Програма професійної перепідготовки «Управління персоналом (Професійний стандарт)»
Очно-дистанційний курс професійної перепідготовки Національної спілки кадровиків і Московського технологічного університету (МІРЕА) відповідно до вимог професійного стандарту «Спеціаліст з управління персоналом». Диплом державного зразка державного університету про проходження професійної перепідготовки і посвідчення Національної спілки кадровиків.
Е.А. Кошелева, заст. директора Центрального держархіву Московської області
Документи по особовому складу, що мають довгостроковий термін зберігання (понад 10 років), підлягають передачі в архів організації не пізніше, ніж через три роки після завершення їх у діловодстві. Документи, які мають тимчасовий термін зберігання (до 10 років включно), зберігаються у відповідних структурних підрозділах (наприклад, в кадровій службі або бухгалтерії) в спеціально відведених для них місцях (окремих кімнатах або шафах, що замикаються) до закінчення терміну їх зберігання відповідно до переліків, після чого ці документи знищуються в установленому порядку.
Документи, оформлені відповідно до Основних правил роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.02, за здавальної опису встановленої форми (див. Додаток), передаються в архів організації.
Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, який складається завідувачем архівом (або особою, відповідальною за архів) за погодженням з керівниками структурних підрозділів, що передають документи. Графік затверджується керівником організації.
В ході підготовки справ до передачі на зберігання в архів завідувач архівом організації (відповідальний за архів) перевіряє повноту складу документів, включених в здавальну опис, і якість їх обробки. Наявність справ за описом звіряється з номенклатурою справ. Якщо буде виявлено відсутність будь-яких справ, томів або частин справи, завідувач архівом (відповідальний за архів) має право вимагати від працівників відповідного структурного підрозділу організації проведення розшуку відсутніх справ або роз'яснення про незаведенном справ.
Якщо з яких-небудь причин (в результаті пожежі, затоплення або будь-якого іншого нещасного випадку) сталася втрата документів, необхідно скласти акт про подію в присутності представників відповідних служб (пожежної охорони, водоканалу і т. П.).
У міру можливості інформацію про трудовий стаж або заробітну плату працівників, що містилася в втрачених документах, необхідно заповнити іншими документами, що мають тимчасовий термін зберігання.
Так, наприклад, інформацію про оплату праці, що містилася в особових рахунках по нарахуванню заробітної плати, в разі їх втрати можна заповнити розрахунково-платіжними відомостями на видачу зарплати або іншими первинними бухгалтерськими документами, які є підставою для нарахування заробітної плати, мають 5-річний термін зберігання .
У разі втрати оригіналів наказів, розпоряджень з особового складу їх можна замінити завіреними копіями.
У разі непоправної втрати справ складається відповідна довідка, в якій зазначаються види (різновиди) втрачених документів, їх кількість, період, за який вони складалися, причини їх втрати. Довідка підписується керівником структурного підрозділу (кадрової служби, бухгалтерії) і видається завідуючому архівом (відповідального за архів), який доповідає керівнику організації про факт, що відбувся, а також висловлює пропозиції та висновки щодо покарання винних і вжиття відповідних заходів щодо забезпечення схоронності документів, які підлягають тривалому зберіганню .
Не допускається формувати в справи окремо накази і розпорядження, окремо - додатки до них
У період підготовки справ до передачі на зберігання в архів організації завідувач архівом (відповідальний за архів) перевіряє також правильність формування справ відповідно до затвердженої номенклатури справ. При цьому перевіряється дотримання хронологічного порядку розташування документів в справах.
Редакція щиро вітає всіх архівістів Росії!
У процесі підготовки справ до передачі перевіряють наявність усіх додатків до наказів, розпоряджень. Додатки до документів, незалежно від дати їх складання, приєднуються до реєстрації актів, якими вони були затверджені або введені в дію.
Завідувач архівом (відповідальний за архів) перевіряє також наявність і відповідність всіх реквізитів документів, що підлягають передачі в архів. Особлива увага при цьому приділяється реєстрації актів. Перевіряють наявність дат, номерів наказів, відповідність їх по книзі реєстрації наказів, розпоряджень, а також наявність підпису керівника, а в необхідних випадках - наявність віз. Якщо в справу замість оригіналу включена копія документа, то вона обов'язково повинна бути завірена.
- заверительную напис "Вірно";
- посада особи, яка засвідчує копію;
- розшифрування підпису (ініціали, прізвище);
Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.
Зверніть увагу! Документи в особових справах розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження. Навпроти кожного документа, включеного до особової справи, повинен бути вказаний номер листа, на якому він розташований
В особистих справах або нарядах особистих справ звільнених працівників перевіряється наявність внутрішнього опису і якість її складання.
