Тривалість презентації залежить від розглянутої проблеми. Тривалість тісно пов'язана зі структурою виступу.
Крім того, слід обов'язково врахувати важливий момент - розподіл кривої уваги в залежності від тривалості презентації.
Психологи склали графік того, як рівень уваги аудиторії змінюється протягом сорокахвилинного періоду. Спочатку він високий, потім, в перші десять хвилин, знижується дуже повільно, потім швидше, поки не досягне найнижчого рівня приблизно через 25-30 хвилин. Потім він починає підніматися, і в останні 5 хвилин він знову високий.
Початок 20 40 Тривалість презентації, хв Типова крива уваги З цього випливають висновки: 1.
Більш короткий відрізок, скажімо 25 або 30 хвилин містить відповідно більший відсоток уваги (хоча, звичайно, надмірна кількість коротких розділів значно знижує рівень уваги аудиторії). 2.
Ті факти, які на вашу задумом аудиторія повинна запам'ятати, повинні бути на початку і в кінці виступу. Зокрема, особливо важливі остання ілюстрація і висновок в кожному виступі. (Їх можна особливо виділяти тривалою паузою після кожного пункту). 3. Так як крива уваги після перших десяти хвилин падає, то, як раз після цього моменту і до тих пір, поки вона не почне знову зростати, найбільшу увагу слід приділяти різноманітності структури виступу і всіляких хитрощів, покликаним розбудити інтерес аудиторії. 4.
Увага аудиторія не зросте до кінця зустрічі, якщо слухачі не будуть знати, що вона вже наближається до завершення.
Тривалість більшості презентацій становить 10-20 хвилин, але з урахуванням відповідей на питання і затвердження плану дій вона може зростати до 30 хвилин.
Однак презентація може бути присвячена вирішенню великої проблеми, в цьому випадку коротка презентація неможлива.
У такій презентації перерву - важливий момент, їх може бути навіть кілька. Якщо презентація триває 2-3 години, то краще за все робити короткі (10-хвилинні) перерви після кожної години, ніж більш тривалі (20-30 хвилин) через півтори години.
Крім того, для планування часу проведення презентації необхідно враховувати найбільш працездатні для людини годинник протягом дня. Це ранковий час - з 10 до 12 годин і денний - з 14 до 18 годин.
Розподіл Хто повинен вести презентацію? Чи повинен це бути одна людина або ролей кілька? Якщо аудиторія не може зрозуміти, чому Петров повинен на
Більш делікатним питанням на великих презентаціях, зокрема якщо вона запланована як презентація з одним ведучим, є наступний: "Що трапляється, якщо найстарший провідний і в підметки не годиться більш молодому члену команди?" Моя особиста точка зору така, що провести презентацію повинен кращий ведучий, але більш старший повинен почати знайомство коротким вступним словом і підвести підсумок коротким звітом про виконану. Якщо презентація важлива, то все люди, які вносять в неї значний внесок, повинні мати дублерів. А головний провідний особливо. Роль дублера важко переоцінити. Дублер: •
може забезпечити додаткову перевірку всіх сценічних і візуальних деталей; •
може обговорити з ведучим можливості поліпшення виступу; •
часто запобігає провал, виявляючи, що забуто щось з реквізиту або порушений порядок слайдів.
Свідомість того, що він повинен буде робити все сам в разі хвороби ведучого, загострить спостережливість і реакцію дублера просто приголомшливим чином. (Хитрі провідні іноді скаржаться своїм дублерам на сильний головний біль і озноб ввечері напередодні презентації).
Якщо ви відповідаєте за всю презентацію в цілому, і особливо якщо це велика презентація, то самим нерозсудливим робитиме все одному. Крім того факту, що вам і так доведеться робити дуже багато, є ще й інша причина. Хтось повинен весь час обмірковувати, покращувати, оцінювати і критикувати презентацію виключно з позиції глядача. Будь-який учасник презентації буде хоча б частково стурбований своїм власним виступом і, більш того, його «его» зробить для нього неможливою абсолютну неупередженість в питанні, чи не його фрагмент слід опустити в даній презентації.
Так що якщо ви берете участь в презентації, то вам набагато важче проводити результативну критику і давати поради іншим, і у вас, і у них буде почуття, що ви критикуєте їх через заздрощі видали. Якщо це відчуття не пом'якшить вашу критику, то посилить опір партнерів. У будь-якому випадку це погіршить ефективність презентації.
