ЗАГАЛЬНІ ПИТАННЯ ВЕДЕННЯ ОСОБИСТИХ СПРАВ
Нарешті, ведення особових справ працівників може бути наказано вищестоящою організацією (керуючою компанією).
Як правило, в першу чергу особисті справи заводяться [2].
- на співробітників з числа керівного складу підприємства (керівник підприємства, його заступники (помічники), керівники структурних підрозділів тощо);
- працівників підприємства, для яких відповідно до законодавства може встановлюватися матеріальна відповідальність (головний бухгалтер (бухгалтер) підприємства, а також заступник головного бухгалтера і т.п.).
Однак у багатьох приватних компаніях особисті справи ведуться на всіх працівників незалежно від рангу, статусу і виконуваної роботи (включаючи технічний персонал), так як особиста справа - надзвичайно зручний джерело інформації про кожного працівника: в одній папці зібрані всі копії особистих документів працівника, наказів по цьому працівникові та інші документи.
Порядок поводження з особистими справами працівників доцільно закріпити у відповідній інструкції.
ФОРМУВАННЯ ОСОБИСТИХ СПРАВ ПРАЦІВНИКІВ
Формування особової справи проводиться з метою впорядкованої угруповання документованої інформації про співробітника, переданої їм роботодавцю при прийомі (перекладі) на відповідну посаду. Формування (подальше ведення і оформлення) особистих справ працівників покладається на кадровий орган або спеціально уповноважена посадова особа, яка несе персональну відповідальність за забезпечення належного поводження з цими документами.
- особовий листок з обліку кадрів або анкета;
- д ополненіе до особового листка по обліку кадрів (або анкети);
- автобіографія;
- копії документа про освіту;
- трудовий договір (другий примірник);
- договір про матеріальну відповідальність (для матеріально відповідальних співробітників);
- характеристики (рекомендаційні листи);
- заяву про прийом на роботу (про переведення на відповідну посаду);
- виписки з наказів (копії наказів) про прийом на роботу (про переміщення на інші посади);
- виписки з документів (копії документів) про нагородження або про притягнення до дисциплінарної відповідальності;
- виписки (копії) документів про атестування (відгуки, атестаційні листи та ін.).
З метою забезпечення належного збереження особової справи та зручності в користуванні ним при формуванні документи поміщаються (підшиваються за допомогою голки і нитки на чотири проколи) в окрему папку. Приклад оформлення лицьового боку обкладинки особової справи наведено в додатку 1. Крім перерахованих, до особової справи можуть поміщатися і деякі інші документи (наприклад, документи про проходження співробітником конкурсу на заміщення вакантної посади, копії документів про нагородження співробітника (присвоєння йому почесних звань) і т .п.). Крім того, до особової справи поміщаються (але при цьому не підшиваються в нього) довідки, завірені фотографії співробітника і т.п. [3].
При формуванні особової справи, крім того, проводиться його первинне оформлення. З цією метою:
особової справи присвоюється обліковий номер;
проводиться заповнення відповідних позицій на лицьовій обкладинці і корінці особової справи;
до особової справи вкладається внутрішній опис (див. додаток 2).
ВЕДЕННЯ ОСОБИСТИХ СПРАВ ПРАЦІВНИКІВ
Особиста справа ведеться протягом всього періоду роботи кожного співробітника в компанії (на відповідній посаді, якщо це передбачено правилами конкретної компанії). Ведення особової справи передбачає:
- ведення записів у відповідних розділах особової справи [4];
- приміщення документів, що підлягають зберіганню в складі особистих справ [5];
- вилучення документів, потреба в яких відпала [6];
- періодичну перевірку стану особової справи на предмет збереження включених в нього документів [7].
Внесення записів в документи особової справи здійснюється на підставі документів (завірених копій документів). Необхідні деталі можуть уточнюватися уповноваженою посадовою особою до внесення відповідних записів в особистій бесіді зі співробітником. Всі записи, вироблені в документах в процесі ведення особистого справи, проводяться від руки пір'яний або кульковою ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, розбірливо і без виправлень [8]. В необхідних випадках ці записи завіряються підписом уповноваженої посадової особи служби управління персоналом і печаткою підприємства або служби управління персоналом.
