Мільярд Марія,
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
У бюджетна установа в порядку внутриведомственной передачі надходить комп'ютерна техніка. У накладній числяться 10 робочих станцій (системний блок, монітор, джерело безперебійного живлення). Кожна станція приймається до обліку як єдиний інвентарний об'єкт.
Чи можна використовувати системний блок і монітор, що входять в різні інвентарні об'єкти? Як дана ситуація відбивається в обліку установи та який порядок документального оформлення господарських операцій в цьому випадку?
Протягом останніх років написано чимало листів уповноважених органів, статей, в яких розглядаються питання організації бухгалтерського обліку комп'ютерної техніки, в тому числі питання відображення в обліку заміни окремих частин ПЕОМ.
Найчастіше, розглядаючи дані проблеми, фахівці керуються виключно "абстрактними" методологічними принципами, не беручи до уваги складну практику організації ведення бухгалтерського обліку комп'ютерної техніки, реальні можливості бухгалтерії по формуванню в обліку повної і достовірної інформації про таких основних засобах.
1. Системні блоки та монітори можуть враховуватися в якості самостійних об'єктів основних засобів.
2. Монітори та системні блоки (їх частини) розглядаються як запасні (складових) частин комп'ютерів, які є окремими інвентарними об'єктами. Якщо з яких-небудь причин виникає необхідність в заміні складових частин комп'ютера, то в установленому порядку здійснюється ліквідація існуючого об'єкта і до складу матеріальних запасів надходять запасні частини (монітор, системний блок). З цих та інших запасних частин "збирається" новий комп'ютер, який враховується під новим інвентарним номером.
3. Системний блок розглядається як "базової" складової частини комп'ютера. Поки він не вийшов з ладу, продовжує існувати відповідний інвентарний об'єкт. Заміна інших складових частин ПЕОМ (в тому числі і монітора) в залежності від конкретної ситуації розглядається або як ремонту, або як модернізації інвентарного об'єкта.
Перший варіант, безумовно, самий зручний з точки зору його реалізації в будь-якій організації - він дозволяє організувати роботу по формуванню в обліку повної і достовірної інформації про майновий стан організації з найменшими затратами. При інвентаризації окремі монітори і системні блоки легко можуть бути ідентифіковані за інвентарними номерами навіть в тому випадку, якщо несанкціоноване переміщення такого майна в організації носить "масовий" характер.
Нові ризики, пов'язані зі сплатою податку на майно, при такому варіанті обліку не виникають. При цьому порядок визначення можливості обліку об'єктів в якості окремих основних засобів, заснований на критерії "самостійності об'єкта", багато в чому носить суб'єктивний характер.
Саме тому зовсім нерідко організації враховують системні блоки та монітори в якості самостійних об'єктів основних засобів, успішно відстоюючи свою позицію в судах у випадках суперечок з податковими органами.
Безумовно, подібний підхід базується на ряді незаперечних методологічних принципів.
Як бачимо, будь-який з наведених варіантів обліку комп'ютерної техніки має місце бути, однак не слід забувати, що в установі повинен бути сформований єдиний підхід обліку комп'ютерної техніки, закріпити який слід в обліковій політиці.
Зверніть увагу, що в ситуації, що розглядається Ваше установа, по суті, підтвердило, що розглядає комп'ютер як єдиного інвентарного об'єкта - під одним інвентарним номером були враховані монітор, системний блок і інші складові частини комп'ютера. Несанкціоноване переміщення моніторів і системних блоків, складових частин єдиного інвентарного об'єкта - комп'ютера порушить прийняту в установі методологію обліку комп'ютерної техніки, що не буде забезпечувати достовірною інформацією користувачів про місце знаходження комп'ютерної техніки, що може підставити під сумнів її збереження і, як наслідок, може призвести до зауважень з боку контролюючих органів.
У ситуації, що розглядається зміну місцями моніторів і системних блоків слід відповідним чином відобразити в обліку та оформити документально. На нашу думку, наприклад, може бути проведена разукомплектация об'єктів.
Необхідно відзначити, що чинне законодавство Російської Федерації не містить поняття "разукомплектация". На практиці під разукомплектация розуміється розбір об'єкта, до складу якого входить комплекс предметів, на окремі складові. Найчастіше в результаті разукомплектации вихідний об'єкт повністю списується, а замість нього утворюється кілька інших об'єктів.
Часткова ліквідація (разукомплектация) об'єкта (робоча станція) без його повного списання з балансового обліку може проводитися при дотриманні наступних умов:
наявність принципової можливості використання комплектуючої (монітора) поза даного об'єкта;
разукомплектация об'єкта не повинна завдати йому невідповідних збиток;
часткова ліквідація не повинна вплинути на можливість використання об'єкта за прямим призначенням;
функціональне призначення комплектуючої не є невід'ємною частиною функціонування об'єкта основних засобів як єдиного відокремленого комплексу.
При відображенні же господарських операцій, пов'язаних із заміною монітора в робочих станціях, в даній ситуації необхідно враховувати, що:
монітор, що числиться в даний час в складі робочої станції, не підлягає списанню та в подальшому планується його експлуатація в складі іншої робочої станції;
функціональне призначення монітора є невід'ємною частиною функціонування робочої станції як єдиного відокремленого комплексу - після вилучення монітора робоча станція не може використовуватися за прямим призначенням.
Відповідно, в даному випадку, на нашу думку, доцільно відобразити в обліку повну ліквідацію об'єкта основних засобів, а потім врахувати формування вартості нового комп'ютера (з урахуванням вартості інших (нових) складових частин) і його введення в експлуатацію. Фактична вартість запасних частин (системний блок, монітор, клавіатура і т.д.), що залишаються від вибуття об'єкта "робоча станція", може бути визначена виходячи з їх ринкової вартості на дату прийняття до обліку (п. 106 Інструкції N 157н).