Останній і найбільш важливий принцип на всіх стадіях планування: ніколи не розраховуйте на те, що аудиторія буде зацікавлена в темі вашої презентації. Вважайте, що вони будуть нейтральні не зацікавлені, чи не нудьгуючим, але цілком здатними стати тими чи іншими. Якщо ви не витратите свій час і думки на головну проблему - збереження їх зацікавленості, в іншому випадку аудиторія може занудьгувати, і ви не досягнете поставленої мети.
Конспекти та Інший аспект стосується конспектів і візуальних засобів,
наочні матеріали які виступають використовуватимуть під час презентації.
Що стосується конспектів, то кожен приймає рішення самостійно. Варіантів їх використання дуже багато: від записаних слово в слово виступів по кожному етапу до викладу питання по пам'яті без всяких записів. Роблячи свій індивідуальний вибір, члени групи повинні мати на увазі, що хоча презентації керівництву носять офіційний характер, вони не є такими в повній мірі, тому в будь-якому випадку обстановка повинна бути якомога менш напруженою.
Чи повинна бути у ведучого повний запис тексту або він може вести бесіду більш-менш спонтанно на основі якихось заміток? Це питання, до якого доводиться повертатися знову і знову, причому багато людей дають на нього невірну відповідь набагато частіше, ніж на будь-який інший.
Необхідно пам'ятати, що кращими провідними є ті люди, які ведуть себе природно. Вони легкі, витончені, доброзичливі, забавні і вільні від пут, які, схоже, прикували інших до маленьких клаптиках паперу. Хороші провідні говорять з нами найприроднішим в світі чином, ніякого тексту - його просто бути не може. Вони говорять тільки для нас і керуються нашою реакцією. Подібна бесіда не може бути написана заздалегідь.
Проте для більшості подібна ситуація є швидше бажаною, ніж реальною. Наша мова не настільки красива, наші слова менш крилаті. І навіть для тих, хто при нагоді міг би подужати ці висоти, існують три проблеми: 1.
Візуальні засоби. При використанні їх слід точно визначити порядок і час їх подання. 2.
Час. Якщо не мати детального сценарію, то або потрібно більше часу, або будуть опущені важливі моменти. 3.
Пошуку найкращого виходу. Якщо ви згодні з тим, що інформація повинна бути донесена до аудиторії за певний час, то приймається логіка оптимізації. Є найкращий порядок викладу цих пунктів. Є найкращий спосіб привернути їх так, щоб вони були зрозумілі аудиторії. Існують також деякі слова і вирази, ідеально відповідні вашим аргументам. Досить скоро ви виявите, що будь-який дійсно спонтанне виступ нездійсненно, так що його бажано написати заздалегідь.
Приймаючи рішення, які записи і конспекти використовувати, членам групи слід пам'ятати, що візуальні засоби можуть служити хорошою підказкою. Тому багато людей вважають за краще короткі записи основних тез презентації замість повного тексту виступу, хоча кожен повинен вирішити це питання самостійно.
Основні правила формування мови, які необхідно враховувати при підготовці презентації: 1.
Використовуйте розмовну мову, безпосередньо звертайтеся до аудиторії. 3.
Використовуйте активний заставу дієслів частіше, ніж пасивний; наприклад, «нам потрібна ваша допомога», а не «ми потребуємо вашої допомоги», а також «каски рятують людям життя» замість «життя рятуються касками». 4.
Уникайте технічних термінів, якщо не впевнені, що аудиторія знайома з ними. 5.
Завжди користуйтеся словами і виразами, які ви дійсно використовуєте в розмові. 6.
Нещадно викорінювати жаргон.
Переважно використовувати наочні, добре ілюстровані матеріали, так як краще один раз побачити, ніж сто разів почути. Зазвичай ми запам'ятовуємо 10 відсотків того, що чуємо, і 50 відсотків того, що бачимо, тому, чим ширше група використовує наочні засоби, тим більше ймовірності того, що їх пропозиції досягнуть мети. Багато груп показують на презентації всі свої листи мозкового штурму, діаграми причин і слідства або діаграми шести слів.