Для прискорення процесу оформлення записів у документах особової справи допускається використання факсиміле (штампів) встановлених зразків. Документи, що накопичуються в процесі ведення, розподіляються в особовій справі по розділах, а всередині останніх вони розташовуються в хронологічній послідовності [9].
Листи документів, підшитих до особової справи, підлягають нумерації. Відомості про ці документи, включаючи нумерацію сторінок, в межах яких вони розташовані в особовій справі, відображаються у внутрішній опису [10].
Працівники зобов'язані своєчасно подавати в кадрову службу відомості про зміну в персональних даних, включених до складу особової справи. Як правило, це робиться в письмовій формі (у формі заяви) з додатком підтверджуючих зміни документів. Після внесення записів до особової справи оригінали документів повертаються співробітнику. У необхідних випадках з цих документів попередньо робляться і завіряються копії, долучаються до особової справи.
ЗБЕРІГАННЯ ТА ОБЛІК ОСОБИСТИХ СПРАВ ПРАЦІВНИКІВ
Зберігання та облік особистих справ організовуються з метою швидкого та безпомилкового пошуку особистих справ, забезпечення їх охорони, а також забезпечення конфіденційності відомостей, що містяться в документах особистих справ, від несанкціонованого доступу.
Особові справи зберігаються в кадровій службі (в пристосованому для цього приміщенні) окремо від інших справ. Як правило, в кадровій службі зберігаються тільки особисті справи працюючих співробітників, тоді як особисті справи звільнених співробітників передаються встановленим порядком на зберігання в архів організації або в територіальний архів.
Умови зберігання повинні забезпечувати надійне зберігання особистих справ і поміщених в них документів (відомостей) від розкрадання (розголошення). З цією метою особисті справи слід зберігати в сейфах (шафах), розташовуючи їх на полицях у вертикальному положенні, корінцями назовні.
На внутрішній стороні дверцят сейфа (шафи) можуть поміщатися зведені описи зберігаються в них особистих справ. Доступ до особових справ повинні мати тільки уповноважені посадові особи та їхні безпосередні керівники. При значній кількості особистих справ вони враховуються в спеціальному журналі або реєстрі. Систематизація особистих справ проводиться одним з наступних способів:
по порядку номерів;
в прямому алфавітному порядку;
по розділах, відповідних найменувань структурних підрозділів згідно зі штатним розкладом підприємства, а всередині розділів - по порядку номерів або в прямому алфавітному порядку.
З метою скорочення загальної кількості облікових одиниць допускається зберігання особистих справ в складі так званих нарядів - алфавітних груп зберігання. Кожному особової справи, включеному в наряд, передує чистий аркуш з прізвищем, ім'ям, по батькові співробітника. Особові справи в складі наряду також групуються в алфавітному порядку. На початок наряду поміщається зведена опис включених в нього особистих справ [12].
ВИДАЧА ОСОБИСТИХ СПРАВ ПРАЦІВНИКІВ У ТИМЧАСОВЕ КОРИСТУВАННЯ
Видача особових справ працівників організації в тимчасове користування для ознайомлення з внесеними в нього відомостями може проводитися з дозволу керівника кадрової служби. Ознайомлення працівника під розписку з особистою справою, як правило, проводиться в присутності уповноваженої посадової особи (особи, відповідальної за звернення з особистими справами).
Ознайомлення співробітників з особистими справами проводиться не рідше одного разу на рік, а також на прохання зазначених осіб у всіх інших випадках, передбачених законодавством РФ. У процесі ознайомлення з особистою справою співробітникам організації забороняється:
- здійснювати будь-які виправлення в раніше зроблених записах особової справи;
вносити до особової справи нові записи;
витягувати з особової справи наявні там документи або поміщати в нього нові;
затримувати у себе особиста справа понад наданого для ознайомлення часу.
При виявленні неточностей в записах, виявленні застарілих документів в складі особової справи працівник має право заявити про це в кадрову службу організації. До заяви доцільно додати документи, на підставі яких можна внести відповідні зміни в раніше вироблені записи, або копії документів (для заміни застарілих).
Видача в тимчасове користування для включення в особисті справи нових документів, внесення записів і т.п. проводиться тільки на час, який фактично необхідно для виконання відповідних дій, згідно зі списком осіб, які мають право на отримання особистих справ, затвердженим керівником організації. Факт видачі особової справи фіксується в контрольному журналі (картці), приблизна форма якого наведена в додатку 3.
