Десять основних напрямків діяльності. Десять перерахованих в першому розділі напрямків поліпшення роботи повинні бути складовою частиною основної діяльності всіх підприємств і організацій. Їх перелік є результатом вивчення численних успішних процесів поліпшення діяльності в організаціях та на підприємствах в розвинених країнах, а також узагальненням досвіду; передових українських підприємств. Ці напрямки такі:
1. Зацікавленість вищого керівництва.
2. Створення колегіального керівництва поліпшенням діяльності.
3. Залучення всього керівного складу.
4. Забезпечення колективної участі.
5. Забезпечення індивідуальної участі.
6. Створення груп щодо вдосконалення систем і процесів.
7. Залучення постачальників.
8. Забезпечення якості функціонування систем управління.
9. Формування стратегії і тактики поліпшення діяльності.
10. Створення системи заохочення і визнання заслуг.
1. Зацікавленість вищого керівництва. Щира впевненість вищого керівництва в тому, що підприємство, організація здатні на більше в порівнянні з минулим, абсолютно необхідна для початку процесу поліпшення роботи. Цей процес починається з вищого керівництва, розвивається в міру проявляється їм зацікавленості і припиняється при втраті до нього інтересу з боку керівників.
2. Створення колегіального керівництва поліпшенням діяльності. Колегіальне керівництво необхідно і може здійснюватися радою або комісією щодо поліпшення діяльності. Керівний рада або комісія представляє собою групу з вищих керівників або їх представників, а також службовців і робітників. Рада вивчає процес вдосконалення діяльності, і пристосовує його до умов організації. Досвід показує, що немає універсальних конкретних рекомендацій, які відповідають потребам підвищення якості для всіх підприємств, організацій і навіть підрозділів однієї організації.
Керівний рада щодо поліпшення роботи грає роль розробника процесу поліпшення діяльності, готує підприємство до його впровадження і направляє реалізацію цього процесу.
3. Залучення всього керівного складу. Весь керівний склад несе відповідальність за реалізацію процесу поліпшення діяльності. Це вимагає активного практичного участі кожного керівника і керівника середньої ланки в рамках організаційної структури - від генерального директора до головного бухгалтера. Кожному керівнику потрібна особлива підготовка для розуміння нових вимог до стандартів діяльності та пов'язаних з ними методів поліпшення діяльності.
4. Участь службовців і робітників. Після залучення в процес поліпшення діяльності всього керівного складу настає пора залучення службовців і робітників. Це здійснюється начальником кожного підрозділу, що формує «групу поліпшення роботи» в складі підрозділу. Як керівник такої групи, начальник відповідає за навчання її членів використанню тих методів поліпшення роботи, яким він вже навчений. Завдання групи поліпшення роботи - визначення результатів діяльності свого підрозділу і впровадження системи, безперервно вдосконалює діяльність.
5. Індивідуальне участь. Як би не були важливі колективні дії, не можна забувати про окремо взятій людині. Необхідно розробити систему, що сприяє особистій участі, оцінці і визнанню результатів такої участі і вкладу, внесеного кожним працівником в підвищення ефективності і якості.
6. Групи щодо вдосконалення систем і процесів. Кожне повторюване дію в будь-якому підрозділі є процес, яким можна управляти тими ж методами, що застосовуються при управлінні звичайним технологічним процесом. Необхідно скласти схему послідовності операцій, а потім організувати вимірювання, перевірки, забезпечити канали зворотного зв'язку. При здійсненні кожного процесу, хоча він може охоплювати багато ділянок, і навіть різні функціональні підрозділи, має бути одна особа, відповідальна за успішне функціонування даного процесу.
Група по вдосконаленню систем складається з окремих представників кожного бере участь в процесі підрозділу. Така група забезпечує впровадження найбільш ефективної системи взаємодії підрозділів і таке вдосконалення частини процесу, яке б не робило негативного впливу на весь процес.
