Розділ 3. Організація роботи з документами
Частина 3.2. Оперативне зберігання документів
Справи постійного і довготривалого зберігання, включаючи документи з особового складу, передаються в архів організації не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві. 1
Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, складеним архівом організації, погодженим з керівниками структурних підрозділів, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації. 2
У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі в архів організації співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування. оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис справ (структурного підрозділу), кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Всі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається відповідна довідка. 3
Прийом кожної справи проводиться особою, відповідальною за архів організації, (спеціальним співробітником) в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису справ структурного підрозділу проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи відповідального за архів (співробітника архіву) і особи, що передала справи. При прийомі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах. 4
Справи, що обумовлені в зв'язки, доставляються в архів організації співробітниками структурних підрозділів. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні картотеки на документи. Найменування кожної картотеки включається в опис. 5