Структурні підрозділи установи передають в ведом-жавного архів справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, оформлені відповідно до Основних правил роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.02,
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі в відомчий архів не підлягають і повинні зберігатися центру-лізованних в канцелярії, секретаріаті чи іншій службі справа-виробництва установи або в структурних підрозділах.
У виняткових випадках за рішенням керівника організа-ції вони можуть бути передані до відомчого архіву за описами або номенклатурі справ, що визначає відомчий архів.
Передача справ проводиться тільки по здавальних описів встановленої форми.
Опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) нумерацією.
У кожному структурному підрозділі організації описи повинні складатися щорічно під методичним керівництвом працівників архіву.
Описи справ структурних підрозділів складаються за уніфікованою формою в трьох примірниках і видаються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві.
При складанні опису справ структурного підрозділу необхідно враховувати наступні вимоги:
· Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
· Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться до опису під самостійним номером);
· Порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років; порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом;
· Графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
· При внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
· Графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т. П.
В кінці опису вслід за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якій вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних та пропущених номерів).
Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу.
На вимогу архіву організації до опису можуть складатися зміст, список скорочень, покажчики.
Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картки діловодної служби установи (канцелярії, секретаріату, загального відділу і т.п.). Тема каж-дой картотеки включається в опис.
Передача справ до відомчого архіву здійснюється, як пра-вило, за графіком. складеним завідувачем відомчим ар-хівом (або особою, відповідальною за архів), попередньо со-погоджений з керівниками структурних підрозділів, що передають документи. Графік затверджується керівником організації.
В ході підготовки справ до передачі на зберігання завідувач архівом організації (відповідальний за архів) перевіряє повноту складу документів, включених в здавальну опис, і якість їх обробки.
Наявність справ за описом звіряється з номенклатурою справ. Якщо буде виявлено відсутність будь-яких справ, томів або частин справи, завідувач архівом (відповідальний за архів) має право вимагати від працівників відповідного структурного підрозділу організації проведення розшуку відсутніх справ або роз'яснення причин незаведенном покладених справ.
Якщо втрата документів відбулася в результаті пожежі, затоплення або будь-якого іншого нещасного випадку, необхідно скласти акт про подію в присутності представників відповідних служб (пожежної охорони, водоканалу і т. П.).
У міру можливості інформацію про трудовий стаж або заробітну плату працівників, що містилася в втрачених документах, необхідно заповнити іншими документами, що мають тимчасовий термін зберігання.
Так, наприклад, інформацію про оплату праці, що містилася в особових рахунках по нарахуванню заробітної плати, в разі їх втрати можна заповнити розрахунково-платіжними відомостями на видачу зарплати або іншими первинними бухгалтерськими документами, які є підставою для нарахування заробітної плати, мають 5-річний термін зберігання .
У разі втрати оригіналів наказів, розпоряджень з особового складу їх можна замінити завіреними копіями.
У разі непоправної втрати справ складається відповідна довідка, в якій зазначаються види (різновиди) втрачених документів, їх кількість, період, за який вони складалися, причини їх втрати.
Довідка підписується керівником структурного підрозділу (кадрової служби, бухгалтерії) і видається завідуючому архівом (відповідального за архів), який доповідає керівнику організації про факт, що відбувся, а також висловлює пропозиції та висновки щодо покарання винних і вжиття відповідних заходів щодо забезпечення схоронності документів, які підлягають тривалому зберіганню .
У період підготовки справ до передачі на зберігання в архів організації завідувач архівом (відповідальний за архів) перевіряє також правильність формування справ відповідно до затвердженої номенклатури справ.
При цьому перевіряється дотримання хронологічного порядку розташування документів в справах.
У процесі підготовки справ до передачі перевіряють наявність усіх додатків до наказів, розпоряджень. Додатки до документів, незалежно від дати їх складання, приєднуються до реєстрації актів, якими вони були затверджені або введені в дію.
Завідувач архівом (відповідальний за архів) перевіряє також наявність і відповідність всіх реквізитів документів, що підлягають передачі в архів.
Особлива увага при цьому приділяється реєстрації актів. Перевіряють наявність дат, номерів наказів, відповідність їх по книзі реєстрації наказів, розпоряджень, а також наявність підпису керівника, а в необхідних випадках - наявність віз.
Якщо в справу замість оригіналу включена копія документа, то вона обов'язково повинна бути завірена.
При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту "Підпис" проставляють:
- заверительную напис "Вірно";
- посада особи, яка засвідчує копію;
- розшифрування підпису (ініціали, прізвище);
Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.