В основі дизайну будь-якого хорошого слайда або плаката, схеми лежить здоровий глузд і ясна мета. Почуття кольору ліній, композиції, пропорції, здатності до образного мислення і вправність, знання фізіогноміки і психології кольору - чудово, якщо ви володієте всіма цими, а й без цих якостей ви можете влаштувати блискучу презентацію. Необхідно врахувати тільки кілька поширених рекомендацій.
Щоб розібратися, що ми набуваємо, а в чому програємо, використовуючи візуальні засоби, визначимо гідності та недоставки візуальних засобів.
їх розробка потребує багато часу і значних зусиль; -
вони можуть заплутати і відволікти увагу від того, що власне потрібно роз'яснити, на те, як це подано; -
вони знижують гнучкість презентації; -
вони коштують грошей; -
якщо їх демонстрація не вдасться, то вона може повністю провалити презентацію. Переваги: -
малюнок коштує тисячі слів; -
вони можуть швидко і дохідливо зобразити речі, які неможливо передати словами; -
вони економлять час; -
вони викликають інтерес; -
вони урізноманітнюють презентацію; -
вони посилюють вплив виступу; -
вони довго залишаються в пам'яті, в той час як слова забуваються. Сформулюємо основні рекомендації до підготовки візуальних допоміжних засобів: -
візуальні засоби повинні бути необхідними і дійсно візуальними; -
Не ставте на візуальних матеріалах тільки слова, їх може сказати і ведучий; -
ніколи не кладіть на візуальних матеріалів багато слів; -
текст на візуальних матеріалах не повинен бути надто дрібним; -
не кладіть слова на матеріалах під різними кутами. Писати слова слід завжди горизонтально, а також пов'язувати їх з об'єктом, який вони визначають, чіткою лінією, стрілкою або за допомогою виділення тим же кольором; -
акуратно використовуйте колірну гамму для фону - найкраще світлий або білий. Більш яскравим, насиченим кольором виділяйте ряди діаграм і інші графічні об'єкти; -
програвайте друковані ілюстрації в вкрай спрощеною формою (не перевантажуйте матеріал інформацією) - нічого не ускладнюйте; -
ретельно продумувати використання схем і діаграм для ілюстрації тієї інформації, на яку хочете звернути увагу (Наприклад: кругові діаграми - простий спосіб показати, яка частка від загальної кількості йде на кожен з напрямків. Стовпчасті схеми і гістограми миттєво показують співвідношення розмірів. Графіки хороші, коли треба показати тенденції і мінливі співвідношення); -
не перевантажуйте схеми і діаграми додатковими даними, фактами, текстом.
Як візуальних засобів на презентації можуть бути використані плакати, схеми, слайди, епідіапроектор. Перелічимо основні рекомендації по використанню візуальних засобів на презентації.
Ці заздалегідь підготовлені візуальні засоби дуже корисні, але використовуються недостатньо.
• Часто головний промах зображення занадто дрібне, щоб аудиторія могла розглянути деталі. Воно повинно бути виразним і простим.
• Дуже гарні (і недостатньо використовуються) ескізи і карикатури,
ілюструють абстрактні поняття типу «неуважність» (людина, що читає газету в той час, як він майже потрапив в якийсь лаз) або "точність" (стріла, що потрапила в «яблучко»).
• Аудиторію може відволікати залишився після демонстрації плакат,
але якщо ви кожен раз будете складати його назад в папку, то вдруге ви його можете не знайти. Рішення проблеми в тому, щоб після кожної ілюстрації або серії ілюстрацій вкласти закладку (вона не обов'язково повинна бути білою, на ній може бути символ, девіз компанії або просто малюнок, що має відношення до вашої презентації в цілому).