Крім того, в ході підготовки документів проводиться перевірка формування справ особових рахунків по заробітній платі: вони групуються в справи за алфавітом прізвищ *. Якщо в справу сформовані особові рахунки декількох структурних підрозділів, то вони систематизуються за алфавітом прізвищ в межах кожного структурного підрозділу, при цьому до подібних справ може складатися внутрішній опис. У разі формування особових рахунків, розрахункових листків по нарахуванню заробітної плати по табельною номерами (кодами) працівників організації необхідно скласти покажчик до опису (до складу якої включені ці документи), де перерахувати прізвища, імена та по батькові (вказати повністю) працівників і привести їх пошукові дані (номери одиниць зберігання, листи одиниць зберігання, в яких містяться відомості про даних працівниках).
В ході перевірки якості підготовки документів до передачі на зберігання в архів перевіряється також якість проведення експертизи цінності документів справ. У разі виявлення в них копійних примірників наявного в справі оригіналу документа, а також чорнових проектів документа вони вилучаються, і справа переоформляється. Листи справ нумерують заново, при цьому старі номери закреслюють, поруч проставляють новий номер, перескладалися заверительную напис справи.
Крім того, перевіряється і нумерація аркушів у справі, правильність складання засвідчувального напису справи, відповідність фактичної кількості аркушів справи тому, яке зазначено в листі-засвідчувач.
Якщо в ході перевірки якості проведених робіт з палітурки, підшивці документів виявиться, що частина документів випадає - НЕ захоплена палітуркою або НЕ підшита, справу необхідно розшити, заново переплести і підшити. Забороняється приклеювати НЕ підшиті документи, навіть якщо цей документ на одному аркуші (крім листа - завірителя справи).
Завідувач архівом (відповідальний за архів) перевіряє правильність оформлення обкладинок справ, наявність всіх необхідних реквізитів: найменування організації, найменування структурного підрозділу, індекс справи (за номенклатурою справ), заголовок справи, крайні дати документів справи, кількість аркушів справи, термін зберігання документів справи, архівний шифр. Якщо справа складається з кількох томів, на обкладинках справ повинні бути проставлені їх номери. Недбало оформлені обкладинки справ переоформляються заново.
Номер здавальної опису структурного підрозділу складається з номера структурного підрозділу (прийнятого в установленому порядку; наприклад, відповідно до інструкції з діловодства або наказом, розпорядженням керівника організації або умовно відповідно до порядкового розташуванням назв структурних підрозділів в штатному розкладі організації) з додаванням індексу "сп "(структурний підрозділ) та зазначенням (черга дефіс) цифр календарного року, протягом якого утворилися справи, включені до опису.
Недоліки, виявлені в ході перевірки якості підготовки справ до передачі в архів організації, доводяться до відома керівника структурного підрозділу або співробітника, відповідального за проведення цієї роботи, які повинні вжити заходів щодо їх усунення.
Зверніть увагу! Описи справ структурних підрозділів організації (в т. Ч. Кадрової служби) складаються за встановленою формою відповідно до Основних правил роботи архівів організацій
Не менш важливим моментом перевірки якості підготовки справ до передачі в архів організації є перевірка складання здавальної опису, правильності заповнення всіх її граф. Графи опису повинні бути заповнені в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинки справ. Тема кожного справи, що підлягає передачі в архів, має в описі свій самостійний номер.
Правильність заповнення підсумкової записи до опису справ і відповідність кількості справ, зазначених в опису, їх фактичній наявності також слід перевірити. Додатково виявлені заголовки справ можуть вноситися до опису під літерними номерами відповідно до прийнятої схеми систематизації справ або ж в кінець розділу опису. На вимогу завідувача архівом (відповідального за архів) організації до опису можуть складатися список скорочень, покажчики, зміст.
Відповідно до досягнутої домовленості в установлений день відповідальні особи проводять спільний прийом-передачу документів до архіву організації.
Співробітник структурного підрозділу, який передає документи, доставляє справи в архів організації. Справи передаються до архіву в зв'язках або архівних коробках згідно здавальної опису, в суворій відповідності з їх порядковими номерами. Кожна зв'язка або коробка повинна мати свій ярлик, який містить наступні елементи опису: назва структурного підрозділу, номер опису, номери справ, номер зв'язки. При необхідності можна вказати термін зберігання.
Прийом-передача кожної справи, включеної до опису, проводиться завідувачем архівом (відповідальним за архів) у присутності співробітника структурного підрозділу, який передає документи. В ході прийому-передачі справ навпроти кожної справи в опису робиться відмітка про його наявності. За підсумками прийому в кінці опису робиться запис про кількість прийнятих в архів справ (цифрами і прописом). У разі відсутності з яких-небудь причин справ, що підлягають передачі в архів, в графі "Примітка" опису робиться відповідний запис. Далі в кінці опису проставляються дата прийому-передачі справ, а також підписи завідувача архівом (відповідального за архів) і співробітника структурного підрозділу, який брав участь у передачі справ.
* Виняток становлять книги нарахування заробітної плати.