7. Залучення постачальників. В сучасних умовах майже всі підприємства і організації хоча б частково залежать від аутсайдерів, перш за все постачальників. Жоден успішний процес поліпшення діяльності не може здійснюватися без сприяння постачальників.
8. Забезпечення якості функціонування систем управління. В
Протягом багатьох років на підприємствах, в організаціях діяли підрозділи, які займалися в основному виміром показників якості та складанням звітів про стан забезпечення якості в процесі виробництва.
Такі підрозділи, як служби забезпечення якості та надійності, направляли свої ресурси на виявлення проблем і виправлення помилок; в результаті сформувалася система управління «за відхиленнями», яка реагувала на виниклі помилки і нехтувала важливішими профілактичними заходами, недооцінювала важливість відмінних результатів роботи в підрозділах, не пов'язаних з процесом виробництва.
Кошти, що виділяються на вирішення проблем щодо забезпечення якості продукції, повинні бути перерозподілені так, щоб система управління регулювала поточні операції і не допускала виникнення проблем. Потрібно лікувати хворого, а не займатися хворобами. У більшості випадків хворобою вражені системи управління.
9. Формування стратегії і тактики поліпшення діяльності. Необхідно розробити довгострокову стратегію підвищення якості. Слід переконатися в тому, що всі керівники на різних рівнях розуміють цю стратегію в тій мірі, яка необхідна для розробки поетапних короткострокових планів, який задовольняє цілям довгострокової стратегії.
Короткострокові плани повинні бути включені в річний план реалізації загальної стратегії. Протягом року має перевірятися виконання вимог цих планів кожною групою співробітників, точно так само як перевіряють терміни виконання робіт, витрати виробництва та обсяги реалізації.
10. Створення системи заохочення і визнання заслуг. Процес поліпшення діяльності - це зміна загальноприйнятого підходу до помилок. Існують два шляхи проведення необхідних змін. Можна карати кожного, хто припускається помилок при виконанні своїх обов'язків, або віддавати належне окремим працівникам і колективам, які виконують поставлену задачу або вносять значний вклад в процес поліпшення діяльності.
Найкращий шлях - визнання заслуг працівників, в тому числі і керівників, їх стимулювання до досягнення ще більш високих результатів.
Процес поліпшення діяльності - шлях до викорінення помилок в середовищі керівників, фахівців, службовців і робітників.
Результативність процесу поліпшення діяльності. Як правило, процеси поліпшення діяльності результативні. Умовою ефективності процесів є комплексний підхід до їх організації. Основні причини невдач пов'язані з наступними прорахунками керівництва:
- керівництво не дотримувалося загальноприйнятих основних напрямків і підходів до організації процесу поліпшення діяльності;
- керівництво не вжило в ньому участі;
- керівництво не розглядало цей процес як складову частину всієї діяльності;
- керівництво не хотіло приймати довгострокові зобов'язання;
- керівництво вважало, що проблема полягає в службовців і робітників, а не в керівництві.
Основні умови результативності процесу поліпшення діяльності. Джон Харрінгтон більше десятка років тому узагальнив досвід реалізації процесів поліпшення діяльності у вигляді десяти основних умов сприяють успіху. В даний час їх можна сформулювати так:
1) Ставлення до споживача як найважливішого чинника процесу;
2) Прийняття керівництвом довгострокових зобов'язань по впровадженню процесу поліпшення діяльності як складової частини системи управління;
3) Впевненість в тому, що немає межі вдосконаленню;
4) Впевненість в тому, що запобігання проблем краще, ніж реагування на них після виникнення;
5) Зацікавленість, провідна роль і безпосередню участь керівників;
6) Стандарт роботи у вигляді формули «нуль помилок»;
7) Участь всіх працівників, як колективне, так і індивідуальне;
8) Основна увага вдосконаленню процесів, а не людей;
9) Віра, що зовнішні учасники процесу, наприклад, постачальники стануть партнерами, якщо зрозуміють завдання організації;
10) визнання заслуг.