На такий підставці можна заздалегідь розташувати листи зі схемами, плакати або великі чисті аркуші, попередньо скріпивши їх скотчем так, щоб можна було легко перегортати. Схеми виявляються дуже корисними, якщо у вашій презентації передбачено участь аудиторії: вони є дуже ефективним і чи не єдиним візуальним засобом, придатним для навчання. Проте в найбільш відрепетирувати презентаціях ви будете вже .заранее знати, які моменти ви хочете освітити і як ви б хотіли це зробити. В цьому випадку ви заощадите чимало часу і уникнете безлічі непорозумінь, якщо скористаєтеся готовими схемами. Але якщо ви хочете залишити собі можливість для експромту, який розворушить аудиторію, то на допомогу ми пропонуємо ряд прийомів. •
Кольори виглядають набагато ефектніше на білій, а не на кольоровому папері. Пам'ятайте також, що деякі кольори видно краще, ніж інші. Непогано, щоб під час вашої репетиції хтось став в глибині кімнати і допоміг вам вибрати фломастери, тоді ви будете впевнені, що глядачам буде видно все. •
Якщо ви правша, схема повинна знаходитися зліва від вас, коли ви стоїте лицем до аудиторії (тоді в процесі малювання ви затуляєте меншу частину схеми). Якщо у вас вистачає місця, починайте малювати, відступивши на третину листа і використовуючи тільки далекі дві третини, щоб затуляти ще менше. •
На схему вказуйте лівою рукою, щоб бути обличчям до аудиторії. •
Якщо вам потрібно одночасно говорити і малювати або писати на схемі, пам'ятайте, що, коли ви відвернетеся, аудиторія буде чути вас набагато гірше. Краще цього уникати. •
Щоб вам не потрібно було поєднувати малювання з промовою, постарайтеся спланувати демонстрацію схеми так, щоб вам ніколи не доводилося
робити це більше, ніж протягом декількох секунд. Набагато краще буде перерватися на одне-два речення. •
Оскільки ви не можете стерти написане, потрібно весь час якось позбуватися від використаного аркуша. Якщо листи складати на верх стенду, то цілком ймовірно, що незабаром вони почнуть падати вам на голову. Єдиним порятунком тут буде обзавестися потужним затискачем, за допомогою якого вам вдасться утримувати їх ззаду. Якщо листи з перфорацією, і ви будете відривати і відкидати їх, то листів десь після шести сцена буде виглядати просто безглуздо, до того ж це створить труднощі тим, хто виступає за вами. Або, може, ви опустіться на карачки і підберете впали листи? Рекомендую поставити біля стенду порядного розміру коробку. Але в будь-якому випадку мораль ясна: все слід гарненько відрепетирувати. •
Відмінних рівних ліній, кіл і т. П. Можна домогтися, намалювавши їх під лінійку олівцем перед презентацією, а потім тільки обводячи фломастером по олівцевої лінії. Публіка не помітить обману і вирішить, що ви другий Леонардо да Вінчі. •
Тримайте в кишені запасну ручку. •
Перевірте, чи добре кріпляться схеми (мені було б незручно говорити про настільки елементарні речі, якби не доводилося бути свідком наслідків нехтування такими дрібницями).
Так само як і слайди, ЕДП є тим візуальним засобом, яким дуже легко зловжити. Слід запам'ятати наступне: •
Не вмикайте прилад, поки не розмістите малюнок, і вимикайте його перед тим, як змінювати зображення. •
Ретельно все продумайте, щоб точно знати, куди протягувати руку за новим малюнком і куди складати їх після демонстрації. •
Переконайтеся, що ви помістили ЕДП на сцені таким чином, що його не потрібно буде нікуди пересувати, поки останній промовець не закінчить з ним працювати, інакше ви ризикуєте втратити інтерес слухачів і власний час, кожен раз налаштовуючи апарат. У зв'язку з цим ще до початку презентації ви повинні переконатися, що він не є постійною перешкодою для очей і не затуляє аудиторії ведучого, сцену або щось ще. •
Репетируйте, поки не переконаєтеся, що все в порядку. У перший час, коли ви вмикаєте його, можна дозволити собі побіжний погляд, щоб переконатися, що все в порядку, але уникайте нервово поглядати на нього щоразу, коли змінюєте зображення. Ви повинні бути добре знайомі з обладнанням, щоб впевнено ним користуватися. •
Переконайтеся, що освітлення під час презентації буде не надто яскраве, інакше зображення на екрані буде блідим. Репетиція на місці проведення майбутньої презентації всі покаже; якщо ж провести її там не вдається, ви можете або знизити рівень освітлення на сцені, або домовитися, що хтось вимкне світло, поки використовується епідіапроектор. В останньому випадку вам необхідно подбати, що якесь світло на ведучого все ж буде направлений. •
Якщо ви користуєтеся указкою, то ніколи не допускайте, щоб її кінчик бродив по екрану. Вкажіть на потрібне місце, ненадовго її там затримайте, а потім приберіть. •
Не намагайтеся використовувати указку як франтівську паличку, маршальський жезл, деревинку для почісування спини або як зубочистку.