На відміну від іншої цінної документації, у якій опис, як правило, розташовується останньої за списком, в особовій справі вона знаходиться на самому початку. У ній перераховується вся підшита до особової справи документація. Так, в табличну частину даного регістра вноситься наступна інформація про документи:
- номер по порядку;
- індекс;
- дата складання (або крайні дати і термін зберігання);
- заголовок;
- номери аркушів.
При цьому зазвичай опис складається з декількох сторінок, які нумеруються окремо від наскрізного обліку сторінок в самому особовій справі. В особистих справах такі документи, як накази / розпорядження, довідки, заяви / клопотання, вилучення з наказів, свідоцтва тощо. Розташовуються в суворій хронологічному порядку - від найперших до останніх. Спочатку підшивається вся документація, що стосується прийому на роботу, а в самому кінці - все, що пов'язано зі звільненням.
Опис повинна бути підписана укладачем (зазвичай це той же співробітник, який веде особиста справа) з обов'язковою розшифровкою його посади та П.І.Б. Обов'язково повинна стояти дата складання - вона проставляється після закінчення наповнення особової справи.
Де можна знайти зразок опису документів з особової справи працівника?
Для того щоб не помилитися при заповненні опису, пропонуємо вам ознайомитися зі зразком, в якому наведено правильне заповнення відомостей про кадрової документації.
Завантажити зразок вищевказаної опису ви зможете на нашому сайті:
Особові справи співробітників повинні містити опис. Опис в особовій справі розташовується в самому початку. По ходу наповнення особової справи в опис вносяться дані про всі нові документи.