Робота (ознайомлення) з особистими справами проводиться в спеціально відведеному для цих цілей приміщенні, а час роботи (ознайомлення) повинно обмежуватися межами одного робочого дня. В кінці робочого дня особа, відповідальна за звернення з особистими справами, зобов'язана переконатися в тому, що всі особисті справи, видані в тимчасове користування, повернуті на місця зберігання, і, якщо необхідно, вжити заходів до їх повернення або розшуку.
Видача особових справ (окремих документів у складі особової справи) у тимчасове користування іншим організаціям (підприємствам, установам) проводиться з дозволу керівника організації на підставі належним чином оформленого запиту. Про видачу справи складається акт, один з примірників якого передається разом зі справою (документом) представнику запитуючої сторони, а другий примірник зберігається в справах підприємства до повернення справи (документа) в місце зберігання.
Вилучення окремих документів з особової справи проводиться з дозволу керівника організації з оформленням відповідного запису в графі «Примітка» внутрішнього опису [13]. Під час тимчасового вилучення документа на його місце (між листами сусідніх документів) вкладається довідка-заступник (карта-заступник) із зазначенням дати і причин вилучення з розписом особи, яка видала документ, і розписом особи, яка отримала його в тимчасове користування.
З метою забезпечення контролю за збереженням особистих справ в організації щорічно (не пізніше I кварталу року, наступного за звітним) проводиться перевірка їх наявності та стану. Виявлені в ході перевірки недоліки фіксуються в акті, який після затвердження головою перевірочної комісії видається керівнику організації.
ОФОРМЛЕННЯ ОСОБИСТИХ СПРАВ ПРАЦІВНИКІВ ПРИ ПЕРЕДАЧІ В АРХІВ
Оформлення особистих справ для передачі в архів проводиться кадровою службою при методичної допомоги відповідного архіву. Ця процедура включає:
підшивку (палітурка) справи [14];
уточнення нумерації аркушів справи;
складання (уточнення) внутрішнього опису;
внесення уточнень в реквізити лицьового обкладинки справи.
З метою забезпечення збереження особистих справ рекомендується:
- об'єднувати індивідуальні особисті справи звільнених співробітників в одну обкладинку (об'єднану справу) з таким розрахунком, щоб обсяг справи (томи) не перевищував 250 аркушів (шляхом зшивання матеріалів індивідуальних справ по роках звільнення);
- розташовувати матеріали індивідуальних справ у межах справи (томи) в алфавітному порядку (за прізвищами), відокремлюючи матеріали, що відносяться до різних індивідуальних справах, чистим аркушем паперу із зазначенням на ньому прізвища, імені та по батькові відповідного звільненого співробітника;
- постачати кожне об'єднану справу (тому) внутрішнім описом із перерахуванням прізвищ, імен та по батькові і зазначенням номерів сторінок, в межах яких розташовані відповідні документи (відомості).
Передача особових справ в архів здійснюється не пізніше трьох років після завершення їх у діловодстві відповідно до графіка. Попередньо представником архіву перевіряється повнота і правильність підготовки особистих справ до передачі. Виявлені під час перевірки недоліки усуваються кадровим органом підприємства. Передача і прийом виробляються за описом, з проставлянням відміток про наявність особистих справ.
Ведення особистих справ працівників має здійснюватися за суворими правилами, викладеними в цій статті, навіть тими роботодавцями, для яких ця робота не є обов'язковою. Однак ці правила не поширюються на ті папки (справи), які носять назви «особиста папка», «особистий файл» або «досьє» замість «особиста справа». При цьому кадровику важливо пам'ятати:
- в будь-якому випадку, незалежно від назви, в цих папках містяться персональні дані працівника, тому необхідно дотримуватися всіх правил, передбачені ТК РФ, щодо захисту персональних даних;
- трудові договори можуть зберігатися в особовій справі працівника, але ніяк не в особистому файлі і т.п. Трудові договори, які не ввійшли до складу особових справ. повинні формуватися в самостійну справу «Трудові договори з працівниками».
[1] В рамках даної статті не розглядається.
[3] Подібні документи, як правило, зберігаються в спеціальних кишеньках, розташованих на внутрішніх сторонах обкладинки.
[4] В тому числі у внутрішній опису.