В особистих справах або нарядах особистих справ звільнених працівників перевіряється наявність внутрішнього опису і якість її складання.
Крім того, в ході підготовки документів проводиться перевірка формування справ особових рахунків по заробітній платі: вони групуються в справи за алфавітом прізвищ *.
У разі формування особових рахунків, розрахункових листків по нарахуванню заробітної плати по табельною номерами (кодами) працівників організації необхідно скласти покажчик до опису (до складу якої включені ці документи), де перерахувати прізвища, імена та по батькові (вказати повністю) працівників і привести їх пошукові дані (номери одиниць зберігання, листи одиниць зберігання, в яких містяться відомості про даних працівниках).
В ході перевірки якості підготовки документів до передачі на зберігання в архів перевіряється також якість проведення експертизи цінності документів справ.
У разі виявлення в них копійних примірників наявного в справі оригіналу документа, а також чорнових проектів документа вони вилучаються, і справа переоформляється. Листи справ нумерують заново, при цьому старі номери закреслюють, поруч проставляють новий номер, перескладалися заверительную напис справи.
Крім того, перевіряється і нумерація аркушів у справі, правильність складання засвідчувального напису справи, відповідність фактичної кількості аркушів справи тому, яке зазначено в листі-засвідчувач.
Якщо в ході перевірки якості проведених робіт з палітурки, підшивці документів виявиться, що частина документів випадає - НЕ захоплена палітуркою або НЕ підшита, справу необхідно розшити, заново переплести і підшити. Забороняється приклеювати НЕ підшиті документи, навіть якщо цей документ на одному аркуші (крім листа - завірителя справи).
Завідувач архівом (відповідальний за архів) перевіряє правильність оформлення обкладинок справ. наявність всіх необхідних реквізитів: найменування організації, найменування структурного підрозділу, індекс справи (за номенклатурою справ), заголовок справи, крайні дати документів справи, кількість аркушів справи, термін зберігання документів справи, архівний шифр.
Якщо справа складається з кількох томів, на обкладинках справ повинні бути проставлені їх номери. Недбало оформлені обкладинки справ переоформляються заново.
Не менш важливим моментом перевірки якості підготовки справ до передачі в архів організації є перевірка складання здавальної опису, правильності заповнення всіх її граф. Графи опису повинні бути заповнені в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинки справ. Тема кожного справи, що підлягає передачі в архів, має в описі свій самостійний номер.
Також перевіряється правильність заповнення підсумкової записи до опису справ і відповідність кількості справ, зазначених в опису, їх фактичній наявності.
Додатково виявлені заголовки справ можуть вноситися до опису під літерними номерами відповідно до прийнятої схеми систематизації справ або ж в кінець розділу опису. На вимогу завідувача архівом (відповідального за архів) організації до опису можуть складатися список скорочень, покажчики, зміст.
Всі недоліки, виявлені в ході перевірки якості підготовки справ до передачі в архів організації, доводяться до відома керівника структурного підрозділу або співробітника, відповідального за проведення цієї роботи, які повинні вжити заходів щодо їх усунення.
Відповідно до досягнутої домовленості в установлений день відповідальні особи проводять спільний прийом-передачу документів до архіву організації.
Співробітник структурного підрозділу, який передає документи, доставляє справи в архів організації.
Справи передаються до архіву в зв'язках або архівних коробках згідно здавальної опису, в суворій відповідності з їх порядковими номерами. Кожна зв'язка або коробка повинна мати свій ярлик, який містить наступні елементи опису: назва структурного підрозділу, номер опису, номери справ, номер зв'язки. При необхідності можна вказати термін зберігання.
Прийом-передача кожної справи, включеної до опису, проводиться завідувачем архівом (відповідальним за архів) у присутності співробітника структурного підрозділу, який передає документи.
Передача-прийом справ проводиться за описом. і в обох її примірниках проти кожного переданого справи робиться відмітка про його наявності.
При прийомі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі. У разі відсутності з яких-небудь причин справ, що підлягають передачі в архів, в графі "Примітка" опису робиться відповідний запис.
У кон-це опису в кожному її екземплярі цифрами і прописом вказує-ся кількість фактично прийнятих в архів справ, дата прийому-пе-редачі справ, а також ставляться підписи співробітника відомчого архіву і співробітника структурного підрозділу, який передав справи.
Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ організації. яку готує архів і по якій надалі справи здаються на постійне зберігання.